Xử lý hóa đơn đầu vào sai tên công ty như thế nào? Tùy từng trường hợp của hóa đơn đầu vào khác nhau và căn cứ theo quy định của Pháp luật sẽ xử lý theo cách khác nhau. Hóa đơn chứng từ đúng và hợp lệ sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ kế toán, chính xác, trung thực giúp tránh được những rủi ro bị phạt tài chính.

Xử lý hóa đơn đầu vào sai tên công ty như thế nào?

1. Hóa đơn đầu vào là gì và các dạng của hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào hay còn gọi là hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức. Hóa đơn đầu vào là căn cứ quan trọng để khấu trừ thuế theo quy định.
Các chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào thường có:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ các danh mục, các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo có ghi chi tiết các danh mục hàng hóa mua vào.
• Phiếu nhập kho: sử dụng với hàng hóa mua vào
• Phiếu thu, biên lai: ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
• Biên bản thanh thanh lý hợp đồng mua bán 

Các dạng của hóa đơn đầu vào có thể là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng hoặc một số loại hóa đơn đầu vào khác như: tem phiếu thu tiền; chứng từ thu phí; phiếu thu tiền cước vận chuyển, thẻ các loại vé, …
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào từ năm trước chưa kê khai.

2. Xử lý hóa đơn đầu vào sai tên công ty như thế nào

Để xử lý hóa đơn đầu vào sai tên công ty, kế toán cần dựa trên quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ và kế toán thuế. Căn cứ pháp lý xử lý hóa đơn đầu vào sai tên công ty dựa trên quy định tại:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 Nghị định quy định về hóa đơn chứng từ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định về hóa đơn chứng từ.

2.1 Xử lý hóa đơn đầu vào sai tên công ty

Căn cứ theo Quy định tại Khoản 2, Điều 19, Nghị Định 123/2020/NĐ-CP quy định việc xử lý sai tên, địa chỉ công ty như sau:
“2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.”
Bên cạnh đó tại Khoản 2, Điều 26, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập như sau:
“2. Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.”
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Bên bán tiếp nhận xử lý trường hợp hóa đơn đầu vào sai tên công ty và thông báo lên cơ quan thuế.

Như vậy, khi phát hiện ra hóa đơn đầu vào có sai tên công ty, kế toán (bên mua) thực hiện xử lý như sau:
(1) Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót.
=> Kế toán (bên mua) thông báo cho người bán về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
=> Khi này người bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định Nghị Định 123/2020/NĐ-CP trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Lưu ý: thời gian gửi chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
(2) Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
=> Kế toán (bên mua) thông báo cho người bán về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
=> Bên mua sẽ tiến hành xử lý hóa đơn sai sót
Lưu ý:
Sau khi nhận được thông báo sai sót, trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
(3) Đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập
Trường hợp sai sót về tên công ty, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế và các thông tin khác:
=> Kế toán thông báo sai sót cho bên bán
=> Các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh và lưu trữ kèm hóa đơn đã lập sai.
>> Có thể bạn quan tâm: Bộ chứng từ hóa đơn đầu vào gồm những gì?

2.2 Không xử lý hóa đơn đầu vào sai tên công ty có sao không?

Không xử lý hóa đơn đầu vào sai tên công ty doanh nghiệp dẫn đến việc hóa đơn đầu vào không hợp lệ. Do đó doanh nghiệp sẽ có thể không được xử lý khấu trừ thuế đối với hóa đơn sai phạm. Để đảm bảo việc kê khai thuế và thực hiện đúng, đủ chính xác nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp cần xử lý hóa đơn đầu vào theo quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ.
Trên đây là thông tin về việc xử lý hóa đơn đầu vào sai tên công ty như thế nào? Hy vọng sẽ giúp bạn đọc có cách xử lý hóa đơn sai sỏ hiệu quả. Trong trường hợp hóa đơn đầu vào sai tên công ty và sai cả các thông tin khác như mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế xuất… thì cần lập hóa đơn mới theo quy định tại Nghị Định 123/2020/NĐ-CP.
Ngoài ra, để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.