Theo quy định doanh nghiệp trước khi lập, phát hành hóa đơn điện tử cần phải nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn. Vậy hồ sơ thông báo này bao gồm những gì? Cách thức nộp như thế nào? Cùng E-invoice tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

1. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là gì? Vì sao phải thông báo phát hành?

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là bộ hồ sơ thông báo chuyển sử dụng từ hóa đơn truyền thống (Hóa đơn giấy, hóa đơn tự in) sang hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đến cơ quan thuế. 
Thông báo này là bắt buộc và cần thiết để cơ quan thuế nắm bắt được doanh nghiệp đang sử dụng hình thức hóa đơn nào? Có đúng theo quy định không? Bộ hồ sơ thông báo bao gồm: Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và mẫu hóa đơn. 

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử DN cần phải thông báo phát hành hóa đơn.

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 05 ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành. 
Tuy nhiên, theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: 

• Thông báo phát hành hóa đơn và mẫu hóa đơn điện tử phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
• Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
• Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
• Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.”

2. Mẫu hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử

Hiện nay, bộ hồ sơ mẫu phát hành hóa đơn vẫn sử dụng các mẫu đăng ký đính kèm trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp có thể tải các mẫu này từ các nguồn luật chính thống hoặc sử dụng ngay các mẫu trên phần mềm hóa đơn điện tử. 

Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn.

Trên phần mềm E-invoice của Công ty Thái Sơn có hỗ trợ doanh nghiệp tất cả các bước thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Hướng dẫn khởi tạo hồ sơ được tối ưu ngay ở trang chủ phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện. 
Bộ hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

- Mẫu hồ sơ doanh nghiệp đăng ký sử dụng: Tùy vào từng doanh nghiệp mà mẫu này có những nét đặc trưng riêng về màu sắc, đường vườn, vị trí hiện logo, … Phần mềm E-invoice hỗ trợ người dùng thiết kế mẫu hóa đơn riêng cho mình mà không phát sinh thêm chi phí. 
Nếu doanh nghiệp có bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn, hướng dẫn miễn phí. HOTLINE 1900 4767.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Phương thức gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 phương thức để gửi đến cơ quan thuế:

• Cách 1: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
• Cách 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Nếu doanh nghiệp lựa chọn cách 1 thì phần mềm E-invoice hỗ trợ xuất file trực tiếp dưới dạng .xml để gửi lên cổng thông tin của Tổng cục thuế. Người dùng đăng nhập vào link nhantokhai.gdt.gov.vn để nộp hồ sơ. 
Đầu tiên, doanh nghiệp đăng nhập tài khoản theo mã số thuế, sau đó chọn Tài khoản >> Đăng ký thêm tờ khai >> Thông báo phát hành hóa đơn >> Tiếp tục >> Nộp tờ khai >> Tải file .xml là bạn đã nộp xong hồ sơ thông báo. 
Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần chờ 02 ngày làm việc để cơ quan thuế phản hồi. Truy cập website tracuuhoadon.gdt.gov.vn kiểm tra thông tin phát hành của doanh nghiệp. Nếu cơ quan thuế đã đồng ý thì doanh nghiệp có thể khởi tạo, lập và phát hành hóa đơn điện tử. 
Nếu doanh nghiệp lựa chọn cách 2 thì sau khi điền đầy đủ thông tin quyết định, thông báo phát hành rồi in ra giấy. Chủ doanh nghiệp cần ký xác nhận và đóng dấu lên tờ thông tin đầy đủ thì bộ hồ sơ mới được coi là hợp lệ.
Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan thuế và chờ nhận kết quả sau 02 ngày làm việc. Nếu doanh nghiệp có đủ điều kiện sử dụng theo đúng quy định thì hồ sơ sẽ được duyệt nhanh chóng. 

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Thời gian đến hạn sử dụng bắt buộc hóa đơn điện tử không còn dài, nhanh tay đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để được hưởng những lợi ích tối ưu mà loại hình hóa đơn này mang lại.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hay trải nghiệm dùng thử miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn vui lòng liên hệ địa chỉ sau:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/