Kê khai, xử lý hóa đơn đầu ra là một trong những công việc quan trọng của các kế toán viên. Nếu phát hiện kê khai sót hóa đơn đầu ra năm trước, các kế toán cần phải xử lý như thế nào?

Cách xử lý hóa đơn đầu ra.

1. Những điều cần biết về hóa đơn đầu ra

Hóa đơn đầu ra là gì? Nếu làm mất hóa đơn đầu ra thì có bị phạt không? E-invoice sẽ giải đáp ngay cho bạn trong bài viết này.

1.1. Hóa đơn đầu ra là gì?

Hóa đơn là tài liệu thương mại, ghi lại những khoản mục và giao dịch giữa người bán và người mua. Trong trường hợp hóa đơn hoặc dịch vụ mua bằng tín dụng, hóa đơn thường sẽ chỉ định các điều khoản của thỏa thuận và cung cấp thông tin về những phương thức thanh toán có sẵn. Hóa đơn có thể bao gồm các loại sau: Hóa đơn giấy, hóa đơn bán hàng, giấy ghi nợ hoặc hồ sơ điện tử trực tuyến.
Hóa đơn đầu ra là hóa đơn do bên bán phát hành, gửi cho bên mua hoặc lưu trữ, thể hiện các nội dung: Tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ mà bên bán cung cấp. Hiểu một cách đơn giản, hóa đơn đầu ra và đầu vào là chứng từ rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn đầu ra bỏ sót năm trước.

1.2. Mức phạt khi làm mất hóa đơn đầu ra

Trong quá trình làm việc, kế toán sẽ khó tránh khỏi mắc phải một số sai sót với hóa đơn. Đặc biệt, nếu làm mất hóa đơn đầu ra, doanh nghiệp sẽ phải chịu các mức phạt như sau:

- Mất hóa đơn đầu ra khi chưa thông báo phát hành

Mức phạt khi làm mất hóa đơn đầu ra.

Điều 25, Nghị định 125/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/12/2020 quy định, hành vi vi phạm quy định về khai báo mất cháy, hỏng hóa đơn trước khi lập thông báo phát hành hóa đơn, hoặc đã mua hóa đơn của Cơ quan thuế nhưng chưa lập thì sẽ áp dụng mức phạt như sau:
+ Phạt cảnh cáo với các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn mà chậm trễ quá thời hạn từ 1-5 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ.
+ Phạt tiền từ 1-4 triệu đồng với các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời hạn từ 1-5 ngày tính từ ngày hết thời hạn theo quy định, ngoại trừ các trường hợp tại Khoản 1 điều này.
+ Phạt tiền từ 4-8 triệu đồng với các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời hạn từ 6 ngày trở lên từ ngày hết thời hạn theo quy định, hoặc hành vi không khai báo làm mất, hỏng hóa đơn.

- Mất hóa đơn đầu ra đã thông báo phát hành

Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định, đối với các hành vi làm mất hóa đơn đầu ra đã thông báo phát hành, mức phạt sẽ được áp dụng theo từng khung như sau:
+ Phạt cảnh cáo: Nếu doanh nghiệp làm mất, hỏng, cháy hóa đơn đã lập (liên 1, liên 3) và đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ để chứng minh về việc mua bán hàng hóa (có tình tiết giảm nhẹ). Ngoài ra, trường hợp làm mất, hỏng, hoặc cháy hóa đơn đã lập (đã xóa bỏ), thì cần lập hóa đơn khác để thay thế.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
+ Phạt tiền từ 3-5 triệu đồng cho các hành vi: Làm mất, hỏng, cháy hóa đơn đầu ra đã lập (Liên 2), đã kê khai và nộp thuế, có hồ sơ chứng minh mua bán hàng hóa dịch vụ (có tình tiết giảm nhẹ). Ngoài ra, hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn cần có biên bản của người bán và người mua để ghi nhận sự việc đã xảy ra.
+ Phạt tiền từ 4-8 triệu đồng với các hành vi: Làm mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn đã phát hành hoặc đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập hóa đơn. Hoặc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã kê khai nộp thuế, có hồ sơ chứng từ để chứng minh quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ. Nếu người mua làm mất hóa đơn, hai bên cần phải lập biên bản ghi nhận sự việc. 
+ Phạt tiền từ 5-10 triệu đồng với hành vi làm mất, cháy, hoặc hỏng hóa đơn đã lập, đã khai nộp thuế trong quá trình lưu trữ hoặc sử dụng hóa đơn (trừ trường hợp đã được quy định tại Khoản 1,2,3 của Điều này).

2. Hướng dẫn xử lý khi kê khai sót hóa đơn đầu ra năm trước

Hạn chế khai sót hóa đơn đầu ra năm trước.

Trường hợp người nộp thuế phát hiện hóa đơn của các kỳ trước bị bỏ sót chưa kê khai thì thực hiện kê khai, bổ sung như sau:
- Hóa đơn đầu ra xuất bán phát sinh kỳ nào thì sẽ thực hiện khai bổ sung, điều chỉnh kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn đó theo quy định.
Ví dụ, tháng 01/2022, Công ty TNHH A phát hiện 1 hóa đơn GTGT đầu ra phát sinh trong tháng 05/2021 bỏ sót chưa kê khai, thì công ty sẽ phải kê khai bổ sung, điều chỉnh tờ khai thuế GTGT của tháng 05/2021 (Không được kê khai vào tháng 01/2022).
>> Tham khảo: Mẫu bảng kê hóa đơn đầu ra và đầu vào.
Như vậy, nếu phát hiện hóa đơn đầu ra kê khai bị bỏ sót thì phải thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn đó. Trường hợp doanh nghiệp phát hiện kê khai sót hóa đơn đầu ra của năm trước thì thực hiện kê khai bổ sung như trên.
Trên đây là hướng dẫn cách xử lý khi doanh nghiệp kê khai sót hóa đơn đầu ra của năm trước. Hy vọng bài viết đã cung cấp nhiều thông tin hữu ích cho quý độc giả để đảm bảo thực hiện nghiệp vụ theo đúng quy định của pháp luật.
Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.