Một nhân viên kế toàn hàng ngày phải quản lý hàng tá hóa đơn, chứng từ, sổ sách của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi kế toán phải có một quy trình khoa học để sắp xếp, lưu trữ hóa đơn chứng từ sao cho dễ dàng tìm kiếm và tiết kiệm thời gian. Để giúp cho việc quản lý hóa đơn được thuận tiện và hiệu quả Bộ tài chính đã bạn hành Quyết định số 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

1. Hóa đơn điện tử xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử xác thực (hóa đơn điện tử có mã xác thực) là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực sẽ giúp tạo ra sự thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, đồng thời rút ngắn thời gian do việc lập, gửi, nhận hóa đơn thông qua các phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử xác thực - một loại hóa đơn mới mang lại nhiều hiệu quả thiết thực.

Để có hóa đơn điện tử xác thực, khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp gửi hóa đơn cho cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử để xác nhận rồi mới chuyển cho khách hàng qua mạng Internet.
Theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 23/6 thì thời gian thực hiện thí điểm sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế là từ tháng 6/2015 đến hết tháng 12/2016. Theo đó, việc thí điểm sẽ được áp dụng cho 200 doanh nghiệp thuộc Cục Thuế Hà Nội và Cục Thuế Tp Hồ Chí Minh quản lý. Trong đó, có 3 doanh nghiệp áp dụng thí điểm hoá đơn điện tử có mã xác thực theo mô hình xác thực phân tán, 197 doanh nghiệp còn lại áp dụng thí điểm theo mô hình xác thực tập trung. Tuy mới chỉ được áp dụng trong thời gian ngắn nhưng hóa đơn điện tử xác thực đã cho ta thấy được nhiều ưu điểm vượt trội so với hóa đơn thường.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn điện tử xác thực mang lại nhiều lợi ích cho việc quản lý hóa đơn

Quản lý hóa đơn đã trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết khi có hóa đơn điện tử xác thực. Thay vì phải mất nhiều thời gian chuẩn bị giấy tờ liên quan cũng như thực hiện đầy đủ các công đoạn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế thì khi sử dụng hóa đơn điện tử người dùng có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày. Điều này, sẽ tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính.
Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử sẽ đảm bảo được độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn bởi quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo. Hơn nữa, hóa đơn điện tử xác thực sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.

Hóa đơn điện tử xác thực tích hợp giải pháp bảo mật, chống làm giả hóa đơn.

Theo quy định của Tổng cục Thuế, hiện nay khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử xác thực sẽ không phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa, bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi doanh nghiệp gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực. Việc này đã giảm thiểu được rất nhiều công sức và thời gian cho bộ phận kế toán.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử xác thực còn cho phép người dùng gửi hóa đơn cho khách hàng bằng nhiều hình thức khác nhau thông qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, gửi hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file zip. Với việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu bớt các thủ tục hành chính mà còn góp phần thúc đẩy phát triển thương mại điện tử, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp triển khai thương mại điện tử có thể hoàn thiện quá trình kinh doanh từ mua bán điện tử, xuất hóa đơn điện tử, thanh toán điện tử… 
Có thể nói, hóa đơn điện tử xác thực mới được đi vào sử dụng trong thời gian ngắn, nhưng đã bộc lộ được hết tính năng ưu việt của mình và nhận được sự phản hồi tích cực từ phía người dùng. Do đó, Bộ tài chính cũng như các cơ quan khác cũng khuyến khích những đơn vị đang sử dụng khối lượng lớn hoá đơn giấy, những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, viễn thông, điện lực, hàng không… sớm triển khai áp dụng hình thức hoá đơn điện tử để trong tương lại không xa, hóa đơn điện tử sẽ trở thành xu hướng tất yếu của thời đại.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice

Từ những lợi ích cụ thể mà hóa đơn điện tử xác thực mang lại, Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn - một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực đã xây dựng thành công giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-INVOICE, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.

Phần mềm Einvoice quản lý xuất hóa đơn điện tử xác thực.
 

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…
Ngoài ra, để nhận được những tư vấn chính xác nhất và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/