Việc áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống có ý nghĩa lớn trong việc tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu 4 lý do khiến doanh nghiệp không thể tiếp tục “ngó lơ” hóa đơn điện tử qua bài viết sau đây.

1. Áp dụng hóa đơn điện tử là tuân thủ pháp luật

Lý do đầu tiên cũng là lý do quan trọng mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ được ban hành ngày 12/9/2018 đã quy định về thời điểm tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân hộ gia đình làm kinh tế phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Hạn cuối cùng để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử muộn nhất đến trước ngày 1/11/2020.
Như vậy, chưa bàn tới những lợi ích thực của hóa đơn điện tử thì việc sử dụng điện tử là định hướng của Chính Phủ trong thời đại công nghệ số hiện tại. Các doanh nghiệp cần tuân thủ
nghiêm túc quy định pháp luật để tạo ra môi trường kinh doanh lành mạnh.
Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử giúp minh bạch hoá các giao dịch của nền kinh tế, giúp cơ quan Thuế kiểm soát tốt hơn việc thực hiện nghĩa vụ thuế. Điều này hỗ trợ giảm thiểu những gian lận và ngăn chặn những hành vi trốn thuế, gian lận thuế từ đó nâng cao năng lực canh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Tiết kiệm các loại chi phí

Mức đầu tư mà doanh nghiệp phải bỏ ra để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử không ít khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng liệu sử dụng hóa đơn điện tử có tiết kiệm hơn so với hóa đơn giấy thật hay không? Thực tế, về lâu về dài, khi sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được các khoản chi lớn sau đây:

2.1. Tiết kiệm chi phí in – xuất hóa đơn

Theo tính toán của các chuyên gia tài chính, với việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp sẽ không cần phải đầu tư quá nhiều nhân lực và thời gian để phục vụ cho công việc in ấn, phát hành hóa đơn đỏ. Chính bởi số tiền đầu tư cho hoạt động này không nhiều, do vậy các doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được khoảng 90% chi phí phải bỏ ra so với trước đây (tức là số tiền phải bỏ ra chỉ bằng 1/10 so với ban đầu).
 

Sử dụng hóa đơn điện tử tiết kiệm chí phí cho doanh nghiệp

2.2. Tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn

Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử và lưu trữ vào các thiết bị như USB, điện thoại, máy tính.... Việc gửi hóa đơn trực tiếp thông qua hệ thống điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi.
Ngoài ra, với hóa đơn điện tử xác thực, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn cũng sẽ được thực hiện trên hệ thống điện tử, do vậy các doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được chi phí nhân lực phục vụ công tác văn thư lưu trữ.

2.3. Tiết kiệm thời gian

Với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng ký và khởi tạo mẫu hóa đơn ngay trong ngày mà không cần quá nhiều thủ tục hành chính và thời gian chờ đợi như trước đây. Nhờ quá trình khởi tạo hóa đơn nhanh chóng, do vậy các doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được tối đa thời gian cũng như nhân lực thực hiện.
Hóa đơn điện tử xác thực cũng sẽ giúp các cơ quan quản lý dễ dàng thống kê hồ sơ, đơn giản hóa hệ thống quản lý, kiểm tra, đánh giá trong quá trình làm việc.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Tránh nạn hóa đơn giả, hóa đơn khống

Những năm gần đây, tình trạng buôn bán hóa đơn giả không ngừng gia tăng do những lợi nhuận khủng mà cách làm ăn phi pháp này mang lại. Nhiều công ty “ma” lập ra với mục đích buôn bán hóa đơn hay chỉ lập công ty, công bố phá sản rồi vẫn bán những hóa đơn đó cho các doanh nghiệp chân chính.
Vấn nạn này đã gây ra nên những thất thu lớn của ngành thuế và cả những ảnh hưởng cho các doanh nghiệp khi không may sử dụng hóa đơn giả. Theo luật hiện hành, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp có thể bị xử phạt hành chính từ 20 – 50 triệu đồng. Tùy vào mức độ vi phạm mà việc sử dụng hóa đơn giả có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Khi hóa đơn điện tử được sử dụng là hình thức chính yếu, cơ quan thuế sẽ dễ dàng thắt chặt hơn công tác thanh kiểm tra hóa đơn để ngăn chặn tình trạng buôn bán hóa đơn giả. Mặt khác doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cũng nâng cao được uy tín của đơn vị mình.

4. Đảm bảo an toàn, tăng tính bảo mật

Doanh nghiệp có thể yên tâm về tính an toàn, bảo mật và chống làm giả khi sử dụng hóa đơn điện tử. Ngành Thuế đã đưa ra quy trình quản lý chặt chẽ, trang bị những thiết bị bảo mật tối ưu và được quản lý cùng đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin có trình độ cao.
Về vấn đề bảo mật thông tin khách hàng đã được pháp luật thừa nhận và quy định trong các nội dung phát hành hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có trách nhiệm bảo vệ thông tin khách hàng bằng cách áp dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
Sử dụng hóa đơn giấy thường xuyên xảy ra tình trạng thất lạc hóa đơn, hoặc không may mắn nếu có hỏa hoạn, cháy nổ thì hóa đơn sẽ không được đảm bảo. Chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa tình trạng trên. Bằng cách khi lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp đều phải thực hiện trên các thiết bị công nghệ, hoặc lưu trực tuyến.
Như vậy, sử dụng hóa đơn điện tử tăng tính an toàn và bảo mật hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy.
 

 
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Tổng Cục Thuế

Để áp dụng hóa đơn điện tử thành công, doanh nghiệp cần liên kết với các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn về quy định của pháp luật và hình thức triển khai.
Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, Thái Sơn phát triển phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice không chỉ đáp ứng yêu cầu của Bộ Tài chính, Tổng Cục thuế mà còn đưa ra giải pháp tối ưu cho bài toán của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Thái Sơn luôn sẵn sàng giải đáp và trực tiếp giúp đỡ doanh nghiệp giải quyết các vướng mắc khi triển khai hóa đơn điện tử.
Để được tư vấn thêm về E-Invoice, Quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 - Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn