Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? Sau khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP của chính phủ được ban hành buộc các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử chậm nhất đến ngày 1/11/2020. Bài viết hôm nay sẽ đưa ra 5 yếu tố cơ bản để bạn có thể lập hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng hợp lệ theo quy định của Pháp luật.

Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được xác định theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 có nội dung như sau:
“Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để quản lý hóa đơn, chứng từ là một trong những phương pháp quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí, nhân lực mà hiệu suất công việc cũng tăng lên gấp 2-3 lần.
>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ theo quy định của pháp luật

Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ theo quy định của Pháp luật? Để tránh những sai phạm khi thực hiện triển khai hóa đơn điện tử chúng ta cần tìm hiểu kỹ lưỡng các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử đặc biệt là các Nghị định, Thông tư liên quan đến hóa đơn điện tử hiện hành.

5 yếu tố cần có để hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định của Pháp luật.  

Sau đây là tổng hợp 5 yếu tố mà chúng tôi tổng hợp được để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ theo đúng quy định của Pháp luật.

2.1. Hóa đơn điện tử phải được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử

Hóa đơn điện tử phải là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử theo đúng quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ một cách trọn vẹn và có nghĩa, hóa đơn điện tử bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Đặc biệt lưu ý hóa đơn giấy được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.

2.2. Hóa đơn điện tử đảm bảo tính xác định và toàn vẹn thông tin

Tính xác định và toàn vẹn thông tin rất quan trọng đối với một hóa đơn điện tử, nếu thiếu đi tính xác định và toàn vẹn thông tin thì hóa đơn điện tử không còn hợp lệ.
Căn cứ theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc xác định “Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất”.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn từ khi thông tin được tạo ra đến khi ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử (thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử).
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

2.3. Đảm bảo đầy đủ và toàn vẹn về nội dung

Một hóa đơn điện tử được cho là hợp lệ sẽ phải đảm bảo các nguyên tắc về nội dung. Các nguyên tắc này được quy định để đảm bảo hóa đơn điện tử có sự thống nhất chung, dễ dàng trong quản lý và xác định được những hóa đơn điện tử đặc thù.

Nội dung của hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn. 

Căn cứ vào Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP hóa đơn điện tử có các nội dung sau:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
đ) Tổng số tiền thanh toán;
e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Ngoài ra trong một số trường hợp đặc biệt nội dung hóa đơn điện tử có thể thay đổi, có thêm nội dung khác hoặc thiếu một trong các mục trên, được quy định tại Khoản 4 Điều 3 thông tư 68/2019/TT-BTC.

• Hóa đơn điện tử có thể có thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán
• Có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.
• Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử trên phiếu thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa chỉ kho xuất, địa chỉ kho nhận; phương tiện vận chuyển.

2.4. Đảm bảo về định dạng hóa đơn điện tử

Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Một hóa đơn điện tử hợp lệ theo đúng quy định của Pháp luật phải đảm bảo các tiêu thức về định dạng như sau:

Hóa đơn điện tử cần đảm bảo về định dạng.

• Sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
• Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế. 
• Khi chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đảm bảo: Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps; Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối và sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

2.5. Thời điểm lập hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định của Pháp luật là hóa đơn điện tử được lập đảm bảo nguyên tắc về thời điểm lập hóa đơn. Những hóa đơn được lập không đúng thời điểm được coi là hóa đơn điện tử không hợp lệ và trái Pháp pháp luật.
Căn cứ vào Điều 7 Nghị Định 119/2018/NĐ-CP thì:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Nếu trong trường hợp giao hàng thành nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ (thường xảy ra ở ngành xây dựng, thiết kế, thẩm mỹ) thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ và theo đúng quy định của pháp luật? với chia sẻ trong bài viết này hy vọng sẽ hữu ích đối với các bạn muốn tìm hiểu về hóa đơn điện tử. Để được tư vấn, giải đáp các thắc mắc và giúp các bạn lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất, phù hợp với doanh nghiệp của mình các bạn có thể liên hệ theo đường dây nóng 19004767 hoặc 19004768, các chuyên viên của chúng tôi luôn sẵn lòng được hỗ trợ.
>> Quý khách hàng nhấn Đăng kí dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice ngay hôm nay để nhận về những ưu đãi hấp dẫn.