Phân biệt hóa đơn hợp lệ, hợp lý, hợp pháp là một trong những kỹ năng cơ bản mà các kế toán cần phải nắm vững. Nếu bạn vẫn chưa hiểu thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp lý, hợp pháp thì hãy để E-invoice giải đáp tất cả giúp bạn trong bài viết này.

Cách nhận biết mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ.

1. Thế nào là hóa đơn hợp lệ - hợp lý - hợp pháp?

Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn phải phù hợp với các thông lệ. Cụ thể, phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi hóa đơn như sau:

• Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn; họ tên người mua, bán; địa chỉ công ty mua, bán;  mã số thuế; hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản); số tài khoản (nếu có).
• Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán và số tiền bằng chữ.
• Phải có chữ ký người mua, người bán; chữ ký của Giám đốc. Trường hợp không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái của hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
• Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 1/6/2014.
• Ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ như trên, trong một số trường hợp, hóa đơn hợp lệ còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như:
•  Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, …)
• Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi phí tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi phí hỗ trợ tiếp thị, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng…)

Hóa đơn hợp lý - hợp lệ - hợp pháp.

Hóa đơn hợp lý là hóa đơn có nội dung: hàng hóa, dịch vụ, số tiền, tên, địa chỉ, mã số thuế… được thể hiện phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được. Doanh nghiệp kinh doanh hoạt động mảng lĩnh vực nào thì hóa đơn chứng từ cũng phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó.
Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn do tổng cục thuế phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho những cơ sở kinh doanh. Với những hóa đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu thì mẫu đó phải được cơ quan thuế chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng. 
Các hóa đơn hợp pháp phải được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Trường hợp doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng hóa đơn thì hóa đơn đó sẽ bị coi là hóa đơn bất hợp pháp.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Cách tra cứu hóa đơn hợp hợp lệ - hợp lý - hợp pháp

Muốn biết một hóa đơn có hợp lệ, hợp lý, hợp pháp hay không, bạn có thể kiểm tra theo cách sau:
Bước 1: Trước tiên, bạn tra cứu hóa đơn hợp lệ, hợp lý bằng cách kiểm tra nội dung viết trên hóa đơn đã đúng nguyên tắc hay chưa. Sau đó, bạn tiếp tục các bước bên dưới để kiểm tra hóa đơn có hợp pháp hay không.
Bước 2: Truy cập vào website tra cứu hóa đơn: www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
 

 
Bước 3: Trên giao diện trang chủ, bạn chọn chức năng "Thông tin hóa đơn, biên lai", chọn tiếp “Hóa đơn” và chọn "Tra cứu một hóa đơn". Ngay sau đó, phần “Tra cứu hóa đơn” sẽ hiển thị trên màn hình.
 

Bước 4: Bạn cần nhập tất cả các thông tin được yêu cầu tại mục “Điều kiện tra cứu” để có thể tra cứu hóa đơn. Sau khi hoàn tất thông tin cần điền, bạn nhấn “Tìm kiếm” để xem “Kết quả tra cứu”.
Với trường hợp tra cứu hóa đơn GTGT hợp pháp, thì thông tin hiển thị sẽ bao gồm cả “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn”. Do đó, nếu kết quả tra cứu chỉ hiển thị 1 trong 2 thì hóa đơn bạn tra cứu không hợp pháp.
 

 
Với trường hợp tra cứu hóa đơn bán hàng (mua của Cục Thuế, Chi cục thuế), kết quả tra cứu chỉ hiển thị “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ”, còn “Thông tin hóa đơn” không hiển thị gì.
Sau khi tra cứu hóa đơn, nếu kết là không hợp pháp thì bạn có thể liên hệ ngay với bên bán hàng để kiểm tra lại xem họ đã thông báo phát hành hóa đơn chưa. Nếu đã phát hành rồi thì bạn yêu cầu họ chụp ảnh “Thông báo phát hành hóa đơn” và gửi lại bạn là được.
Ngoài ra, để tra cứu hóa đơn hợp lệ, hợp lý và hợp pháp một cách nhanh nhất, chính xác nhất, bạn cũng có thể chọn tra cứu trên phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice - giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, hàng đầu hiện nay, được các doanh nghiệp lớn tin tưởng sử dụng.
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/