Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là một trong những vấn đề gây nhức nhối không chỉ đối với cơ quan Thuế mà còn với doanh nghiệp trong nước. Sự ra đời và phát triển mạnh mẽ của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chính là giải pháp hiệu quả đẩy lùi tình trạng này.

1. Thế nào là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

Trước khi hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được đưa vào sử dụng, hóa đơn giấy là hình thức hóa đơn duy nhất trong kinh doanh sản phẩm, dịch vụ. Tuy nhiên việc sử dụng hóa đơn truyền thống như hóa đơn đặt in, tự in thường khá dễ dàng, không có sự kết nối dữ liệu về hóa đơn với cơ quan Thuế.
Điều này vô tình tạo điều kiện cho một số doanh nghiệp lợi dụng tạo hóa đơn giả, hóa đơn bất hợp pháp nhằm mục đích được khấu trừ, hoàn khống thuế GTGT hoặc rút tiền thanh toán từ ngân sách nhà nước.

Hóa đơn giấy đặt in, tự in có thể bị lợi dụng để tạo hóa đơn giả.

Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định rõ các trường hợp cụ thể được coi là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp bao gồm:

• Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
• Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.
• Hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).

Việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hàng năm gây thất thu hàng tỷ đồng tiền Thuế và ngân sách nhà nước, tạo ra gian lận thương mại và ảnh hưởng lớn đến nền kinh tế nói chung. Không chỉ vậy, hóa đơn bất hợp pháp còn tạo ra cạnh tranh thiếu lành mạnh giữa các doanh nghiệp, ảnh hưởng tới các doanh nghiệp kinh doanh chân chính, tuân thủ pháp luật.
Để cải thiện tình trạng trên, chính phủ đã đưa ra Nghị định 119/2018/NĐ-CP nhằm thúc đẩy doanh nghiệp trong nước chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, loại bỏ những hạn chế tồn đọng của hóa đơn truyền thống.Theo đó, doanh nghiệp bắt buộc hoàn thành quá trình chuyển đổi từ nay tới trước ngày 1/11/2020.

2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Sự ra đời của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã giải quyết triệt để việc lợi dụng những bất cập của hóa đơn giấy truyền thống. Đặc biệt, hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế với những lợi ích vượt trội khiến việc làm giả hóa đơn, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp gần như không khả thi.
Thứ nhất, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có tính bảo mật rất cao vì sử dụng chữ ký số của người bán, đồng thời được Tổng cục Thuế cấp mã xác thực và số xác thực riêng biệt cho từng hóa đơn. Chữ ký số của người bán được đăng ký, xác minh với Tổng cục Thuế nên khó có khả năng bị làm giả. Trong khi đó, mã xác thực và số xác thực của hóa đơn là chuỗi ký tự đã mã hóa, được tạo và cung cấp duy nhất bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Điều này khiến cho việc tạo hóa đơn giả và sử dụng hóa đơn bất hợp pháp gần như không khả thi.
Không chỉ vậy, phần mềm hóa đơn điện tử được cung cấp bởi các đơn vị uy tín thường mang những tính năng bảo mật vô cùng cao, đảm bảo độ chính xác và an toàn tuyệt đối. Ví dụ, một số phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng chỉ phân quyền đăng nhập và sử dụng hóa đơn với những người nhất định, chỉ khi đăng nhập mới có thể chỉnh sửa thông tin hóa đơn. Vì vậy, hóa đơn xuất ra cũng được đảm bảo bảo mật tuyệt đối.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bên cạnh đó, nếu lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán sẽ lập hóa đơn và gửi cho hệ thống của cơ quan Thuế. Sau khi nhận được hóa đơn, cơ quan Thuế sẽ cấp một mã số duy nhất gắn lên hóa đơn điện tử đó. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tiếp đó sẽ được gửi cho người mua dưới dạng điện tử, hóa đơn chuyển đổi hoặc in ra bản thể hiện hóa đơn điện tử. Chỉ những hóa đơn hợp lệ, hợp pháp mới được Tổng cục Thuế cho phép phát hành, vì vậy có thể căn cứ vào quá trình tra cứu thông tin hóa đơn trên Tổng cục Thuế để quyết định một hóa đơn là thật hay giả, và có đảm bảo đủ giá trị pháp lý hay không.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể đẩy lùi vấn nạn sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Ngoài việc hạn chế tối đa khả năng làm giả hóa đơn, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế còn mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp như tiết kiệm thời gian, thủ tục hành chính, giảm thiểu chi phí in ấn, phát hành và bảo quản hóa đơn, giảm thiểu khả năng thất lạc hóa đơn….

3. Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử nào uy tín?

Để đảm bảo tính bảo mật và ổn định, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín.
Là một trong những đơn vị tiên phong tại Việt Nam trong lĩnh vực hóa đơn điện tử, công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice nhằm đưa ra giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu cho doanh nghiệp. Không chỉ cung cấp khả năng tạo lập, xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, E-Invoice còn đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ, cung cấp nhiều tính năng ưu việt.

Hóa đơn điện tử E-Invoice được chứng nhận chất lượng bởi Tổng cục Thuế. 

Những tính năng vượt trội nhất của E-Invoice có thể kể đến là quy trình tạo lập và gửi nhận hóa đơn khép kín, quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán, hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh, cho phép tích hợp với CRM, ERP sẵn có tại doanh nghiệp… Đặc biệt, E-Invoice còn cho phép doanh nghiệp xác thực hóa đơn trực tuyến, hạn chế tối đa khả năng hóa đơn bị làm giả.
E-Invoice tự hào đã và đang là người bạn đồng hành góp phần tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động và của nhiều doanh nghiệp trong nước. Nổi bật trong đó là những tên tuổi lớn như Grab, Unicharm, Honda, CJ CGV, Lotte, Golden Gate…
Để biết thêm thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn