Theo thông tư 32 /2011/TT-BTC có quy định rõ về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Những điều kiện mà doanh nghiệp phải đáp ứng để có thể sử dụng hóa đơn điện tử gồm những điều kiện gì? Vẫn còn là thắc mắc của rất nhiều doanh nghiệp tổ chức muốn khởi tạo hóa đơn điện tử. Cùng tìm hiểu câu trả lời qua bài viết sau đây!

1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?

Trước khi đi vào các điều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp tổ chức cần nắm qua các thông tin về khởi tạo hóa đơn điện tử. Nói một cách đơn giản thì khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn. Sử dụng hóa đơn điện tử dưới định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử. Các loại hóa đơn điện tử thiết lập xong sẽ được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định sau đó.
Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:

• Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
• Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
• Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
• Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
• Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử.

2. Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử

Với doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải có trách nhiệm thông báo cho người mua, khách hàng về định dạng của hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, doanh nghiệp, tổ chức có trách nhiệm giải thích hướng dẫn cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán mà người mua. Trong đó phải giúp khách hàng hiểu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua. Hoặc tổ chức doanh nghiệp thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua.
Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và các đơn vị có liên quan  phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó. Trường hợp thông qua tổ chức trung gian thì cần thêm các thỏa thuận với bên trung gian để đảm bảo tính minh bạch.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Giải pháp giảm phí hiệu quả cho doanh nghiệp.

3. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn

Sau khi nắm được các thông tin về khởi tạo hóa đơn và các nguyên tắc khởi tạo hóa đơn, doanh nghiệp tổ chức cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện trong Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định như sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Như vậy, các điều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử không quá phức tạp. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn không chỉ đáp ứng yêu cầu của Tổng cục Thuế mà còn phù hợp các quy định trong thông tư nghị định đã ban hành. Ngoài ra, khi doanh nghiệp tổ chức sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn còn được đáp ứng đa dạng lĩnh vực, mô hình kinh doanh và quy mô của khách hàng. Bên cạnh các tính năng ưu việt, E-Invoice còn được đánh giá cao bởi giao diện thân thiện, dễ sử dụng và dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp 24/7.
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và quá trình triển khai, Quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 - Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/