5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất

5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín hiện nay sẽ là thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm HĐĐT tốt nhất, tối đa hóa tính thuận tiện và hiệu quả trong kinh doanh.

5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất.

1. Những điều cần biết về hóa đơn điện tử

1.1. Hóa đơn điện tử là gì?

Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ đã quy định hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn bao gồm trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền của doanh nghiệp có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

1.2. Quy định về hóa đơn điện tử

Các quy định về hóa đơn điện tử.

Quy định về hóa đơn điện tử là những nguyên tắc, tiêu chuẩn về hóa đơn điện tử do cơ quan có thẩm quyền đề ra, được thể hiện bằng văn bản pháp luật. Các quy định về hóa đơn điện tử được nêu rõ trong các Thông tư của BTC và Nghị định của CP: Thông tư 32/2011/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC,...
Một số quy định quan trọng trong các Thông tư, Nghị định về hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần quan tâm:

Quy định loại hóa đơn điện tử.
Quy định nội dung hóa đơn điện tử.
Quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Quy định hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế.
Quy định hóa đơn điện tử hợp pháp và bất hợp pháp.
Quy định với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đạt chuẩn.
Thời điểm bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, nhiều quy định về hóa đơn điện tử khác mà doanh nghiệp phải quan tâm, tìm hiểu kỹ trong các Thông tư, Nghị định để có thể chuyển đổi một cách dễ dàng nhất.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

1.3. Hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Theo Khoản 3, Điều 26 của Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định từ ngày 01/11/2020, tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh phải thực hiện việc đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Như vậy, với câu hỏi việc áp dụng hóa đơn điện tử có bắt buộc không thì câu trả lời là: có bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020.

1.4. Mẫu hóa đơn điện tử

Mẫu hóa đơn điện tử thường có rất nhiều kiểu dáng khác nhau, doanh nghiệp có thể sử dụng sẵn mẫu do đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc dùng tính năng hỗ trợ tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử trên phần mềm E-invoice.
Tuy nhiên, dù là mẫu hóa đơn điện tử nào cũng phải tuân theo đầy đủ các quy tắc cơ bản về nội dung hóa đơn như Thông tư mới nhất số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Cụ thể:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số của hóa đơn và số hóa đơn.
Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua (nếu bên mua có mã số thuế).
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền GTGT theo từng loại của thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã gồm thuế GTGT (trường hợp là hóa đơn GTGT).
Tổng tiền thanh toán.
Chữ ký số và chữ ký điện tử của người bán.
Chữ ký số và chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Mã của cơ quan thuế đối với loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các nội dung khác liên quan (nếu có).

1.5. Cách tra cứu hóa đơn điện tử

Muốn tra cứu hóa đơn điện tử, bạn có thể truy cập vào website Tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục thuế tại đây.
Sau đó, bạn sẽ chọn chức năng tra cứu phù hợp với mục đích muốn tra cứu hóa đơn như: Thông tin thông báo hóa đơn biên lai, Thông tin thông báo phát hành, Thông báo ấn chỉ hết giá trị sử dụng,...
Hoặc để tiện hơn, bạn có thể tra cứu trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử mình đang sử dụng. Ví dụ như, khi bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Thaisonsoft. Khi muốn tra cứu, bạn chỉ cần truy cập website Einvoice tiếp đó nhấn chọn chức năng tra cứu để tiến hành tra cứu thông tin hóa đơn bạn cần.

1.6. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

So với hóa đơn giấy, việc sử dụng hóa đơn điện tử được đánh giá như giải pháp thông minh dành cho các doanh nghiệp thời đại 4.0. Không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, người dùng mà các cơ quan chức năng cũng nhận lại được nhiều lợi ích to lớn.

Lợi ích đối với doanh nghiệp, người dùng

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Đối với doanh nghiệp, người dùng, HĐĐT mang lại một số lợi ích cơ bản sau:

Giảm tới 70% các bước quy trình lập - xuất - phát hành HĐĐT
Tiết kiệm đến 80% chi phí hóa đơn
Hạn chế khoảng 90% sai sót, các tranh chấp liên quan HĐĐT
Rút ngắn 99% thời gian thanh toán

Thực tế, khi dùng HĐĐT chỉ với một thiết bị thông minh (máy tính, smartphone,...) có kết nối mạng là bạn có thể tiến hành lập, xuất, hay tra cứu hóa đơn ở bất cứ nơi đâu, bất cứ thời điểm nào, tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí.
Những mối lo thất lạc hóa đơn, hỏng hóa đơn sẽ không còn vì toàn bộ sẽ được lưu trữ dạng dữ liệu điện tử trên phần mềm HĐĐT có tích hợp tính năng bảo mật công nghệ cao.
Ngoài góp phần chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa bộ máy quản lý của mình, việc sử dụng HĐĐT còn cách doanh nghiệp thể hiện định hướng phát triển doanh nghiệp xanh, giảm thiểu hóa đơn giấy, bảo vệ môi trường.

