Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử? Có được chuyển đổi hóa đơn điện tử hay không? Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng? Tất cả sẽ được giải đáp ngay trong bài viết này.

1. Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử

Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử? Điều này xuất phát từ thực tế nhiều người dùng hóa đơn điện tử muốn chuyển đổi hóa đơn số ra bản giấy để dễ dàng lưu trữ hoặc phục vụ việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ cho hàng hóa. Do đó, họ đã lựa chọn phương thức chuyển đổi hóa đơn điện tử để thỏa mãn các nhu cầu trên.

2. Có được chuyển đổi hóa đơn điện tử hay không?

Sau khi đã giải đáp tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử, nhiều người dùng còn thắc mắc liệu có được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang văn bản giấy hay không? Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử này đã được thể hiện rất rõ trong Thông tư 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Cụ thể: 

• Người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu trình ở trong quá trình lưu thông, lưu ý rằng, chỉ được chuyển đổi 01 lần mà thôi.
• Người bán và người mua được phép tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm phục vụ mục đích chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán.

Như vậy, từ quy định trên có thể thấy rõ được lý do tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử và việc chuyển đổi hóa đơn điện tử này là hoàn toàn đúng quy định và hợp pháp.

3. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử hợp pháp

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử hợp pháp.

Nếu bạn đang thắc mắc tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử tuân theo các điều kiện chuyển đổi thì lý do là: chỉ khi hóa đơn chuyển đổi đáp ứng đủ các điều kiện chuyển đổi thì mới có thể đảm bảo tính pháp lý cho các hóa đơn chuyển đổi.
Các hóa đơn được chuyển đổi sẽ có đầy đủ giá trị pháp lý trước pháp luật khi đảm bảo được tính toàn vẹn thông tin, có ký hiệu xác nhận riêng, có chữ ký rõ ràng của người chuyển đổi.
Cụ thể, khi chuyển đổi hóa đơn điện tử thì nghiệp vụ chuyển đổi phải tuân theo đầy đủ các điều kiện sau:

• Hóa đơn được chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Hóa đơn được chuyển đổi phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang thành hóa đơn giấy. Cụ thể, các hóa đơn chuyển đổi phải kèm dòng chữ: “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” và phải ghi rõ thời gian thực hiện chuyển đổi.
• Hóa đơn điện tử được chuyển đổi phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn bản giấy.

4. Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng

Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng.

Sau khi bạn đã nắm được tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử, và biết được quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sao cho hợp pháp, bạn có thể áp dụng quy trình chuyển đổi dưới đây để việc chuyển đổi hóa đơn điện tử được nhanh chóng, dễ dàng:

• Bước 1: Bạn cần tải file hóa đơn điện tử trên hệ thống lưu trữ hóa đơn của doanh nghiệp mình về máy tính.
• Bước 2: Bạn tiến hành in file để chuyển đổi ra hóa đơn bản giấy là đã có thể hoàn thành việc chuyển đổi rồi.

Thực tế, các các doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn sử dụng những phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp như E-invoice của ThaiSonSoft để việc chuyển đổi nói chung, lập - xuất - lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng được thuận lợi hơn.
Mọi thắc mắc tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/