Hóa đơn giấy là gì? Hóa đơn điện tử là gì? So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có điểm giống và khác nhau ra sao? Nên sử dụng loại nào thì tốt? Tất cả sẽ được giải đáp chi tiết nhất trong bài viết này.

1. Hóa đơn giấy là gì?

So sánh hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chi tiết.

Trước khi so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, bạn cần hiểu bản chất thế nào là hóa đơn giấy, thế nào là hóa đơn điện tử để có cái nhìn tổng quan và so sánh dễ dàng hơn.Theo đó, hóa đơn nói chung được hiểu là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.
Hóa đơn giấy có thể hiểu là chứng từ được thể hiện bằng văn bản giấy, gồm các loại cơ bản: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các hóa đơn khác như: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…Các hóa đơn giấy sẽ được thể hiện qua 2 hình thức chính: Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in.

2. Hóa đơn điện tử là gì?

Cũng cùng bản chất với hóa đơn giấy nhằm để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật, song so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử lại được thể hiện bằng dữ liệu điện tử, sử dụng hoàn toàn trên các phương tiện điện tử.
Cụ thể, theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã định nghĩa hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Hóa đơn điện tử cũng gồm các loại cơ bản như hóa đơn giấy song được thể hiện theo 2 hình thức: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

3. So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

3.1. Điểm giống của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Điểm giống nhau giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy.

Khi so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, ta có thể nhận thấy rõ ràng sự giống của 2 loại hóa đơn này là chúng có cùng mục đích sử dụng và đối tượng sử dụng.

• Mục đích sử dụng của của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đều để ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.
• Đối tượng sử dụng thì đều là các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán - mua hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

3.2. Điểm khác của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Khi so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, hai phương thức này sẽ có những điểm khác nhau cơ bản về: Ký hiệu số Serial, liên hóa đơn, chữ ký, hình thức lưu trữ, cách thức tra cứu.

Điểm khác nhau giữa 2 hóa đơn là gì?

• Nếu hóa đơn giấy có ký hiệu trên hóa đơn là VC/15P thì bạn có thể dễ dàng nhận ra hóa đơn điện tử có ký hiệu trên hóa đơn điện tử hoàn toàn khác là VC/15E.
• Nếu hóa đơn giấy có thể có nhiều liên đi kèm thì hóa đơn điện tử lại không hề có khái niệm liên.
• Nếu hóa đơn giấy dùng chữ ký tay thì hóa đơn điện tử lại sử dụng hoàn toàn chữ ký số, được thiết lập chỉ với những thao tác đơn giản, có thể chứng thực, xác nhận thông tin người ký và chủ thể pháp luật của dữ liệu được ký số đó là ai một cách chính xác và dễ dàng, gần như không thể có trường hợp giả mạo chữ ký số.
• Nếu hóa đơn giấy thường được lưu kho và tiềm ẩn nguy cơ mất, cháy hỏng thì hóa đơn điện tử lại được lưu trữ hoàn toàn ở dạng dữ liệu số, trên hệ thống thông tin của doanh nghiệp quản lý. Theo đó, khi muốn tra cứu, nếu với hóa đơn giấy bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian để tìm tài liệu thì phương thức tra cứu hóa đơn điện tử lại khác, chỉ với vài cú click chuột, tra cứu đúng từ khóa hóa đơn cần tìm trên hệ thống thông tin lưu trữ là bạn đã có thể tra ra một cách dễ dàng và nhanh chóng.

3.3. Nên sử dụng loại hóa đơn nào tốt hơn?

Như vậy, từ việc so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy ở những điểm giống và khác nhau cơ bản nhất, ta có thể dễ dàng nhận thấy phương thức hóa đơn điện tử sẽ mang tới nhiều lợi ích và tiện ích hơn cho doanh nghiệp như:

• Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển… cho các doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian khi lập, xuất, tra cứu… hóa đơn điện tử bất cứ thời điểm nào; đồng thời giảm thiểu các thủ tục hành chính đi kém như: tạo mẫu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi; phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và nhận được chấp nhận của cơ quan thuế ngay trong ngày…
• Tính bảo mật hóa đơn điện tử cao hơn,... 

Đặc biệt, việc nhanh chóng sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần giúp doanh nghiệp thực hiện đúng theo chủ trương chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính, với thời hạn cuối cùng là ngày 01/11/2020, theo đúng quy định của Thông tư số 68, được ban hành mới đây nhất bởi Bộ Tài Chính.

Giải pháp HĐĐT E-invoice giúp tối ưu nhiều lợi ích và tiện ích cho DN.

Ngoài ra, khi chuyển sang sử dụng phương thức hóa đơn điện tử, các đơn vị kinh doanh cũng nên chọn cho mình một nhà cung cấp uy tín, chuyên nghiệp như ThaisonSoft với phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đầy tiện ích, được dùng phổ biến nhất trong các doanh nghiệp lớn FDI.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể dễ dàng lập, xuất, tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi; thuận tiện kết nối với những phần mềm có sẵn của doanh nghiệp: Kế toán, bán hàng, quản trị,...; giúp cho công tác hóa đơn được tiến hành thuận lợi nhất, tối ưu thời gian và chi phí nhất.
Với hệ thống hỗ trợ khách hàng có chuyên môn nghiệp vụ cao, 03 trung tâm hỗ trợ khách hàng trải dài trên cả nước, E-invoice của ThaisonSoft cam kết 2/47 HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG - DỄ DÀNG KẾT NỐI giải đáp mọi thắc mắc của Quý khách hàng.
Mọi thắc mắc so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/