Lợi ích đối với cơ quan thuế

Đối với cơ quan thuế, việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử cũng mang lại nhiều lợi ích không thể phủ nhận:

Cơ quan thuế có thể đồng bộ hệ thống cơ sở dữ liệu về hóa đơn một cách dễ dàng. Nhờ đó, các công tác thanh kiểm tra, hoàn thuế hay phân tích rủi ro cho các doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh được nhanh chóng, thuận tiện.
Thời gian, chi phí đối chiếu hóa đơn giảm thiểu đáng kể.
Dễ dàng kiểm soát, ngăn chặn tình trạng trốn thuế, làm giả hóa đơn,... Điều này góp phần tạo môi trường kinh doanh lành mạnh, thúc đẩy thương mại điện tử ở Việt Nam phát triển.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. 5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Top 5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.

Khi lựa chọn sử dụng phần mềm HĐĐT, bạn có thể tham khảo ngay 5 dấu hiệu nhận biến một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất dưới đây:

2.1. Đáp ứng các quy định về hóa đơn điện tử

Dấu hiệu đầu tiên trong 5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín nhất mà doanh nghiệp cần quan tâm đó chính là: Đơn vị cung cấp HĐĐT bạn chọn phải đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT.
Cụ thể hơn, đơn vị cung cấp HĐĐT phải hợp pháp được cấp cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép hoạt động và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
Đồng thời, các đơn vị này cũng phải đáp ứng đầy đủ quy định điều kiện đối với một tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử như đã được quy định trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 31, Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

2.2. Sản phẩm cung cấp có đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn cần thiết

Dấu hiệu thứ hai trong 5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín chính là chất lượng của sản phẩm. Điều này đồng nghĩa rằng phần mềm HĐĐT đơn vị đó cung cấp phải có tối thiểu đầy đủ tính năng cơ bản:

Tạo lập – Phát hành - Điều chỉnh – Thay thế - Xóa bỏ hóa đơn
Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

Ngoài ra, một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất còn phải có cả những tính năng nâng cao để tối đa lợi ích, tính thuận tiện của hóa đơn:

Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn
Có khả năng truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý dễ dàng
Khả năng xử lý hóa đơn điện tử với số lượng lớn dễ dàng và nhanh chóng
Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp rõ ràng, phù hợp nhiều mô hình tổ chức
Có cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
Nhanh chóng phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn

Ngoài ra, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice còn có các chức năng nâng cao như: Hỗ trợ tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia hay tra cứu hóa đơn ngay trên phần mềm,... cũng là những điểm cộng để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm HĐĐT tốt nhất.

2.3. Cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng

Dễ sử dụng là dấu hiệu thứ ba trong 5 dấu hiệu nhận biết một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất hiện nay.
Thực tế, một phần mềm hóa đơn điện tử tiêu chuẩn, có chất lượng tốt ngoài đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn thì còn phải dễ sử dụng. Càng dễ sử dụng thì càng thân thiện với người dùng.
Thêm nữa, điều này cũng đồng nghĩa với việc các bước quy trình tiến hành với hóa đơn được đơn giản nhất, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí mà hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp lại cao.

2.4. Cập nhật, áp dụng công nghệ tiên tiến nhất trong bảo mật an toàn hóa đơn

Đối với hóa đơn điện tử, bảo mật luôn là vấn đề vô cùng quan trọng bởi nó liên quan đến bí mật kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, công nghệ bảo mật, an toàn chính tiêu chí thứ tư trong 5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.

2.5. Đội ngũ hỗ trợ 24/7

Cuối cùng, việc đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh rất quan trọng. Điều này không chỉ tăng khả năng thành công trong thương vụ mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, ngay cả đối với việc xử lý hóa đơn.
Trong hóa đơn điện tử, dịch vụ hỗ trợ 24/7 tư vấn, giải đáp các vấn đề liên quan đến hóa đơn rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Thực tế, mức độ quan trọng của dịch vụ hỗ trợ 24/7 đã được luật pháp hóa, trở thành điều kiện đối với một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử trong Thông tư 68/2019/TT-BTC mới ban hành gần đây.

3. ThaisonSoft - Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất hiện nay

Đáp ứng đầy đủ 5 dấu hiệu nhận biết, 5 tiêu chí hết sức khắt khe đối với một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, ThaisonSoft hiện đã trở thành thương hiệu cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice tốt nhất hiện nay.

