Vừa qua, Thuế cơ sở 1 tỉnh Phú Thọ đã ban hành Công văn 371/QLDN-TCS1 năm 2026 về việc tiếp tục triển khai định danh điện tử đối với tổ chức. Theo đó, doanh nghiệp được khuyến nghị sớm hoàn tất việc định danh trên hệ thống VNeID của người đại diện pháp luật trước ngày 30/6/2026 để bảo đảm việc kê khai, nộp hồ sơ thuế điện tử và thực hiện thủ tục hành chính không bị gián đoạn.

1. Doanh nghiệp FDI cần thực hiện định danh điện tử trước ngày 30/6/2026 như thế nào?

Theo Công văn 371/QLDN-TCS1 năm 2026 của Thuế cơ sở 1 tỉnh Phú Thọ, để tránh gián đoạn việc kê khai, nộp hồ sơ thuế điện tử qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, giám đốc, tổng giám đốc và người đại diện theo pháp luật cần chỉ đạo bộ phận kế toán rà soát tình trạng dữ liệu của doanh nghiệp và hoàn tất thủ tục định danh điện tử cho tổ chức trước ngày 30/6/2026.

Tùy từng tình trạng dữ liệu, doanh nghiệp thực hiện theo các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp đã đủ điều kiện đăng ký định danh điện tử

Nếu người đại diện theo pháp luật đã cập nhật đầy đủ thông tin CCCD trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép hoạt động và các thông tin này đã khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đồng thời cá nhân đó đã có tài khoản định danh điện tử mức độ 2, doanh nghiệp có thể tiến hành đăng ký ngay tài khoản định danh điện tử cho tổ chức.

Doanh nghiệp được lựa chọn một trong hai hình thức:

• Đăng ký trực tuyến: Thực hiện trên ứng dụng VNeID hoặc Cổng VNeID.
• Đăng ký trực tiếp: Nộp hồ sơ tại Công an cấp tỉnh hoặc Công an cấp xã/phường.

Đây là trường hợp thuận lợi nhất vì không cần thực hiện thêm các thủ tục điều chỉnh thông tin trước khi đăng ký.

Trường hợp 2: Thông tin doanh nghiệp chưa đồng bộ với cơ sở dữ liệu

Đối với doanh nghiệp có dữ liệu chưa khớp hoặc chưa đầy đủ, cơ quan thuế đề nghị ưu tiên hoàn tất việc cập nhật thông tin trước khi thực hiện định danh điện tử.

Các trường hợp thường gặp gồm:

• Chưa cập nhật CCCD của người đại diện pháp luật trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
• Thông tin trên giấy phép hoạt động không khớp với dữ liệu dân cư.
• Chưa cập nhật thông tin theo mô hình đơn vị hành chính 2 cấp.

Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh bằng một trong hai cách:

• Trực tuyến: Thực hiện thủ tục qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp theo hướng dẫn của cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Trực tiếp: Liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh và Phát triển doanh nghiệp thuộc Sở Tài chính (qua Trung tâm phục vụ hành chính công) hoặc cơ quan cấp giấy phép đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Sau khi hoàn tất việc cập nhật và dữ liệu đã đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện đăng ký tài khoản định danh điện tử theo hướng dẫn tại Trường hợp 1.

Trường hợp 3: Đã cập nhật nhưng dữ liệu vẫn chưa khớp

Trên thực tế, một số doanh nghiệp đã hoàn thành việc điều chỉnh thông tin nhưng hệ thống vẫn chưa đối chiếu thành công với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Trong trường hợp này, người nộp thuế cần chủ động phối hợp với các cơ quan liên quan để xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời, như:

• Cơ quan Công an địa phương.
• Chính quyền địa phương.
• Các sở, ban, ngành có liên quan như Sở Tư pháp, Sở Tài chính, Sở Giáo dục và Đào tạo...

Việc xử lý sớm các vướng mắc về dữ liệu không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn tất định danh điện tử đúng hạn mà còn hạn chế nguy cơ ảnh hưởng đến việc kê khai, nộp hồ sơ thuế trong các kỳ khai thuế gần nhất.

2. Doanh nghiệp đăng ký tài khoản định danh điện tử phải kê khai theo mẫu nào?

Bên cạnh việc rà soát dữ liệu để hoàn tất định danh điện tử trước thời hạn, nhiều doanh nghiệp cũng băn khoăn về mẫu biểu cần sử dụng khi thực hiện thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho tổ chức.

Theo Khoản 1, Điều 12, Nghị định 69/2024/NĐ-CP, được sửa đổi bởi điểm b khoản 4 Điều 43 Nghị định 169/2025/NĐ-CP, thủ tục đăng ký sẽ được thực hiện khác nhau tùy theo hình thức nộp hồ sơ:

Nếu đăng ký trực tuyến: Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được ủy quyền sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 của mình để đăng nhập vào Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID), kê khai thông tin theo hướng dẫn và gửi yêu cầu cấp tài khoản định danh điện tử cho tổ chức.

Nếu đăng ký trực tiếp: Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được ủy quyền phải kê khai Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử dùng cho cơ quan, tổ chức theo mẫu TK02 ban hành kèm theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP.

Hồ sơ có thể nộp tại một trong các địa điểm sau:

• Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử.
• Cơ quan quản lý căn cước.
• Công an cấp xã nơi thuận tiện cho việc thực hiện thủ tục.

Như vậy, mẫu TK02 là mẫu áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp để đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử cho tổ chức. Trong khi đó, nếu thực hiện hoàn toàn trên VNeID, doanh nghiệp chỉ cần kê khai thông tin theo quy trình điện tử của hệ thống mà không phải lập phiếu giấy này.

Dưới đây là Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử dùng cho cơ quan, tổ chức (mẫu TK02) ban hành kèm theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP để doanh nghiệp tham khảo khi chuẩn bị hồ sơ.

3. Những đối tượng nào được thực hiện thủ tục đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp?

Theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP, người có quyền thực hiện thủ tục đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử cho tổ chức bao gồm:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Người được người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu ủy quyền thực hiện thủ tục.

Khi thực hiện đăng ký, người nộp hồ sơ phải sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 của cá nhân để kê khai và gửi yêu cầu cấp tài khoản định danh điện tử cho tổ chức theo quy định.

Từ những hướng dẫn nêu trên, doanh nghiệp FDI cần chủ động rà soát tình trạng dữ liệu của người đại diện pháp luật và hoàn tất thủ tục định danh điện tử cho tổ chức trước ngày 30/6/2026. Việc chuẩn bị sớm không chỉ giúp bảo đảm hoạt động kê khai, nộp hồ sơ thuế diễn ra thông suốt mà còn hạn chế rủi ro gián đoạn thủ tục hành chính điện tử do vướng mắc về xác thực tài khoản trong các kỳ khai thuế sắp tới.

Dương Thúy