Tra cứu biên lai điện tử là một trong những kỹ năng cần có của kế toán hoặc bất kỳ người mua, người bán hàng hóa nào. Dưới đây hướng dẫn tra cứu biên lai điện tử bằng một vài cách thông dụng.

Hướng dẫn tra cứu biên lai điện tử.

1. Biên lai điện tử là gì, khi nào cần tra cứu biên lai điện tử

Biên lai điện tử được hiểu là một loại chứng từ điện tử ghi lại thông tin bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và được quản lý bằng phương tiện điện tử như máy tính tiền, máy vi tính, laptop, Ipad…
Biên lai điện tử là được lập, sử dụng và quản lý theo quy định của Pháp luật về quản lý thuế. Hiện biên lai được phân làm 3 loại (căn cứ theo Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) gồm có:

• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;
• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá.
• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí;

Tra cứu biên lai điện tử nhằm nhằm đáp ứng nhu cầu nắm bắt thông tin về hàng hóa, nắm bắt thông tin dòng tiền mua bán và lên kế hoạch cho các khoản chi trả của đơn vị, doanh nghiệp. Bên cạnh đó việc tra cứu biên lai điện tử còn nhằm xác thực tính hợp lệ của biên lai.
>> Tham khảo: Lập và ủy nhiệm biên lai được quy định thế nào theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP?

2. Hướng dẫn tra cứu biên lai điện tử

Người lao động có thể tra cứu biên lai điện tử theo nhiều cách. Tùy thuộc vào từng hoàn cảnh và sự thuận tiện của người tra cứu bằng cách tra cứu trên website của Tổng cục thuế, tra cứu trên phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp hoặc tra cứu trên website của nhà phát hành biên lai.

2.1. Tra cứu biên lai trên website của Tổng cục thuế

Tra cứu một biên lai trên website của Tổng cục thuế.

Tra cứu biên lai trên website của Tổng cục thuế thông thường sẽ áp dụng cho người mua và dùng tra cứu nhiều nguồn biên lai khác nhau. Để tra cứu biên lai, bạn cần có thông tin về mã số thuế của tổ chức, cá nhân đã phát hành biên lai, số biên lai và mã xác thực. Bạn có thể tra cứu biên lai theo một trong các cách sau:

• Bước 1: Truy cập website https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.
• Bước 2: Chọn mục "Tra cứu một biên lai"
• Bước 3: Nhập thông tin mã số thuế, mã đơn vị sử dụng, mẫu số, ký hiệu biên lai, số biên lai và mã xác thực tại các ô tương ứng.
• Bước 4: Nhấn nút "Tra cứu"
• Bước 5: Nhận kết quả tra cứu biên lai

Ngoài việc tra cứu từng biên lai, bạn có thể thực hiện tra cứu nhiều biên lai cùng một lúc bằng cách ở Bước 2 chọn “Tra cứu nhiều biên lai”. Sau đó điền thông tin theo điều hướng của hệ thống tương tự như trường hợp tra cứu một biên lai. Cuối cùng nhấn chọn tra cứu để tra cứu kết quả.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Tra cứu nhiều biên lai trên website của Tổng cục thuế.

Việc tra cứu nhiều biên lai cùng một lúc sẽ giúp bạn tìm kiếm biên lai nhanh chóng. Từ đó dễ dàng tổng hợp thông tin mà không mất thời gian nhập từng biên lai.

2.2. Tra cứu biên lai trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử

Tra cứu biên lai trên phần mềm hóa đơn điện tử thường áp dụng đối với người bán. Người bán tra cứu biên lai đã xuất bán cho khách hàng thông qua phần mềm hóa đơn điện tử mà người bán đang sử dụng.
Tùy vào hệ thống phần mềm mà bạn sử dụng, các cách tra cứu biên lai cũng sẽ khác nhau. Tuy nhiên sẽ đều thực hiện qua các bước:

• Bước 1: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử được cài đặt trên máy tính
• Bước 2: Lựa chọn mục tra cứu biên lai
• Bước 3: Nhập thông tin tra cứu biên lai
• Bước 4: Nhấn chọn tra cứu và nhận kết quả

Lưu ý: Khi nhập thông tin tra cứu, bạn có thể nhập thông tin tra cứu theo thời gian xuất biên lai, tra cứu theo thông tin của người mua hay tra cứu theo loại hàng hóa.
>> Tham khảo: Mẫu biên lai thu tiền cho doanh nghiệp.

2.3. Tra cứu biên lai trên website của các tổ chức, cá nhân đã phát hành biên lai

Hiện nay một số đơn vị phát hành biên lai có cung cấp dịch vụ tra cứu biên lai trên website của họ. Để xác thực thông tin biên lại bạn có thể truy cập website của tổ chức, cá nhân đó để tra cứu biên lai.

Tra cứu biên lai trên website của tổ chức, cá nhân phát hành biên lai.

Ví dụ: Hệ thống thu phí của Sở Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh có cung cấp dịch vụ tra cứu biên lai trên hệ thống website. Khi bạn cần tra cứu thông tin biên lai, bạn có thể truy cập website theo đường link sau để tra cứu: Tại Đây.
Sau khi tra cứu thành công, bạn sẽ nhận được thông tin về số tiền, ngày lập biên lai và tên tổ chức, cá nhân đã phát hành biên lai.

3. Lưu ý khi tra cứu biên lai điện tử

Khi tra cứu biên lai điện tử bạn cần lưu ý một số các điểm sau:

• Nếu biên lai không có mã xác thực, biên lai không hợp lệ thì bạn sẽ không thể tra cứu được.
• Biên lai được phát hành từ ngày 01/01/2017 trở đi mới được tra cứu trên hệ thống của Tổng cục Thuế.

Trên đây là hướng dẫn tra cứu biên lai điện tử. Hy vọng những thông tin được cung cấp trong bài viết sễ hữu ích cho bạn đọc. Trường hợp khó khăn trong quá trình tra cứu biên lai để lấy thông tin, bạn có thể liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức, cá nhân đã phát hành biên lai để được hỗ trợ.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.