Trong quá trình triển khai áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần cập nhật đầy đủ các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử. Trong đó cập nhật thông tin về quy định các nội dung có trên hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp thiết lập được các mẫu hóa đơn hợp lệ và có giá trị pháp lý.

1. Quy định về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là khái niệm đã được quy định trong Khoản 1, Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Đây sẽ là tương lai của hóa đơn và thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Đặc biệt khi sử dụng hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại thông tư 32/2011/TT-BTC.

Các quy định cụ thể từ các thông tư nghị định đã ban hành.

Khi áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo nguyên tắc xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian. Mỗi hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Khoản 3, Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định về Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện như: có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử. Quan trọng hơn hết, thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

2. Căn cứ để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp luật phải tuân thủ theo nghị định 119/2019/NĐ-CP.

Theo quy định trên hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các yêu cầu sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
• Người bán sử dụng lựa chọn Hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua.
• Và trong hóa đơn điện tử phải có đầy đủ nội dung theo quy định.

Chính vì vậy, nội dung trong hóa điện tử quyết định một phần điều kiện để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý.

3. Quy định về nội dung trong hóa đơn điện tử

Tại Điều 6 trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định hóa đơn điện tử có các nội dung sau:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
đ) Tổng số tiền thanh toán;
e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

4. Quy định về ký hiệu trên hóa đơn điện tử

4.1. Mẫu số hóa đơn

Mẫu số hóa đơn điện tử thường bao gồm 11 ký tự, trong đó:

• 02 ký tự đầu tiên thể hiện loại hóa đơn (Tối đa) 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn
• 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn
• 01 ký tự tiếp theo là ký tự “/” dùng để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn
• 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

Ví dụ, mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001 sẽ được hiểu như sau:

• 01 là loại hóa đơn GTGT
• GTGT là loại hóa đơn giá trị gia tăng
• 001 là Mẫu thứ nhất

Doanh nghiệp cần thay đổi số thứ tự mẫu trong hóa đơn khi có thay đổi về một trong số tiêu chí trên mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành như một trong các nội dung bắt buộc; kích thước hóa đơn, nhu cầu sử dụng hóa đơn…..
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề dịch vụ có sử dụng tem, vé, thẻ thì bắt buộc phải ghi 3 ký tự đầu nhằm phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng.
Cụ thể:

• Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT.
• Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.

Những thông tin còn lại do doanh nghiệp tự quy định nhưng cần đảm bảo không vượt quá 11 ký tự.

Mẫu hóa đơn điện tử của một khách hàng của công ty Thái Sơn.

4.2. Ký hiệu hóa đơn    

Ký hiệu hóa đơn bao gồm 06 ký tự trong trường hợp hóa đơn sử dụng bởi các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in. Trong đó:

• 2 ký tự đầu dùng để phân biệt các ký hiệu hóa đơn
• Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong số 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;
• 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hóa đơn và hình thức hóa đơn
• Năm tạo hóa đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm. Ký hiệu của hình thức hóa đơn điện tử là E.
• Giữa hai phần được phân cách bằng ký tự “/”

Ví dụ, AA/17E thì trong đó AA là ký hiệu hóa đơn, 17 là hóa đơn được tạo năm 2017, E là ký hiệu hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

4.3. Số thứ tự hóa đơn

• Được quy định ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn, bao gồm 7 chữ số
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung cấp phần mềm tự in hóa đơn
• Thường được đặt ở phần dưới cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn.

Trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử, rất nhiều doanh nghiệp còn gặp khó khăn bởi những vướng mắc về quy định, thủ tục, nội dung hay quy định về hóa đơn điện tử. Để giải quyết điều này, doanh nghiệp nên tìm kiếm sự hỗ trợ của các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.

Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice đã được thẩm định bởi Tổng cục Thuế.

Công ty Phát triển phần mềm Thái Sơn có thể coi là đơn vị đầu ngành cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử & hóa đơn điện tử có mã xác thực tại Việt Nam. Với gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, Thái Sơn không chỉ tích lũy, nâng cao được năng lực công nghệ mà còn có sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, đặc thù của đa dạng ngành nghề, mô hình kinh doanh khác nhau, từ đó phát triển phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice không chỉ đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ của Tổng Cục thuế mà còn đưa ra giải pháp tối ưu cho bài toán của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Thái Sơn luôn sẵn sàng giải đáp và trực tiếp giúp đỡ doanh nghiệp giải quyết các vướng mắc khi triển khai hóa đơn điện tử. Đó chính là lý do vì sao Thái Sơn và phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được rất nhiều doanh nghiệp trong nước tin tưởng hợp tác, trong đó có thể kể đến các tên tuổi lớn như Coca Cola, CJ CGV, Samsung, Grab, Unicharm, Golden Gate…
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.