Nắm được chủ trương “phủ sóng” hóa đơn điện tử của Chính Phủ, Công ty TNHH YKK Việt Nam đã nghiên cứu và lựa chọn ThaisonSoft là đối tác đồng hành triển khai hóa đơn điện tử E-invoice.

1. Đôi nét về Công ty TNHH YKK Việt Nam

Được thành lập bởi Tadao Yoshida tại Tokyo vào năm 1934, trải qua quá trình 86 năm phát triển và hiện diện tại 71 quốc gia, YKK nay đã trở thành “gã khổng lồ” Nhật Bản trong lĩnh vực sản xuất khóa kéo.
Nằm trong chiến lược mở rộng thị trường đầu tư trên thế giới, năm 1998, nhà sản xuất khóa kéo lớn nhất chính thức đặt chân vào Việt Nam. YKK Việt Nam mang tầm nhìn và triết lý kinh doanh của nhà sáng lập Yoshida: “Không ai phồn vinh nếu không giúp ích cho người khác”.

Tập đoàn YKK - “Gã khổng lồ” trong sản xuất khóa kéo.

Với mong muốn thực hiện sứ mệnh của tập đoàn YKK và hướng tới mục tiêu trở thành thương hiệu tin cậy, chất lượng, YKK Việt Nam luôn chú trọng việc ứng dụng thành tựu của công nghệ nhằm “trợ lực” cho doanh nghiệp, nâng cao khả năng cạnh tranh, gia tăng lợi ích cho khách hàng.

2. ThaisonSoft - Đối tác đồng hành triển khai hóa đơn điện tử

Trong quá trình vận hành, YKK Việt Nam nhận thấy sự bất cập trong phương thức quản lý, quy trình làm việc truyền thống. Với số lượng hóa đơn lên tới 6000 - 7000 hóa đơn/tháng, việc ghi chép, quản lý, lưu trữ thủ công không những mất thời gian, tốn kém chi phí mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro.
Nếu không kịp thời cải tiến, thay đổi, đây sẽ là “rào cản” trên con đường thực hiện mục tiêu phát triển. Đồng thời, trong bối cảnh làn sóng “số hóa” bùng nổ, công nghệ phát triển từng ngày, từng giờ, môi trường kinh doanh biến động liên tục, nếu không “bắt kịp” xu hướng, doanh nghiệp sẽ bị “tụt hậu” lại phía sau.
Vì vậy, ngay sau khi nắm được chủ trương “phủ sóng” hóa đơn điện tử của Chính Phủ và nhận thấy những lợi ích thiết thực của hóa đơn điện tử mang lại, YKK Việt Nam đã nhanh chóng nghiên cứu để triển khai.

YKK Việt Nam lựa chọn ThaisonSoft làm đối tác đồng hành để triển khai hóa đơn điện tử.

Biết đến Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (THAISONSOFT) là đơn vị có bề dày kinh nghiệm triển khai hóa đơn điện tử cho nhiều thương hiệu FDI lớn, YKK Việt Nam đã quyết định lựa chọn THAISONSOFT làm đối tác đồng hành và triển khai phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

3. Thách thức lớn đặt ra trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử

Là một doanh nghiệp có khối lượng dữ liệu lớn, hệ thống của YKK Việt Nam phải xử lý nhiều giao dịch tại cùng một thời điểm, phần mềm hóa đơn điện tử cần đảm bảo tính sẵn sàng, kịp thời để quá trình hoạt động luôn được thông suốt, ổn định.
Hệ thống của YKK Việt Nam đẩy dữ liệu qua cơ sở dữ liệu trung gian, đòi hỏi ThaisonSoft phải xây dựng chương trình tiếp nhận đáp ứng cho tất cả các thông tin dữ liệu.
Mặt khác, đặc thù của YKK là sở hữu và kiểm soát toàn bộ chuỗi cung ứng khép kín và chặt chẽ đến từng “milimet”, mọi sai sót trong khâu vận hành cần được “triệt tiêu”. Vì vậy, các yêu cầu về tính an toàn, bảo mật dữ liệu của “đại gia kín tiếng” YKK Việt Nam cũng khắt khe hơn. Với khó khăn đó, ThaisonSoft liệu có chinh phục được “ông trùm kéo khóa” YKK Việt Nam?

3. Chinh phục YKK Việt Nam với phương châm “Tin cậy - Tận tình - Chuyên nghiệp”

Trước những thách thức lớn trong quá trình triển khai, ngay từ khi tiếp nhận dự án, các chuyên gia của ThaisonSoft nhanh chóng bắt tay vào nghiên cứu, phân tích để tìm được phương án đáp ứng phù hợp nhất với yêu cầu của khách hàng.
Tuy gặp không ít trở ngại nhưng với kinh nghiệm triển khai cho nhiều thương hiệu quy mô lớn nhỏ, chỉ sau một thời gian ngắn, E-invoice đã được cài đặt thành công và tương thích với hệ thống của YKK Việt Nam.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, YKK Việt Nam tiết kiệm được đáng kể chi phí về in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn. Các vấn đề bất cập về chi phí, rủi ro khi sử dụng hóa đơn giấy được giải quyết triệt để, các thông tin, dữ liệu được tối đa bảo mật nhờ vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013. Đây là “chìa khóa vàng” để nâng cao sức cạnh tranh của YKK Việt Nam trên thị trường.
Trong quá trình giao dịch, khách hàng có thể nhận được hóa đơn qua email ngay sau thời điểm thực hiện xuất hóa đơn. Ngoài ra, YKK Việt Nam có thể cấp mã tra cứu để khách hàng, đối tác lên website tra cứu, xem và tải hóa đơn thuận tiện, nhanh chóng. Yếu tố này đóng vai trò quan trọng giúp YKK Việt Nam “ghi điểm” trong mắt khách hàng, đối tác.
Mặc dù quy mô của YKK Việt Nam ngày càng mở rộng nhưng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice vẫn đảm bảo đáp ứng hoạt động trơn tru, hỗ trợ đắc lực cho toàn bộ hệ thống.

E-invoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho YKK Việt Nam.

Theo đánh giá của YKK Việt Nam, E-invoice dễ sử dụng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian. Việc theo dõi các báo cáo trên phần mềm như báo cáo bán hàng, bảng kê chứng từ hàng hóa bán ra,... dễ dàng hơn, góp phần thúc đẩy khâu quản lý hàng hóa, hoạt động sản xuất, kinh doanh thông suốt hơn.
Không chỉ mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp, nâng cao sức cạnh tranh, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng trong quá trình giao dịch với YKK Việt Nam. Đây là mục tiêu quan trọng mà YKK Việt Nam hướng tới trong chiến lược phát triển.
Đồng thời, trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghệ số lan tỏa toàn cầu như hiện nay, việc chuyển đổi từ phương thức quản lý truyền thống sang áp dụng công nghệ hiện đại được coi là “xu thế tất yếu”. Trong đó, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice sẽ đặt “nền móng” vững chắc, an toàn để YKK Việt Nam vững bước, tăng tốc nhanh hơn trên  “đường đua số hóa”.