Tìm hiểu về quy định sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Sử dụng hóa đơn điện tử

Khi công nghệ phát triển, sự ra đời của phần mềm hóa đơn điện tử kéo theo cuộc cách mạng lớn thay đổi toàn bộ cách thức quản lý hóa đơn chứng từ trong các doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử ra đời chúng ngày càng được cải thiện, nâng cấp, đạt đến sự hoàn hảo và thay thế cho hóa đơn, chứng từ giấy.
Hóa đơn điện tử khắc phục mọi nhược điểm của hóa đơn giấy trước kia như dễ bị mất, cháy, hỏng do bảo quản không tốt, tìm kiếm tra cứu hóa đơn khó khăn, chi phí vận chuyển tốn kém và mất nhiều thời gian. Sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng thuận tiện, có thể xuất, lập hóa đơn mọi lúc mọi nơi ngay cả trên thiết bị di động (đối với sản phẩm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp).
Lợi ích đến từ việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử rất lớn chính vì vậy để tiện cho việc quản lý hóa đơn chứng từ của các doanh nghiệp, tiện cho việc theo dõi tình hình kế toán, tình hình nộp thuế của doanh nghiệp.

Sử dụng hóa đơn đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. 

2. Khái niệm về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được định nghĩa là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập. Hóa đơn điện tử ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Phần mềm hóa đơn điện tử được cài đặt trên PC và thiết bị di động.

3. Tìm hiểu về quy định sử dụng hóa đơn điện tử

3.1. Căn cứ vào đâu để biết quy định sử dụng hóa đơn điện tử

Tìm hiểu về hóa đơn điện tử chi tiết.

Cho đến thời điểm hiện tại chúng ta có rất nhiều các văn bản quy định sử dụng hóa đơn điện tử tuy nhiên thì 3 văn bản Pháp luật sau sẽ là căn cứ để chi phối, điều chỉnh, hình thành các quy định bước các doanh nghiệp phải tuân theo.

Ba văn bản pháp luật bao gồm:

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC được ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
• Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Thông tư số 68/2019/TT-BTC ban hành ngày 30 tháng 9 năm 2019 hướng dẫn thực hiện một số điều của nghị định số 119/2019/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

3.2. Quy định sử dụng hóa đơn điện tử áp dụng cho đối tượng nào

• Doanh nghiệp được thành lập dưới hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân;
• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;
• Tổ chức khác;
• Hộ, cá nhân kinh doanh.

2. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
3. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
4. Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.

3.3. Quy định sử dụng hóa đơn điện tử về nội dung của hóa đơn

Nội dung của hóa đơn điện tử được lập ở các trường hợp phát sinh mua bán trao đổi hàng hóa, dịch vụ khác nhau nhưng luôn đảm bảo phải có đầy đủ nội dung theo quy định ở Điều 6 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và đảm bảo các tiêu thức quy định tại Điều 3 Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
Các nội dung của hóa đơn điện tử này bao gồm nội dung về người bán, người mua, các tiêu thức về số hóa đơn, mã của cơ quan thuế, chữ ký số, tiêu thức về chữ viết và chữ số.
Ngoài các nội dung bắt buộc vẫn có những trường hợp ngoại lệ không cần có đầy đủ nội dung được quy định theo Khoản 3 Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC.

3.4. Quy định sử dụng hóa đơn điện tử về thời gian lập

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử về thời gian lập hóa đơn điện tử được quy định chi tiết tại Điều 7 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Trong đó chỉ rõ thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Các trường hợp đặc biệt khác thời điểm lập hóa đơn điện tử sẽ được xác định theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.

3.5. Quy định sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào

Căn cứ vào Khoản 3 điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC thì từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử.
Ngoài ra theo Nghị quyết 01/NQ-CP ngày 01/01/2019 được thông qua, tại Nghị quyết nêu rõ “Mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử, cơ bản hoàn thành trong năm 2019 ở Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh” Như vậy đối với các doanh nghiệp tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh việc áp dụng hóa đơn điện tử trong việc quản lý hóa đơn chứng từ phải cơ bản hoàn thành chậm nhất đến ngày 31/12/2019.

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào.

3.6. Mức xử phạt đối với doanh nghiệp đơn vị kinh doanh không chấp hành

Đối với các doanh nghiệp đơn vị kinh doanh không chấp hành luật sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/1/2020 theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP sẽ bị xử phạt theo quy định. Hiện nay vẫn chưa có văn bản chính thức nào nói về việc xử phạt đối với doanh nghiệp không áp dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn nên ta chưa biết cụ thể doanh nghiệp sẽ phải chịu phạt bao nhiêu, có nặng hay không.
Mặc dù vậy những trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sai pháp luật hoặc vi phạm hành chính về hóa đơn sẽ được áp dụng mức phạt theo quy định tại Điều 10, 11, 12, 13 Thông tư 10/2014/TT-BTC.
Với chia sẻ về quy định sử dụng hóa đơn điện tử ngày hôm nay hy vọng sẽ hữu ích cho quý khách và các bạn.
Sử dụng hóa đơn điện tử như một xu thế tất yếu của thời đại công nghệ. Để được tư vấn và giải đáp các thắc mắc về phần mềm hóa đơn điện tử quý vị và các bạn có thể liên hệ cho chúng tôi theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy – Hà Nội 
• Điện thoại 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Website: https://einvoice.vn/