Lập và ủy nhiệm lập biên lai như thế nào đúng quy định? Kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành, các quy định về biên lai là vấn đề được nhiều tổ chức thu phí, lệ phí quan tâm. Tổ chức, đơn vị theo dõi thông tin dưới đây để nắm áp dụng cho các thủ tục hành chính.

Quy định về lập và ủy nhiệm lập biên lai theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

1. Quy định về lập biên lai theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 37 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số quy định khi lập biên lai mà tổ chức thu phí, lệ phí cần lưu ý như sau:

Nội dung biên lai

Nội dung khi lập biên lai phải đảm bảo các yêu cầu:

• Đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn.
• Nội dung giữa các liên của biên lai phải khớp nhau. Nếu ghi sai nội dung, người thu tiền không được xé biên lai khỏi cuống hoặc nếu đã xé thì phải kèm theo tờ biên lai đã ghi sai, hỏng.
• Khi lập biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí phải đóng dấu vào góc trên bên trái liên 2 của biên lai - Liên giao cho người nộp các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước.

Quy định về các nội dung cần có khi lập biên lai.

Tính hợp pháp của biên lai

Biên lai được lập theo đúng quy định đã nêu tại Khoản 1, Điều 37 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP là chứng từ hợp pháp để thanh toán, hạch toán và quyết toán tài chính. Nếu không tuân thủ theo các quy định này, biên lai không có giá trị thanh toán, hạch toán và quyết toán tài chính.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

2. Quy định về ủy nhiệm lập biên lai theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Ủy nhiệm lập biên lai được quy định tại Khoản 3, Điều 37 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hình thức ủy nhiệm

Tổ chức thu phí, lệ phí ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai phải theo hình thức văn bản và phải đồng thời gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp cả hai bên (bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm) theo Mẫu số 02/UN-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này. Thời hạn chậm nhất là 3 ngày kể trước khi bên nhận ủy nhiệm lập biên lai.

Nội dung văn bản ủy nhiệm

Trên văn bản ủy nhiệm giữa hai bên cần thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

• Thông tin biên lai: Hình thức ủy nhiệm, loại, ký hiệu và số lượng biên lai cần ủy nhiệm (từ số...đến số…);
• Mục đích ủy nhiệm;
• Thời hạn ủy nhiệm;
• Phương thức giao nhận hoặc cài đặt biên lai ủy nhiệm nếu là biên lai tự in;
• Phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm.

Thông báo ủy nhiệm

• Lập thông báo ủy nhiệm ghi đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm; mục đích, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết, có tên, chữ ký, dấu của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm.
• Gửi thông báo phát hành tới cơ quan thuế.
• Thông báo ủy nhiệm phải được niêm yết tại nơi tổ chức thu tiền phí, lệ phí, tổ chức nhận ủy nhiệm.

Thông báo ủy nhiệm biên lai cần được gửi đến cơ quan thuế.

Lưu ý: Biên lai ủy nhiệm được lập vẫn cần ghi đầy đủ tên của tổ chức thu phí, lệ phí (bên ủy nhiệm) và đóng dấu của bên ủy nhiệm (trường hợp biên lai được in từ thiết bị của bên nhận ủy nhiệm thì không cần đóng dấu của bên ủy nhiệm).

Trường hợp có nhiều bên nhận ủy nhiệm

Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm thu và cùng sử dụng biên lai đặt in có cùng ký hiệu:

• Tổ chức thu phí, lệ phí cần có sổ theo dõi số lượng biên lai phân chia cho từng đơn vị trong toàn hệ thống.
• Các đơn vị nhận trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm cần sử dụng biên lai theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số lượng biên lai được phân chia.

Trách nhiệm của hai bên khi thực hiện ủy nhiệm lập biên lai

Trong quá trình thực hiện ủy nhiệm lập biên lai, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm cần có trách nhiệm tổng hợp báo cáo định kỳ sử dụng các biên lai đã ủy nhiệm, cụ thể:

• Bên ủy nhiệm: Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng biên lai với cơ quan thuế quản lý trực tiếp căn cứ theo hướng dẫn tại Nghị định này. Nội dung của báo cáo cần thể hiện cả số biên lai của bên nhận ủy nhiệm đã sử dụng.
• Bên nhận ủy nhiệm: Không phải thông báo phát hành biên lai và báo cáo tình hình sử dụng biên lai với cơ quan thuế.
• Khi hết thời hạn ủy nhiệm, chấm dứt trước hạn ủy nhiệm: Hai bên phải có văn bản xác định việc chấm dứt thời hạn và thông báo với cơ quan thuế, niêm yết tại nơi thu phí, lệ phí.

Trên đây là một số quy định về lập và ủy nhiệm lập biên lai theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các tổ chức thu phí, lệ phí tham khảo thông tin để áp dụng trong các thủ tục hành chính.
Mọi thắc mắc, các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo hotline: 1900 4767 – 1900 4768.