Sử dụng hóa đơn điện tử là một xu thế tất yếu khi nền công nghệ phát triển đặc biệt là trong bối cảnh hiện nay, tuy nhiên có rất nhiều các trường hợp cần đến hóa đơn giấy.
Bài viết hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy theo quy định của Pháp luật, hy vọng bài viết sẽ giúp ích được nhiều cho các bạn.

Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định của Pháp Luật?

1. Tại sao lại phải in hóa đơn điện tử?

Tại sao phải in hóa đơn điện tử? Sau khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân doanh nghiệp (theo quy định) được ban hành tới nay đã được phổ biến và chuyển đổi nhanh chóng. Việc sử dụng hóa đơn điện tử lại rất nhiều lợi ích tuy nhiên vẫn có rất nhiều trường hợp chúng ta cần phải in hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát cũng như công tác điều tra của Cơ quan chức năng.  
>>  Lợi ích của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
In hóa hóa đơn điện tử nhằm:

• Chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm phục vụ việc phân phối, bán hàng
• Phục vụ quá trình lưu thông hàng hóa trên đường, giúp việc kiểm tra giám sát của cơ quan chức năng được thuận tiện hơn.
• In theo yêu cầu của khách hàng
• In hóa đơn phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán
• Phục vụ công tác điều tra trong các vụ án

2. Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định của Pháp Luật?

In hóa đơn điện tử như thế nào? Chắc hẳn rất nhiều bạn sẽ bỡ ngỡ khi lần đầu thực hiện in hóa đơn điện tử. Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định của Pháp Luật trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice sẽ giúp bạn.
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử  E-invoice

Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử  E-invoice.

Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi

Vào mục “Danh sách hóa đơn xem nhanh” hoặc “Danh sách hóa đơn điện tử” để tìm kiếm hóa đơn điện tử cần in.
Nếu ở mục “Danh sách hóa đơn xem nhanh” thì nhập “số hóa đơn”, “bên mua” hoặc “số biên” vào ô tìm kiếm (có thể nhập 1 hoặc cả 3 thông tin), sau đó ấn nút tìm kiếm (biểu tượng kính lúp) để thực hiện tìm kiếm.

Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi ở mục danh sách xem nhanh.

Nếu ở mục “Danh sách hóa đơn điện tử” thì nhập vào mục “Số hóa đơn” và “Tên đối tác”  (có thể nhập 1 trong hai thông tin hoặc cả 2 thông tin để tìm kiếm nhanh hơn), sau đó ấn nút tìm kiếm để thực hiện tìm kiếm nhanh hơn.

Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi ở mục “Danh sách hóa đơn điện tử”

Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi

Sau khi chọn được hóa đơn điện tử cần in nhấp chuột vào biểu tượng máy in để thực hiện in chuyển đổi hóa đơn điện tử.
>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 4: Xác nhận lệnh in

Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in, ấn xác nhận lệnh in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Bước 5: Nhận hóa đơn điện tử được in chuyển đổi từ máy in

Nhận hóa đơn điện tử được in chuyển đổi từ máy in tuy nhiên để hóa đơn có giá trị pháp lý cá nhân đại diện theo pháp luật phải thực hiện ký và đóng dấu theo quy định. 
Trong trường hợp bạn muốn in hóa đơn điện tử vừa mới tạo lập và xuất hóa đơn xong bạn cần thực hiện các bước xác nhận và nhập mã để có thể in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy ngay  mà không cần phải tìm kiếm.

3. In hóa đơn điện tử cần lưu ý gì?

Cách in hóa đơn điện tử không khó tuy nhiên khi in hóa đơn điện tử cần thực hiện đúng theo quy định của Pháp luật để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và duy nhất.

Những lưu ý khi thực hiện in hóa đơn điện tử 

Khi thực hiện in hóa đơn điện tử các bạn cần lưu ý:

• In hóa đơn điện tử chỉ được thực hiện 01 lần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy.
• Hóa đơn được in phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc: Hoá đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn.
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy: có dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
• Chứng từ giấy sau khi in phải có chữ ký, họ tên, đóng dấu của người chịu trách nhiệm pháp lý của người bên bán để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn điện tử sau khi in.

Qua bài viết “Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định của Pháp Luật?” chúng tôi hy vọng có thể giúp các bạn thực hiện in hóa đơn điện tử một cách dễ dàng nhanh chóng trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Để được tư vấn và thực hiện các thao tác làm việc với hóa đơn điện tử tốt nhất xin vui lòng liên hệ cho chúng tôi theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Điện thoại: 024 3754 5222
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.