5 bước để doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử

Ngày đăng: 14:40 - 24/06/2019 Lượt xem: 150 Cỡ chữ

Triển khai hóa đơn điện tử như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất, các bước triển khai hóa đơn điện tử cụ thể ra sao là những thắc mắc thường gặp của các doanh nghiệp trong quá trình tìm hiểu và bắt đầu triển khai hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết những câu hỏi trên.

>>> Nguyên tắc & cách thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử

>>> Chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế vào thời điểm nào và với hình thức ra sao?

Doanh nghiệp bắt đầu triển khai hóa đơn điện tử như thế nào?

Để áp dụng hóa đơn điện tử trong quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần thực hiện 5 bước sau đây:

  • Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử
  • Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
  • Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
  • Lập hóa đơn mẫu và ký số
  • Chờ quyết định của cơ quan thuế

1. Tìm nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử

Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu, quyết định sự hiệu quả mà hóa đơn điện tử mang lại cho hoạt động tổng thể của doanh nghiệp. Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp sẽ đảm bảo quá trình sử dụng hóa đơn điện tử ổn định, ít gặp phải những vấn đề không mong muốn.

Khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên tìm hiểu các đơn vị có bề dày kinh nghiệm triển khai, thâm niên hoạt động lâu năm bởi những đơn vị này thường có năng lực công nghệ, đảm bảo chất lượng phần mềm hóa đơn điện tử, giàu kiến thức triển khai nghiệp vụ kế toán cũng như hiểu biết rộng về nhiều lĩnh vực kinh doanh.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên quan tâm tới yếu tố dịch vụ hỗ trợ, giải đáp của nhà cung cấp để đảm bảo khi có vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được khắc phục nhanh chóng, tránh gây ảnh hưởng tới quá trình kinh doanh, buôn bán.

2. Lập quyết định áp dụng hoá đơn điện tử

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tiến hành gửi mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Biểu mẫu ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Biểu mẫu ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

3. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử:

Tiếp theo, doanh nghiệp cần  lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo biểu mẫu BM02 Thông tư 32/2011/BTC, gửi cho Cơ quan Thuế thông qua cổng thông tin điện tử theo mẫu dưới đây

Biểu mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Biểu mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

4. Lập hóa đơn mẫu và ký số vào hóa đơn mẫu

Sau khi lập thông báo phát hành, doanh nghiệp cũng cần tạo hóa đơn mẫu đối với trường hợp thông báo lần đầu, tiến hành ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

5. Chờ quyết định của cơ quan thuế

Cuối cùng, doanh nghiệp chỉ cần chờ quyết định của cơ quan thuế. Sau 2 ngày gửi hóa đơn mẫu và thông báo phát hành, không có phản hồi của cơ quan thuế, doanh nghiệp được quyền sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Như vậy để triển khai hóa đơn điện tử đảm bảo hiệu quả và chất lượng, doanh nghiệp cần làm tốt ngay từ những bước đầu tiên. Lựa chọn áp dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là lựa chọn đáng tin cậy và là bước đi vững chắc đầu tiên trong việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được Tổng cục Thuế chứng nhận đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết về hóa đơn phù hợp với mọi doanh nghiệp.

Không chỉ vậy, E-Invoice còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp như quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán, thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu doanh nghiệp, hỗ trợ truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa các chi nhánh khác nhau, tích hợp với các phần mềm hệ thống có sẵn tại doanh nghiệp.

E-Invoice là đối tác của nhiều doanh nghiệp lớn trong nước

E-Invoice là đối tác của nhiều doanh nghiệp lớn trong nước

Với 5 trung tâm hỗ trợ khách hàng tại các thành phố lớn trên toàn quốc,E-Invoice và Thái Sơn luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc, khó khăn trong quá trình sử dụng, đồng thời hỗ trợ 24/7 tất cả các vấn đề kỹ thuật phát sinh của doanh nghiệp để đảm bảo hệ thống hóa đơn điện tử luôn vận hành trơn tru nhất.

Để biết thêm thông tin về E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn
Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222

Website: https://einvoice.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/einvoicevn/

>>> Doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng bằng cách nào?​

>>> Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu khi chuyển sang chứng từ giấy không?