Tìm hiểu về hóa đơn điện tử - hình thức hóa đơn trong tương lai người dùng mới nhận thấy được những lợi ích của nó mang lại. Chỉ với lợi ích giúp tiết kiệm chi phí thôi cũng đủ để rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp trong nước và trên thế giới áp dụng hình thức hóa đơn này. Vậy hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí như thế nào?

1. Đôi nét về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn mang đầy đủ thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. Hay nói một cách dễ hiểu hơn, hóa đơn điện tử sẽ được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý trên môi trường mạng internet.

Hoá đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí như thế nào?

Để sử dụng được hóa đơn điện tử, các đơn vị phải tuân thủ theo sự hướng dẫn và quy định của Luật giao dịch điện tử như thông báo chuyển đổi hình thức giao dịch điện tử với Cơ quan thuế hay đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, chữ ký số, chuẩn bị thiết bị điện tử như máy tính, smartphone…
>> Tham khảo: Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra.

2. Hóa đơn điện tử tiết kiệm chi phí tối đa

Lợi ích hàng đầu mà hóa đơn điện tử mang lại là tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, người sử dụng:

2.1. Tiết kiệm chi phí in ấn

Thông thường khi sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải mua hóa đơn giấy hoặc tự in, đặt in. Chi phí cho một tờ hóa đơn chỉ vài trăm đồng nhỏ nhưng “tích tiểu thành đại”, lâu dần số tiền doanh nghiệp phải chi ra cho việc in hóa đơn lên đến hàng trăm, thậm chí hàng triệu đồng một năm. Với các doanh nghiệp lớn, các trung tâm mua sắm, siêu thị có hệ thống các cửa hàng hay chi nhánh, hàng ngày phải sử dụng hóa đơn với số lượng nhiều hàng ngày thì chi phí bỏ ra là vô cùng lớn.

Hoá đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí như thế nào?

Theo tính toán của Trung tâm Tín dụng quốc gia thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, hàng tháng Trung tâm ước tính phải mất 200 đến 300gram giấy để in ấn hóa đơn. Thế nhưng với hóa đơn điện tử thì mọi giao dịch mua, bán lập gửi hóa đơn đều thưc hiện trên hệ thống, có bảng thông tin sãn người lập hóa đơn chỉ cần điền thông tin vào và gửi cho người mua mà không phải mất thời gian chờ đơi, hay in ấn ra giấy. Trường hợp nếu khách hàng muốn có hóa đơn giấy thì người bán cũng có thể in hóa đơn cho người mua.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2.2. Tiết kiệm chi phí vân chuyển, lưu trữ

Thực tế phí chuyển phát hóa đơn hàng tháng của người bán hay ở một doanh nghiệp cũng rất lớn, có những hóa đơn giá trị nhỏ, chỉ hơn 20.000đ nhưng phí chuyển phát cũng xấp xỉ giá trị của hóa đơn (khoảng 17.000 đồng/lần chuyển). Với hóa đơn điện tử việc gửi hóa đơn cũng giống như là gửi một lá thư điện tử qua e – mail. Người mua nhanh chóng nhận được hóa đơn từ người bán mà không phải phải mất thời gian chờ đợi.

Hoá đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí như thế nào?

Hơn nữa, khi thực hiện giao dịch truyền thống bằng hóa đơn giấy, với số lượng hóa đơn lớn, các đơn vị còn phải bố trí, sắp xếp chỗ để bảo quản, lưu trữ hóa đơn. Như vậy, rủi ro xảy ra là  rất lớn, hóa đơn có thể bị thất lạc, cháy hỏng, mối mọt ẩm mốc hay nguy hiểm hơn là hóa đơn bị làm giả mà bản thân doanh nghiệp không hề biết.
Sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp có thể khắc phục mọi sự cố trên, chuyển phát hóa đơn nhanh, lưu trữ và bảo quản hóa đơn an toàn nhờ hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử được tích hợp các tính năng hiện đại giúp người dùng quản lý, bảo quản hóa đơn dễ dàng. Mặt khác, doanh nghiệp có thể tự bảo vệ mình, bơi trên mỗi hóa đơn điện tử có mã số của cơ quan Thuế nên đề phòng được tình trạng làm giả hóa đơn.
>> Tham khảo: Quy định về chứng từ theo Nghị định 123.

Hoá đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí như thế nào?

2.3. Tiết kiệm chi phí nhân sự

Khi còn sử dụng hóa đơn giấy các cơ quan, đơn vị phải bố trí nhân lực để thực hiện các việc liên quan đến hóa đơn như đi in ấn, gửi hóa đơn, bảo quản và quản lý hóa đơn. Nhân lực sử dụng cho việc này là nhiều hơn một người. Thế nhưng khi áp dụng hóa đơn điện tử đơn vị chỉ cần cử một người đảm nhiệm việc này. Vì vậy, hóa đơn điện tử đã giúp đơn vị, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thuê nhân viên hoặc nhân viên có thể làm các công việc khác. Từ đó, doanh nghiệp có thể gia tăng nguồn lực cho việc nghiên cứu, phát triển, nâng cao chất lượng để phục vụ khách hàng tốt hơn.
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/