Hóa đơn đầu vào nước ngoài như thế nào là hợp lệ? Trong bối cảnh hội nhập, nền kinh tế mở cửa, hoạt động kinh doanh xuất - nhập khẩu ngày càng phát triển mạnh mẽ, các thủ tục, chứng từ đi kèm khi xuất - nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt là hóa đơn đầu vào, đầu ra rất quan trọng. Kế toán cần nắm được cách lấy hóa đơn đầu vào khi mua hàng từ công ty nước ngoài để được tính vào chi phí hợp lý.

Một số quy định về hóa đơn đầu vào nước ngoài.

1. Hóa đơn đầu vào nước ngoài như thế nào là hợp lệ?

Về cơ bản, hóa đơn đầu vào nước ngoài vẫn có một số nội dung chủ yếu như hóa đơn thông thường khác. Tuy nhiên, khi nhận hóa đơn đầu vào từ công ty nước ngoài, kế toán cần lưu ý một số vấn đề dưới đây:

1.1. Hóa đơn nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 11, Luật Kế toán số 88/2015/QH13, chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

Quy định về ngôn ngữ đối với hóa đơn nước ngoài.

Tại Khoản 5, Điều 5, Nghị định 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế toán sử dụng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam thì phải được dịch các nội dung chủ yếu. Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ nội dung của chứng từ kế toán được dịch từ tiếng nước ngoài. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt cần đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
Mặt khác, theo Khoản 4, Điều 5, Thông tư 156/2013/BTC, ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Vì vậy nếu sử dụng tài liệu nước ngoài thì phải dịch sang tiếng Việt, sau đó người nộp thuế ký tên, đóng dấu xác nhận và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung bản dịch.
>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn xử lý sai sót trên hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế.

1.2. Hóa đơn nước ngoài có cần đóng dấu, chữ ký không?

Tương tự như một số loại hóa đơn thông thường, hóa đơn nước ngoài (thường là hóa đơn thương mại quốc tế) cũng có một số nội dung như:

• Loại hóa đơn, số hóa đơn, thời gian lập hóa đơn.
• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ trang web, email của người bán.
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch, hình thức thanh toán của người mua.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, số tiền thuế GTGT, tổng tiền sau thuế của hàng hóa, dịch vụ.
• Chữ ký của người bán, người mua.

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 38/2015/TT-BTC:
“Trường hợp bản chụp hoặc các chứng từ do người nước ngoài phát hành bằng hình thức điện tử, thư điện tử, fax, telex hoặc các chứng từ, tài liệu do người khai hải quan, người nộp thuế phát hành thì người khai hải quan, người nộp thuế phải xác nhận, ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của các chứng từ đó.”
Như vậy, theo quy định trên, hóa đơn nước ngoài không bắt buộc phải có dấu, chữ ký.
>> Tham khảo: Một số lưu ý về hóa đơn đầu vào hàng nông sản.

2. Thời hạn xuất trình hóa đơn nước ngoài khi nhập khẩu hàng hóa

Thông tư Liên tịch đã quy định, đối với hàng nhập khẩu đang trên đường vận chuyển, để tại kho, bến, bãi, điểm tập kết, bày bán thì đơn vị sản xuất, kinh doanh phải xuất trình đầy đủ hóa đơn, chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa ngay tại thời điểm kiểm tra.

Hóa đơn nước ngoài phải xuất trình ngay tại thời điểm kiểm tra hàng hóa.

Trường hợp sau khi xuất trình giấy tờ, cơ quan kiểm tra xác định nguồn gốc hàng hóa không hợp pháp, hàng hóa sẽ bị tạm giữ để đối chiếu hồ sơ, xác minh để làm rõ nguồn gốc hàng hóa để xử lý theo quy định của pháp luật.
Hàng hóa nhập khẩu lưu thông trên thị trường không có hóa đơn, chứng từ để chứng minh, hoặc hóa đơn, chứng từ giả, chưa có giá trị sử dụng hoặc hết giá trị sử dụng,... cơ sở kinh doanh sẽ bị xử lý vi phạm.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử.

3. Điều kiện để hóa đơn nước ngoài được chấp nhận là chi phí hợp lý

Theo Khoản 10, Điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC, điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào:
“Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 Điều này.”
Mặt khác, theo Điều 4, Thông tư 96/2015 về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:
“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b. Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c. Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”
Như vậy, theo các quy định trên, hóa đơn nước ngoài được chấp nhận là chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Hai bên có hợp đồng hoặc hóa đơn phù hợp với nội dung chi phí.
• Có tờ khai hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng phù hợp với hợp đồng.
• Kê khai, khấu trừ đầy đủ thuế nhà thầu nước ngoài.
• Chi phí phát sinh phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Trên đây là một số quy định quan trọng về hóa đơn đầu vào nước ngoài. Đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất - nhập khẩu, đây là chứng từ quan trọng để chứng minh tính pháp lý của hàng hóa. Vì vậy, kế toán cần nắm được về hóa đơn nước ngoài hợp lệ và các chứng từ đi kèm để được tính vào chi phí hợp lý cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.