Biên lai giấy là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thực hiện thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. Theo quy định mới, việc tạo biên lai giấy theo hình thức tự in có những nguyên tắc gì? Cùng đi tìm câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây của E-invoice nhé!

1. Hình thức của biên lai

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 2, Thông tư 303/2016/NĐ-CP, biên lai được thể hiện dưới các hình thức như sau:

• Biên lai đặt in: Là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí đặt in theo mẫu, dùng để cung ứng các dịch vụ công có thu phí, lệ phí, hoặc do Cơ quan thuế đặt in để bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí.
• Biên lai tự in: Là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí tự in trên thiết bị máy tính tiền, hoặc các thiết bị khác khi cung cấp dịch vụ công có thu phí, lệ phí.
• Biên lai điện tử: Là tập hợp thông điệp dữ liệu điện tử về cung cấp dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Biên lai có những nội dung gì?

Cần đảm bảo nội dung hợp lệ in trên biên lai.

Bản biên lai hợp lệ có những nội dung sau:

• Tên biên lai
• Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai
• STT biên lai
• Liên biên lai: Liên 1 do tổ chức thu lưu lại, Liên 2 được người nộp lệ phí giữ, Liên 3 trở đi dùng để phục vụ cho công tác quản lý.
• Tên, MST của tổ chức thu phí, lệ phí.
• Tên, số tiền phải nộp của phí, lệ phí
• Ngày, tháng, năm lập biên lai
• Họ tên, chữ ký của người thu tiền
• Tên, MST của tổ chức nhận in biên lai (nếu đặt in)
• Biên lai thể hiện bằng tiếng Việt, nếu có ngôn ngữ nước ngoài thì đặt trong ngoặc đơn.

3. Nguyên tắc tạo biên lai

Nguyên tắc tạo biên lai được quy định tại Điều 35, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
- Cục Thuế tạo biên lai theo hình thức đặt in (loại không in sẵn mệnh giá) bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí theo giá đảm bảo bù đắp chi phí in ấn và phát hành.
- Trong trường hợp đặt in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí phải lựa chọn tổ chức đủ điều kiện in theo quy định để ký hợp đồng.

Nguyên tắc tạo biên lai giấy theo hình thức tự in.

- Trong trường hợp tự in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí phải đáp ứng các điều kiện sau:

+ Có đầy đủ hệ thống thiết bị đảm bảo cho việc in và lập biên lai thu phí, lệ phí.
+ Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật kế toán, có phần mềm tự in biên lai đảm bảo dữ liệu được chuyển vào phần mềm kế toán để kê khai.

​​​​​​​Lưu ý: Hệ thống tự in biên lai phải đảm bảo một số nguyên tắc sau:

- Thứ 1: Tự động đánh số thứ tự trên biên lai, mỗi liên trên biên lai chỉ được in 1 lần, trường hợp in từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao.
- Thứ 2: Phần mềm in biên lai phải đảm bảo về tính bảo mật thông qua việc phân quyền cho người dùng. Nếu tổ chức thu phí, lệ phí mua phần mềm của các tổ chức cung cấp phần mềm thì cần cân nhắc lựa chọn tổ chức đảm bảo đủ điều kiện cung cấp phần mềm theo quy định của pháp luật.
- Thứ 3: Biên lai tự in chưa lập sẽ phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.
- Thứ 4: Biên lai tự in đã lập phải được lưu trữ bảo mật trong hệ thống máy tính, đảm bảo nội dung có thể truy cập, kết xuất và in ra khi cần tham chiếu.
>> Tham khảo: Thủ tục tiêu hủy biên lai.

4. Thông báo phát hành biên lai đặt in, tự in

Điều 36, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thông báo phát hành biên lai tự in, đặt in được quy định cụ thể như sau:

• Tổ chức thu phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai tự in, đặt in phải lập thông báo phát hành biên lai, gửi Cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo phương thức điện tử.
• Phát hành biên lai của Cơ quan thuế

Biên lai do Cục thuế đặt in trước khi bán lần đầu phải lập thông báo phát hành biên lai. Thông báo phát hành phải được gửi đến tất cả các cục thuế trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày lập thông báo và trước khi bán. Phát hành biên lai phải đảm bảo không được trùng số biên lai trong cùng ký hiệu.

Thông báo phát hành biên lai theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Ngoài ra, Khoản 3, Điều 36, Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng quy định về nội dung thông báo phát hành biên lai đặt in, tự in như sau:

• Văn bản pháp luật quy định rõ chức năng, nhiệm vụ cùng quyền hạn công việc quản lý Nhà nước phải thu phí, lệ phí.
• Tên, MST, địa chỉ của tổ chức thu phí, lệ phí hoặc Cơ quan được ủy quyền thu phí, lệ phí.
• Các loại biên lai sử dụng.
• Ngày bắt đầu sử dụng biên lai.
• Tên, MST, địa chỉ của tổ chức nhận in biên lai, hoặc tên, MST của tổ chức cung cấp phần mềm tự in biên lai (nếu có).
• Ngày lập thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật, dấu của tổ chức thực hiện thu phí, lệ phí.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung trong biên lai, kể cả nội dung bắt buộc và không bắt buộc, tổ chức thu phí, lệ phí sẽ phải gửi thông báo phát hành mới, ngoại trừ một số trường hợp cụ thể, được quy định tại Điểm d, Khoản 3, Điều 36, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trên đây là một số nội dung liên quan đến biên lai và nguyên tắc tạo biên lai. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích cho quý độc giả để tạo lập biên lai theo đúng quy định mới nhất.
Ngoài ra, để được tư vấn thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.