Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm Einvoice, bao gồm các bước thực hiện, quy định pháp lý liên quan, và mẫu tờ khai theo đúng quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. 

 

Quy định pháp luật về thay đổi thông tin đăng ký HĐĐT.

 

1. Quy định về việc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

 

Chi tiết quy định về việc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử được nêu tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

 

- Các cá nhân và tổ chức kinh tế nói chung, có hai cách thức để thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Thứ nhất, tổ chức kinh tế cần gửi Tờ khai theo Mẫu số 01/ĐKTĐ- hóa đơn điện tử Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mà mình đang sử dụng. Thứ hai, tổ chức kinh tế có thể tự thực hiện thủ tục thay đổi tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ (Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế). Riêng trường hợp cá nhân, tổ chức kinh tế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử thì thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 16 của Nghị định này.

 

- Về việc phản hồi kết quả, sau khi tiếp nhận tờ khai, cơ quan thuế sẽ phản hồi về đăng ký thay đổi của doanh nghiệp bằng cách gửi thông báo trực tiếp đến doanh nghiệp hoặc thông tin tới tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này.

 

- Cá nhân và tổ chức kinh tế nói chung phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành đồng thời tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa đem sử dụng (nếu có), ngay khi được cơ quan thuế chấp nhận thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Chi tiết cách thức và trình tự tiêu hủy được quy định tại Điều 27 của Nghị định này.

 

- Hàng tháng, cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ tiến hành rà soát những đối tượng thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ. Nếu các đối tượng này cần chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì sẽ được nhận thông báo, đồng thời phải thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

 

- Định kỳ, cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát các doanh nghiệp nằm trong diện đang sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng cần chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho doanh nghiệp theo mẫu số 01/TB-KTT IB. Sau khi nhận được thông báo, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo hướng dẫn. 

 

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

 

Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

 

2. Mẫu tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

 

Căn cứ quy định tại Khoản 4, Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ: Các cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và các tổ chức khác thực hiện thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

 

Về cách thức, các cá nhân và tổ chức kinh tế nói chung, gửi tờ khai theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Cụ thể, đối với khách hàng sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử Einvoice thì làm theo hướng dẫn chi tiết ở mục 2 của bài viết này.

 

Dưới đây là văn bản trích dẫn Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT về việc đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

 

Mẫu số: 01/ĐKTĐ-HĐĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 TỜ KHAI

Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

 

□ Đăng ký mới

□ Thay đổi thông tin

 

Tên người nộp thuế:

.............................................................................................................

Mã số thuế:

.............................................................................................................

Cơ quan thuế quản lý:

.............................................................................................................

Người liên hệ:

...........................................

Điện thoại liên hệ:..............................

Địa chỉ liên hệ:

...........................................

Thư điện tử:........................................

Theo Nghị định số………/2020/NĐ-CP ngày... tháng... năm 2020 của Chính phủ, chúng tôi/tôi thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử. Chúng tôi/tôi đăng ký/thay đổi thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

1. Hình thức hóa đơn:

□ Có mã của cơ quan thuế □ Không có mã của cơ quan thuế

2. Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử:

a. □ Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền dịch vụ theo khoản 1 Điều 14 của Nghị định:

□ Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn. □ Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

b. □ Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

□ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế (điểm b1, khoản 3, Điều 22 của Nghị định). □ Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (điểm b2, khoản 3, Điều 22 của Nghị định).

3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử:

□ Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn. □ Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (điểm a1, khoản 3, Điều 22 của Nghị định).

4. Loại hóa đơn sử dụng:

□ Hóa đơn GTGT □ Hóa đơn bán hàng □ Hóa đơn bán tài sản công □ Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia □ Các loại hóa đơn khác □ Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

5. Danh sách chứng thư số sử dụng:

STT

Tên tổ chức cơ quan chứng thực/cấp/công nhận chữ ký số,          chữ ký điện tử

Số sê-ri chứng thư

Thời hạn sử dụng chứng thư số

Hình thức đăng ký (Thêm mới, gia hạn, ngừng sử dụng)

Từ ngày

Đến ngày

6. Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn

STT

Tên loại hóa đơn ủy nhiệm

Ký hiệu mẫu hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn ủy nhiệm

Tên tổ chức được ủy nhiệm

Mục đích ủy nhiệm

Thời hạn ủy nhiệm

Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm

1

2

3

4

5

6

7

8

 

Chúng tôi cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung nêu trên và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật./.

