Cục Thuế TP. Hà Nội vừa có hướng dẫn chi tiết về Thuế Giá trị gia tăng, trong đó nhấn mạnh quy định liên quan đến thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp và hộ kinh doanh được khấu trừ thuế, tránh rủi ro bị loại chi phí hay không được chấp nhận hóa đơn trong quá trình quyết toán.

1. Cần lưu ý gì khi thanh toán không tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT?

Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, việc thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đã được nới lỏng, tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp. Cục Thuế TP. Hà Nội đã giải thích cụ thể như sau:

Ủy quyền cho người lao động:

- Doanh nghiệp không cần lập văn bản ủy quyền cho từng lần thanh toán.

- Chỉ cần ghi nhận quy định ủy quyền trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ.

- Khi nhân viên được ủy quyền mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ sản xuất kinh doanh, nếu thanh toán không tiền mặt và sau đó công ty hoàn trả bằng chuyển khoản thì vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Ví dụ: Nhân viên mua hàng có hóa đơn 7 triệu đồng. Trước đây phải báo về cho kế toán chuyển khoản, khá bất tiện. Theo quy định hiện hành, nếu công ty đã có quy định ủy quyền trong quy chế nội bộ, nhân viên có thể thanh toán bằng tài khoản cá nhân, sau đó công ty hoàn lại qua chuyển khoản. Khoản chi này vẫn đủ điều kiện để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Mua hàng trả chậm, trả góp:

- Với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần có: hợp đồng bằng văn bản, hóa đơn GTGT, và chứng từ thanh toán không tiền mặt.

- Nếu tại thời điểm kê khai chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng, doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế đầu vào.

- Trường hợp đến hạn thanh toán nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh, giảm số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

Như vậy, quy định mới không chỉ tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong hoạt động thanh toán mà còn giúp đảm bảo quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào một cách minh bạch và đúng pháp luật.

2. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào với giao dịch từ 5 triệu đồng

Tại Điều 26, Nghị định 181/2025/NĐ-CP, quy định rõ: để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả hàng nhập khẩu) từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT.

Theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt, việc bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được xem là thanh toán không dùng tiền mặt.

Ngoài ra, nếu trong một ngày phát sinh nhiều lần mua hàng hóa, dịch vụ từ cùng một người bán, mỗi lần dưới 5 triệu đồng nhưng tổng cộng từ 5 triệu đồng trở lên, thì để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cũng bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

3. 11 hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được chấp nhận để khấu trừ thuế GTGT

Theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP và hướng dẫn của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều phương thức thanh toán không dùng tiền mặt để đảm bảo quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Một số hình thức hợp lệ gồm:

(1) Thanh toán thông thường bằng chuyển khoản qua ngân hàng.

(2) Bù trừ giá trị mua – bán hàng hóa, dịch vụ hoặc vay mượn hàng.

(3) Bù trừ công nợ thông qua bên thứ ba có giao dịch vay/mượn tiền.

(4) Thanh toán ủy quyền hoặc theo chỉ định qua bên thứ ba hợp pháp.

(5) Thanh toán bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu theo hợp đồng văn bản.

(6) Chuyển khoản phần còn lại từ 5 triệu đồng trở lên sau khi bù trừ.

(7) Thanh toán vào tài khoản bên thứ ba tại Kho bạc Nhà nước theo quyết định cưỡng chế.

(8) Thanh toán trả chậm, trả góp với hợp đồng, hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.

(9) Trường hợp hóa đơn hoặc giá trị nhập khẩu dưới 5 triệu đồng, hàng quà biếu, hàng mẫu (không bắt buộc thanh toán không tiền mặt).

(10) Người lao động thanh toán hộ theo quy chế tài chính/nội bộ, công ty hoàn ứng lại bằng chuyển khoản.

(11) Mua nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng một người bán có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.

Hướng dẫn của Cục Thuế Hà Nội đã làm rõ điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt, từ cơ chế ủy quyền cho người lao động đến quy định với giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên. Doanh nghiệp cần nắm vững và áp dụng đúng để bảo đảm quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào, đồng thời hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Dương Thúy.