Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu khi chuyển sang chứng từ giấy không?

Mặc dù sử dụng hóa đơn điện tử, trong một số trường hợp, doanh nghiệp vẫn cần chứng từ giấy chuyển đổi từ bản điện tử. Vậy hóa đơn điện tử chuyển sang giấy có cần đóng dấu không? – Bài viết dưới đây sẽ giải đáp vấn đề này giúp doanh nghiệp.

1. Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32 và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu trên.
Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn và có ký hiệu riêng gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”), họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

Tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn.

2. Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhiều trang

Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang, tại Công văn 2806/TCT-CS ngày 18/7/2018 của Tổng cục Thuế có nêu rõ:
“phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

3. Trả lời về việc hóa đơn điện tử có cần đóng dấu sau khi chuyển sang giấy

Về vấn đề hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy có cần đóng dấu treo không?, Cục Thuế TP. Hà Nội trả lời doanh nghiệp như sau:
“Nếu doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy theo quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hệ thống hóa đơn điện tử cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy và chỉ được chuyển đổi một (01) lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy không nhất thiết phải có dấu của người bán.”
Giải đáp này của cơ quan thuế giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy khi cần thiết, tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc lập và chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy. Đồng thời hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Cơ quan thuế đã trả lời về việc hóa đơn điện tử chuyển sang giấy có cần đóng dấu không?

Hóa đơn điện tử chuyển sang giấy có cần đóng dấu

Khi có vướng mắc về hóa đơn điện tử, bên cạnh việc liên hệ cơ quan thuế quản lý để được giải đáp, doanh nghiệp, tổ chức cũng có thể liên hệ tới nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực, các đơn vị này không những có thể hỗ trợ cập nhật quy định, chính sách tới doanh nghiệp mà còn có thể tư vấn giải pháp hóa đơn điện tử, quy trình triển khai để tiết kiệm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tự hào là một trong những đơn vị tiên phong và hàng đầu về phần mềm hóa đơn điện tử. Sản phẩm của Thái Sơn – phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice hiện đang được áp dụng tại hàng ngàn doanh nghiệp, tổ chức, trong đó tiêu biểu có thể nhắc đến: Samsung, Coca-Cola, Aeon Mall, Grab, KFC, Circle K, Golden Gate…
Đây là kết quả của dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/07 chuyên nghiệp và chất lượng phần mềm vượt trội, giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn điện tử cùng nhiều tính năng ưu việt như: tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp; hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con, giữa các điểm xuất hóa đơn và trung tâm doanh nghiệp; tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn…