Xử lý hóa đơn đầu ra khi thay đổi tên công ty như thế nào? Tên công ty là một trong những nội dung bắt buộc khi lập hóa đơn điện tử. Một số trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên hoặc di chuyển địa điểm kinh doanh thì ngoài các hồ sơ cần hoàn thành tại Sở kế hoạch đầu tư, cơ quan thuế thì doanh nghiệp cần phải thay đổi tên trên hóa đơn điện tử đã phát hành.

Xử lý hóa đơn đầu ra khi thay đổi tên công ty.

1. Quy định về thay đổi thông tin công ty trên hóa đơn điện tử

Theo Khoản 4, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, trường hợp thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Khoản 1, Điều này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế bằng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tiếp nhận, sau 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKTĐ Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sẽ thông báo trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Gửi hồ sơ đổi tên công ty lên cơ quan thuế.

Lưu ý: Định kỳ hàng tháng, cơ quan thuế sẽ tổ chức rà soát trực tiếp các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho các đối tượng để thông báo về việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 4 Điều này.
Vì vậy, doanh nghiệp cần chú ý thời điểm rà soát của cơ quan thuế để thực hiện đăng ký thay đổi các thông tin quan trọng để làm các thủ tục cần thiết.

2. Mẫu tờ khai thay đổi tên công ty

Theo quy định tại Khoản 4, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

Tờ khai thay đổi tên công ty.

3. Hướng dẫn ghi tờ khai thay đổi tên công ty

Tờ khai đăng ký thay đổi thông tin công ty trên hóa đơn điện tử sẽ bao gồm một số mục chính như sau:

Mục A: Nội dung đăng ký, thay đổi thông tin đăng ký

Nếu đăng ký lần đầu tích chọn “Đăng ký mới”. Trường hợp sửa đổi, bổ sung thông tin từ lần thứ hai trở đi tích chọn “Thay đổi thông tin”.
>> Có thể bạn quan tâm: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Mục B: Thông tin doanh nghiệp

Doanh nghiệp thực hiện điền đầy đủ các thông tin theo đúng đăng ký kinh doanh, bao gồm:

• Tên người nộp thuế.
• Mã số thuế.
• Cơ quan thuế quản lý.
• Người liên hệ.
• Địa chỉ liên hệ.
• Điện thoại liên hệ.
• Thư điện tử.

Mục 1: Hình thức hóa đơn

Doanh nghiệp căn cứ vào Điều 91, Luật Quản lý thuế để tích chọn hình thức hóa đơn phù hợp theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Mục 2: Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp căn cứ vào hai trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền dịch vụ theo Khoản 1, Điều 14 của Nghị định và trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo Khoản 3, Điều 22 của Nghị định để tích chọn hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.

Mục 3: Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Có 2 phương thức chuyển dữ liệu:
Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: Áp dụng đối với doanh nghiệp chuyển dữ liệu cùng kỳ kê khai tháng/quý:

• Hoạt động trong ngành cung cấp dịch vụ: bưu chính viễn thông, ngân hàng, bảo hiểm, vận tải hàng không, chứng khoán.
• Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin.

Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn: Đối tượng còn lại và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

Mục 4: Loại hóa đơn áp dụng

Doanh nghiệp lựa chọn loại hóa đơn sử dụng tương ứng.

Mục 5: Danh sách chứng thư số sử dụng

Doanh nghiệp đăng ký danh sách thông tin các chứng thư số khi xuất hóa đơn.

Mục 6: Đăng ký ủy nhiệm hóa đơn

Đăng ký ủy nhiệm hóa đơn áp dụng khi doanh nghiệp ủy nhiệm cho đơn vị khác lập hóa đơn. Việc đăng ký ủy nhiệm phải đảm bảo tuân thủ theo Điều 3, Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Mục C: Thông tin chữ ký số

Doanh nghiệp điền thông tin chữ ký số căn cứ theo thông tin trên bản đăng ký của doanh nghiệp.
Trên đây là hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu ra khi thay đổi tên công ty. Hiện nay, theo quy định, toàn bộ các doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử. Vì vậy, các thủ tục về thay đổi thông tin đơn vị trên hóa đơn điện tử cần áp dụng theo các văn bản pháp luật mới nhất đang có hiệu lực thi hành, doanh nghiệp có thể tham khảo để thực hiện.
Ngoài ra, để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.