……, ngày…….. tháng….. năm…..  NGƯỜI NỘP THUẾ   (Chữ ký số người nộp thuế)

Tải xuống mẫu đăng ký/ thay đổi thông tin tại đây!

 

4 Bước thay đổi thông tin đăng ký hóa đơn điện tử.

 

3. Hướng dẫn thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm Einvoice

 

Trình tự thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm Einvoice rất đơn giản. Doanh nghiệp có thể trực tiếp khai thông tin theo mẫu mới nhất có sẵn trên phần mềm Einvoice mà không cần tải lên mẫu đã soạn thảo trong máy tính.

 

Dưới đây là 4 bước để thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, gồm:

 

Bước 1: Trong trang chủ phần mềm Einvoice, truy cập đến mục tạo mới tờ khai.

 

Cách 1:

 

 

Tại trang chủ, chọn mục [hệ thống], sau đó chọn mục [2. Thông tin doanh nghiệp]. Trong phần dưới cùng của tờ khai, tại góc bên phải, chọn [Thay đổi thông tin] có biểu tượng bút và sổ.

 

Cách 2:

 

 

Trong thanh menu trên cùng, đưa con trỏ chuột vào mục [hệ thống], sau đó đưa trỏ chuột đến phần [4. thông báo phát hành], sau đó chọn mục [4.3 Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (hóa đơn điện tử)].

 

Hai cách này đều dẫn bạn tới trang Tờ khai về thay đổi thông tin sử dụng hóa hóa đơn điện tử.

 

Bước 2: Chọn [Thêm mới] để tạo mới tờ khai

 

 

Lưu ý: Bạn không thể tạo mới tờ khai nếu hiện tại vẫn có tờ khai chưa được nộp, tức là đang ở trạng thái [Mới tạo tờ khai]. Trong trường hợp này, bạn chọn chỉnh sửa bằng cách nhấn vào biểu tượng hình chiếc bút ở đầu dòng phía bên trái.

 

Bước 3: Điền tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

 

Ở bước này, bạn điền tất cả các thông tin còn trống vào tờ khai.

 

Cách điền thông tin theo mẫu tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

 

- Các dữ liệu tự động được thêm vào là thông tin của doanh nghiệp.

 

- Các mục cố định không cho lựa chọn, là các mục không thay đổi được.

 

- Do doanh nghiệp đã có thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nên hệ thống tự động tích chọn [Thay đổi thông tin] thay vì [Đăng ký mới].

 

- Đối với hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử được chia thành 2 trường hợp:

 

• Nếu chọn có mã của cơ quan thuế thì Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tại mục 3 sẽ mặc định là chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn.

 

• Nếu chọn không có mã của cơ quan thuế thì hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử tại mục 2 mặc định là thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

 

- Trong mục 4, tích chọn vào các loại hóa đơn mà doanh nghiệp muốn đăng ký sử dụng (có thể chọn nhiều loại).

 

- Tiếp theo, điền danh sách các chứng thư số mà doanh nghiệp muốn sử dụng. Trường hợp doanh nghiệp muốn thêm chữ ký số thì chọn dấu [+] màu xanh, hoặc xóa chữ ký số thì chọn dấu [-] màu đỏ.

 

- Cuối cùng, điền ngày, tháng, năm làm tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

 

Bước 4: Nộp tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

 

 

Sau khi hoàn tất thông tin cần điền, ấn vào nút [Ghi] màu xanh, ở cuối đơn để lưu. Ấn [Gửi tờ khai] để nộp tờ khai.

 

Trường hợp bạn cần lưu tạm và chỉnh sửa lại sau đó, thì chỉ cần chọn [Ghi], chứ không chọn [Gửi tờ khai].

 

Như vậy là bạn đã hoàn tất việc gửi tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử cho Cơ quan thuế.

 

Lưu ý:

 

- Bạn có thể xem lại tờ khai bằng cách ấn vào [Xem tờ khai] ở phía cuối đơn. Hoặc xem tờ khai khi ở ngoài mục danh sách các Tờ khai bằng cách ấn vào biểu tượng hình [tờ giấy và tìm kiếm] tại đầu dòng của tờ khai cần xem.

 

- Trong phần [Xem tờ khai] có thêm tính năng [In] và [Tải], bạn có thể thực hiện các hành động này nếu có nhu cầu.

 

Trên đây là hướng dẫn chi tiết các bước thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp vui lòng đọc kỹ hướng dẫn để hoàn tất thủ tục thay đổi thông tin được nhanh chóng và thành công.

 

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

 

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/