Ngày 23/6/2015, Bộ Tài chính đã có Quyết định số 1209/QĐ-BTC bàn hành Quy định về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Hà Nội, thời gian thực hiện thí điểm từ tháng 06/2015 đến hết tháng 12/2016.

Là đơn vị được Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh cho phép sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, Công ty Vàng bạc Đá quý Sài Gòn – SJC đã lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-INVOICE của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, để triển khai áp dụng cho đơn vị mình. Ngày 22/02/2016, Công ty Thái Sơn đã cử các cán bộ kỹ thuật xuống trực tiếp tại doanh nghiệp để tập huấn sử dụng phần mền Hóa đơn điện tử xác thực Einvoice cho bộ phận kế toán tại văn phòng Công ty SJC.

Công ty Vàng bạc Đá quý Sài Gòn – SJC

Công ty TNHH một thành viên Vàng bạc Đá quý Sài Gòn – SJC (Saigon Jewelry Company Limited) là tập đoàn kinh doanh đa ngành trong đó sản xuất, kinh doanh vàng và trang sức là ngành kinh doanh chính, bên cạnh đó là địa ốc, đầu tư tài chính và dịch vụ. Mô hình công ty gồm có công ty mẹ, 23 chi nhánh, 6 công ty con và 6 công ty liên kết, 13 doanh nghiệp có vốn đầu tư. Mạng lưới kinh doanh phân phối gồm hơn 200 cửa hàng, 43 đại lý chính thức, trên 3.000 cửa hàng liên kết bán lẻ toàn quốc. Bên cạnh đó, SJC còn có một xí nghiệp sản xuất nữ trang tập trung, xuất xưởng hơn 500.000 sản phẩm/ năm. Với cam kết sẽ cung ứng cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ hàng đầu trong kinh doanh vì lợi ích của khách hàng và vì sự phát triển của SJC.

Việc triển khai hóa đơn điện tử xác thực đã góp phần nâng cao thêm chất lượng dịch vụ khách hàng, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp. Do tất cả các hóa đơn đều được khởi tạo, lập, gửi, nhận thông qua phương tiện điện tử, khách hàng không phải mất thời gian chờ đợi lấy hóa đơn như trước đây. Đồng thời, sẽ loại bỏ được nguy cơ mất, hỏng, cháy hóa đơn, qua đó, góp phần hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, thúc đẩy phát triển thương mại điện tử của doanh nghiệp.

Mô hình triển khai: Triển khai theo mô hình tích hợp với các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp

Yêu cầu của dự án:

• Tích hợp với phần mềm với phần mềm kế toán nội bộ để lấy thông tin xuất hóa đơn, tránh sai sót và giảm bớt các thao tác cho kế toán.
• Thiết lập quy trình khởi tạo mẫu, phát hành, lập hóa đơn và quy trình, gửi/ nhận mã xác thực trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp.
• Thiết kế mẫu hóa đơn riêng, có logo của doanh nghiệp.
• Xây dựng hệ thống gửi hóa đơn qua email và quản lý tình hình gửi hóa đơn cho khách hàng.

Kết quả đạt được sau khi triển khai hóa đơn điện tử xác thưc:

• Tích hợp thành công với phần mềm kế toán tại doanh nghiệp, hỗ trợ việc lập in hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác.
• Xây dựng thành công hệ thống gửi hóa đơn qua email và quản lý tình hình gửi hóa đơn cho khách hàng.
• Giảm thiểu chi phí in ấn, chi phí bưu điện gửi, bảo quản, lưu trữ hoá đơn… so với sử dụng hoá đơn giấy, từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
• Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giảm thiểu công việc cho bộ phận kế toán.
• Việc lập, gửi/nhận hóa đơn cho khách hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua các phương tiện điện tử mà không phải gửi hóa đơn qua đường bưu điện hoặc nhà vận chuyển, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
• Giảm rủi ro mất, cháy hóa đơn và các khoản phạt liên quan từ cơ quan thuế.