ThaisonSoft - Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất hiện nay.

3.1. ThaisonSoft - Nhà cung cung cấp hóa đơn điện tử có đầy đủ tính pháp lý

ThaisonSoft với tên đầy đủ là Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử theo Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài chính và Quyết định 1445/QĐ-TCT của Tổng cục thuế. Do đó, đây là nhà cung cấp HĐĐT có đầy đủ tính pháp lý.
Không những thế, với hơn 17 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm cho các doanh nghiệp, nhà cung cấp HĐĐT ThaisonSoft không ngừng nâng cấp, cải tiến E-invoice, mang đến cho người dùng một sản phẩm tốt nhất.

3.2. Phần mềm HĐĐT E-invoice tích hợp đầy đủ tính năng, nghiệp vụ hóa đơn.

Không chỉ tích hợp đầy đủ tính năng, nghiệp vụ cơ bản mà E-invoice còn phát triển nhiều tính năng nâng cao như:

Dễ dàng phê duyệt hóa đơn, ký số hóa đơn theo nhiều lô hóa đơn cùng một lúc
Doanh nghiệp có thể quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS,…
Hỗ trợ tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm khác của doanh nghiệp
Áp dụng công nghệ chữ ký số, ký hóa đơn trực tuyến và chống làm giả hóa đơn
Giải pháp kiểm tra mã số thuế bên mua, lấy thông tin bên mua nhanh chóng từ cơ quan thuế
Tự động thông báo đến hạn thanh toán hóa đơn qua SMS
Tra cứu và quản lý tình hình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi, ngay cả trên điện thoại

Ngoài ra, các tính năng hỗ trợ tự thiết kế hóa đơn như chuyên gia hay tra cứu hóa đơn cũng được cập nhật đầy đủ trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, mang lại tiện ích tối đa cho người dùng.
Minh chứng là E-invoice đã được Tổng cục Thuế chứng nhận đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC.

3.3. Phần mềm E-invoice của ThaisonSoft rất dễ sử dụng

Thực tế khi đi vào sử dụng, E-invoice đã nhận được rất nhiều phản hồi tích cực từ phía khách hàng: Thao tác đơn giản, dễ sử dụng, hỗ trợ tận tình,... giúp cho quy trình xử lý hóa đơn được đơn giản hóa hơn rất nhiều.
Đây cũng chính là lý do mà E-invoice hiện là phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất trong các doanh nghiệp FDI. Cụ thể hơn thì được hơn 90% doanh nghiệp FDI tại Việt Nam tin dùng.
Một số thương hiệu FDI đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có thể kể đến như: Aeon Mall, Samsung, Cocacola, Lotte, Golden Gate, Lazada, Toyota, Honda, Grab,…
Không những thế, phần mềm E-invoice còn được VnExpress, Dân Trí, Tuổi Trẻ, Cafebiz... đánh giá là giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu cho mọi doanh nghiệp.

3.4. Áp dụng công nghệ bảo mật tiên tiến Blockchain

Để đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu hóa đơn, ThaisonSoft đã cải tiến, áp dụng thành công công nghệ Blockchain chống làm giả hóa đơn. Blockchain hiện là công nghệ bảo mật tiên tiến, hàng đầu hiện nay.
Không chỉ tối đa hóa bảo mật cho hóa đơn điện tử mà công nghệ này còn chống lại sự thay đổi dữ liệu hóa đơn, nên các gian lận thương mại gần như không có khả năng xảy ra.
Bởi thế, khi dùng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, các tổ chức, doanh nghiệp hoàn toàn có thể an tâm về tính an toàn, bảo mật và minh bạch thông tin hóa đơn cho doanh nghiệp.

3.5. Cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/7

Cung cấp dịch vụ hỗ trợ tư vấn, giải đáp 24/7 là dịch vụ mà ThaisonSoft hoàn toàn có thể cam kết với các tổ chức, doanh nghiệp khi sử dụng E-invoice.
Điều này đồng nghĩa rằng, trong khi thao tác sử dụng phần mềm E-invoice, nếu có bất kỳ vướng mắc nào bạn cũng có thể liên hệ với trung tâm chăm sóc hỗ trợ khách hàng của ThaisonSoft ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào.
Theo đó, các vấn đề phát sinh liên quan đến hóa đơn cần giải quyết bạn sẽ được hỗ trợ tận tình, bất kế thời gian, địa lý. Nhờ vậy, công việc kinh doanh không bị gián đoạn, mang lại hiệu quả tối đa.
Như vậy, bài viết trên đây einvoice.vn đã giới thiệu đến bạn những điều cơ bản cần biết về hóa đơn điện tử và 5 dấu hiệu nhận biết một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất hiện nay.
Để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN