Hóa đơn điện tử chỉ có hiệu lực khi được cơ quan thuế công nhận hợp lệ. Muốn vậy, doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng với Cơ quan Thuế. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn doanh nghiệp các bước phát hành hóa đơn cụ thể.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định rằng trước 1/11/2020, tất cả các doanh nghiệp trong nước bắt buộc phải hoàn tất việc chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ và đăng ký phát hành với Chi cục Thuế.
Trước đây, các tổ chức kinh doanh có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử sau 05 ngày gửi thông báo phát hành. Tuy nhiên theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC thì kể từ ngày 12/6/2017, các doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử 02 ngày gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng nếu không có phản hồi của Cơ quan Thuế.

1. Các bước thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự các bước dưới đây:

1.1. Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện là chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.
Hồ sơ bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục Thông tư 32)
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
• Hóa đơn mẫu (được cung cấp bởi nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử)

Doanh nghiệp cần chú ý rằng Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu phải được SCAN và được gộp chung vào một bản dưới định dạng word (.doc). Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bản Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML và Chữ ký số (Token).
Để tạo Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML, doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm HTKK (phiên bản mới nhất 3.8.6) và thực hiện tuần tự:

• Chọn mục Hóa đơn
• Chọn mục Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC).

Màn hình hiển thị “Thông báo phát hành hóa đơn” để lựa chọn.

• Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành
• Chọn “Kết xuất XML”.

Kết xuất dưới định dạng XML.

1.2. Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng file XML

Doanh nghiệp sử dụng trình duyệt truy cập vào địa chỉ nhantokhai.gdt.gov.vn, sau đó đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.
Chọn Tài khoản => Đăng ký thêm tờ khai.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Chọn Thông báo phát hành hóa đơn => Tiếp tục.

Sau khi đã đăng ký xong, doanh nghiệp nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng cách chọn mục Tờ khai/ Tải lên và chọn file thông báo định dạng XML.

1.3. Nộp Quyết định sử dụng HĐĐT, Thông báo phát hành HĐĐT và Hóa đơn mẫu bản Word

Sau khi tải lên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua website: nhantokhai.gdt.gov.vn. Doanh nghiệp vào mục Tra cứu/ TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn.

Chọn File Word (file gộp bản SCAN Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu) đính kèm và ký nộp.

1.4. Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn

Sau 02 ngày kể từ khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra lại tình trạng phát hành. Để thực hiện điều này, truy cập trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn, nếu hiện đầy đủ thông tin hóa đơn thì có nghĩa là doanh nghiệp đã được phép sử dụng hóa đơn đó. Nếu không hiện đầy đủ thông tin hóa đơn thì doanh nghiệp phải in bản cứng để nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế
Kể từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có thay đổi về nội dung và hình thức phát hành, doanh nghiệp không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn. Doanh nghiệp cũng cần chú ý KHÔNG được phép sử dụng hóa đơn trước khi hoàn tất thông báo phát hành hóa đơn để tránh bị xử phạt hành chính.
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, hoặc đã thành lập một thời gian nhưng chưa phát hành hóa đơn thì Chi cục Thuế sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đã từng sử dụng hóa đơn giấy hoặc tự in sẽ không cần thông qua bước này.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm hỗ trợ giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử ở đâu?

Mặc dù việc đáp ứng các yêu cầu để triển khai hóa đơn điện tử cũng như hoàn thiện hồ sơ đăng ký sử dụng & phát hành không quá phức tạp nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn cảm thấy bỡ ngỡ và mất nhiều thời gian. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn hiện tử E-invoice uy tín để được giải đáp, hỗ trợ vướng mắc một cách kịp thời.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tự hào là nhà phát hành phần mềm hóa đơn được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận từ đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết liên quan.
Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, Thái Sơn không chỉ tích lũy, nâng cao được năng lực công nghệ mà còn có sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, đặc thù của đa dạng ngành nghề, mô hình kinh doanh khác nhau, từ đó phát triển phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ đáp ứng yêu cầu của Bộ Tài chính, Tổng Cục thuế mà còn đưa ra giải pháp tối ưu cho bài toán của doanh nghiệp.

Hỗ trợ giải đáp thắc mắc về thủ tục hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.

Chính vì vậy, phần mềm hóa đơn điện tử đang được tin tưởng sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp trong cả nước, trong đó có những tên tuổi hàng đầu từ nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau như Lotte, AEON, KFC, Honda, Lazada, CJ CGV, Grab …..
Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Thái Sơn luôn sẵn sàng giải đáp và trực tiếp giúp đỡ doanh nghiệp giải quyết các vướng mắc khi triển khai hóa đơn điện tử.
Nếu cần tư vấn thêm về các quy định sử dụng hóa đơn điện tử hoặc phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice. Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/