Doanh nghiệp bạn đang sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng nhưng không biết nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng thế nào cho đúng với quy định của pháp luật?. Thực tế, việc nắm được các nguyên tắc khi lập hóa đơn GTGT sẽ đảm bảo tính đúng đắn hợp pháp cho nghiệp vụ xuất hóa đơn của kế toán doanh nghiệp, tránh những sai sót, rủi ro có thể xảy ra trong lập xuất hóa đơn.

04 nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng.

1. Người bán chỉ lập hóa đơn GTGT và giao cho người mua hàng

Hiện nay, nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng đúng quy định sẽ được căn cứ theo Khoản 1, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 31 tháng 3 năm 2014.
Trước tiên, để lập hóa đơn GTGT đúng nguyên tắc, người bán cần lưu ý điểm đầu tiên đó chính là chỉ lập hóa đơn và giao cho đúng người mua hàng.
Cụ thể, theo Điểm a, Khoản 1, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định khi lập hóa đơn, các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được phép lập và giao hóa đơn GTGT cho người mua hàng hóa, dịch vụ theo những loại hóa đơn điện tử đã được quy định bởi Bộ Tài chính trong Thông tư này.

2. Hóa đơn GTGT được lập phải có nội dung đúng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Nguyên tắc thứ hai để có thể lập hóa đơn giá trị gia tăng đúng quy định đó chính là hóa đơn được lập phải có nội dung tương ứng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Hóa đơn GTGT được lập phải có nội dung đúng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Tại Điểm b, Khoản 1, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả những trường hợp sau:

• Hàng hóa, dịch vụ dùng với mục đích khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu.
• Hàng hóa dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trả thay lương cho người lao động hay hàng hóa dùng trong nội bộ doanh nghiệp.
• Hàng hóa dịch vụ được xuất dưới dạng hình thức cho vay, mượn hay hoàn trả lại.

Theo đó, hóa đơn GTGT khi được lập phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không tẩy xóa hay sửa chữa; chỉ dùng mực cùng màu và không dùng mực đỏ; các chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng; không được viết đè lên các chữ in sẵn và phải gạch chéo những khoảng còn trống, không kê khai hết trên Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra.
Đối với những trường hợp hóa đơn là hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính hay hóa đơn điện tử thì phần còn trống trên hóa đơn không cần thiết phải gạch chéo.

3. Hóa đơn GTGT phải được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn

Theo đúng quy định nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng thì số thứ tự phải được đánh liên tục từ số nhỏ đến số lớn. Nguyên tắc này được quy định rất chi tiết trong Điểm d, Khoản 1, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Hóa đơn GTGT phải được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn.

Với trường hợp một đơn vị kinh doanh có nhiều cơ sở trực thuộc bán hàng hay có nhiều cơ sở ủy nhiệm cùng lúc đều sử dụng hình thức hóa đơn đặt in, có cùng ký hiệu theo đúng phương thức phân chia cho từng cơ sở trên toàn hệ thống thì các đơn vị kinh doanh phải có sổ theo dõi việc phân bổ số lượng hóa đơn cho từng cơ sở trực thuộc, cơ sở ủy nhiệm. Còn phía các cơ sở trực thuộc, nhận ủy nhiệm thì phải lập hóa đơn GTGT theo đúng thứ tự từ nhỏ đến lớn, trong phạm vi số hóa đơn đã được phân chia.
Với những trường hợp đơn vị kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hóa, cơ sở ủy nhiệm đang sử dụng đồng thời cùng một loại hình hóa đơn, có cùng ký hiệu nhưng theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ 01 máy chủ thì khi này, các đơn vị kinh doanh phải có phương án quyết định cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên các cơ sở bán hàng hóa hay đơn vị ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn vẫn phải đảm bảo từ  số nhỏ đến số lớn cho các hóa đơn truy xuất trên toàn hệ thống.

4. Hóa đơn phải được lập 1 lần thành nhiều liên

Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng thứ tư các đơn vị kinh doanh cần nhớ đó chính là hóa đơn phải được lập một lần thành nhiều liên để đảm bảo nội dung các liên trên hóa đơn thông nhất trùng khớp số liệu.
Tuy nhiên, điều này chỉ áp dụng với các các hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in bản giấy. Còn nếu như các đơn vị kinh doanh sử dụng phương thức hóa đơn điện tử thì hoàn toàn không phải tuân thủ nguyên tắc này.
Bên cạnh việc đơn giản hóa việc lập hóa đơn, rút gọn đi các nguyên tắc lập hóa đơn GTGT, sử dụng hóa đơn điện tử hiện được đánh giá là phương thức làm việc hiện đại, tiên tiến, mang tới nhiều lợi ích không thể phủ nhận với các doanh nghiệp kinh doanh.
Ngoài ra, nhờ sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cũng nhận được nhiều lợi ích không thể phủ nhận:

• Tiết kiệm tối đa thời gian lập xuất hóa đơn cho doanh nghiệp.
• Giảm thiểu các chi phí hóa đơn cho doanh nghiệp như: giấy, bảo quản, kho lưu trữ,..
• Thuận tiện cho việc hạch kế toán, đối chiếu dữ liệu của doanh nghiệp.
• Đẩy nhanh quá trình gửi/nhận hóa đơn cho phía khách hàng.
• Giảm tối đa các rủi ro hóa đơn: cháy, mất, xử phạt hành chính,...

Sắp đến thời hạn doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi HĐĐT

Theo đúng quy định pháp luật, từ ngày từ ngày 01/01/2020, tất cả các doanh nghiệp đều phải hoàn thành chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử.
Thời hạn chuyển đổi đã tới gần, nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thì có thể tham khảo các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, được Cục thuế lựa chọn như ThaisonSoft với phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Mọi thắc mắc về nguyên tắc tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng hoặc để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.
• Website: https://einvoice.vn/