Trong thực tế, rất nhiều trường hợp phải tiêu hủy biên lai do biên lai bị lỗi in sai, in trùng, in thừa, hoặc chuyển từ biên lai giấy sang sử dụng biên lai điện tử. Dưới đây là hướng dẫn thủ tục đơn giản để tiêu hủy biên lai theo đúng quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Thủ tục tiêu hủy biên lai theo đúng quy định.

1. Tiêu hủy biên lai là gì?

Khoản 2, Điều 39, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về khái niệm tiêu hủy biên lai gồm 2 trường hợp như sau:

• Tiêu hủy biên lai tự in, biên lai đặt in: Dùng biện pháp như đốt cháy, xé nhỏ hoặc cho vào máy hủy tài liệu để đảm bảo biên lai đã hủy không thể sử dụng lại các thông tin trên đó.
• Tiêu hủy biên lai điện tử: Là biện pháp làm cho biên lai điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu thông tin trong đó. Đối với các biên lai điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có quyết định khác của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp được phép tự tiêu hủy. Việc tiêu hủy này không làm ảnh hưởng đến tình toàn vẹn thông tin của các biên lai điện tử có giá trị và phải đảm bảo hệ thống thông tin vẫn hoạt động bình thường.

2. Trường hợp cần tiêu hủy biên lai

Khoản 1, Điều 39, Nghị định số 123/2020-NĐ-CP quy định, có 3 trường hợp cần tiêu hủy biên lai:

• Biên lai đặt in nhưng bị sai, in trùng, in thừa phải tiêu hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in biên lai thu phí, lệ phí.
• Tiêu hủy các loại biên lai đã lập của các đơn vị kế toán theo quy định của pháp luật.
• Tổ chức thu phí, lệ phí có biên lai nhưng không tiếp tục sử dụng.

Có 3 trường hợp cần tiêu hủy biên lai.

Lưu ý: Trường hợp đặc biệt. với các biên lai chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không thực hiện tiêu hủy mà sẽ xử lý theo quy định của pháp luật.
>> Tham khảo: Quy định về ủy nhiệm lập biên lai.

Dưới đây là 04 bước để tiêu hủy biên lai theo đúng quy định của pháp luật. Các doanh nghiệp lưu ý thực hiện:
Bước 1: Thông báo với Cơ quan thuế quản lý trực tiếp việc tiêu hủy biên lai
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo với Cơ quan thuế quản lý trực tiếp, tổ chức, cá nhân phải thực hiện tiêu hủy biên lai. Việc tiêu hủy thực hiện theo 2 phương thức sau:

• Với biên lai tự in, đặt in: Sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc máy tiêu hủy tài liệu để đảm bảo biên lai đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu.

Không được tự ý tiêu hủy biên lai bằng cách cho vào thùng rác.

• Với biên lai điện tử: Sử dụng các biện pháp để đảm bảo biên lai điện tử không còn trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu thông tin.
• Trường hợp cơ quan thuế thông báo biên lai hết giá trị sử dụng thì tổ chức thu lệ phí phải tiêu hủy biên lai và gửi lại cho Cơ quan thuế bao gồm các nội dung: Tên cơ quan thu phí, lệ phí MST (nếu có), địa chỉ, phương pháp tiêu hủy biên lai, thời gian tiêu hủy (giờ, ngày, tháng, năm), ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai, STT biên lai (từ số … đến số…), số lượng biên lai tiêu hủy.

• Hồ sơ tiêu hủy biên lai được lưu tại tổ chức thu phí, lệ phí với đầy đủ các giấy tờ sau: Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai, Bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy, Biên bản tiêu hủy biên lai và Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai.
• Bản “Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai” làm theo mẫu số 02/HUY-BLG thuộc Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020-NĐ-CP, lập thành 02 bản, một bản lưu lại và một bản gửi đến Cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày tiêu hủy biên lai. Nội dung của bản thông báo bao gồm: Loại biên lai, ký hiệu, số lượng biên lai tiêu hủy (từ số… đến số…), lý do tiêu hủy biên lai, ngày giờ tiêu hủy biên lai và tiêu hủy theo phương pháp nào?

Lưu ý: Cơ quan thuế thực hiện thủ tục tiêu hủy biên lai cho Cục thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán nhưng không tiếp tục sử dụng. Ngoài ra, Tổng cục Thuế sẽ có trách nhiệm trong việc hướng dẫn quy trình tiêu hủy biên lai do Cục thuế đặt in.
Trên đây là hướng dẫn trình tự, thủ tục tiêu hủy biên lai theo đúng quy định tại Nghị định số 123/2020-NĐ-CP. Hy vọng bài viết đã cung cấp kiến thức hữu ích cho quý độc giả.
Ngoài ra, để được tư vấn thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.