Sau khi đã thiết kế thành công mẫu hóa đơn điện tử (HĐĐT), để có thể thay đổi mẫu hóa đơn điện tử một cách hợp pháp, bạn cần nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn cho mẫu HĐĐT mới tạo trước khi đưa nó vào sử dụng. Bài biết này, einvoice.vn sẽ hướng dẫn bạn cách nộp hồ sơ thông báo phát hành HĐĐT chi tiết nhất để doanh nghiệp có thể dễ dàng thay đổi mẫu hóa đơn điện tử.

1. Chuẩn bị bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Muốn thay đổi mẫu hóa đơn điện tử với mẫu hóa đơn bạn đã tự tạo và thiết kế trên phần mềm HĐĐT mà doanh nghiệp mình đang sử dụng, bạn cần phải nộp hồ sơ Thông báo phát hành HĐĐT gửi tới cơ quan thuế và nhận được sự chấp thuận.

Chuẩn bị bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Theo đó, một bộ hồ sơ Thông báo phát hành HĐĐT đầy đủ, hợp pháp sẽ bao gồm các yêu cầu sau:

• Thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu TB01/AC (ban hành theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Cần có thêm 01 bản ở định dạng XML.
• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Bản này phải được SCAN rồi đưa chung vào 01 bản ở định dạng word (.doc).
• Mẫu hóa đơn điện tử bạn đã tạo trên phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình sử dụng. Chi tiết cách tạo mẫu hóa đơn điện tử mới để có thể thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, bạn có thể xem chi tiết Tại đây.

Hiện nay, bạn có thể tiến hành tải “Thông báo hành hóa đơn” hóa đơn ngay trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) mà doanh nghiệp mình đang sử dụng bằng cách:

• Đăng nhập tài khoản vào HTKK
• Trên giao diện chính, bạn chọn “Hóa đơn”, chọn tiếp “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)”, rồi điền ngày tháng doanh nghiệp sẽ gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế trên cửa sổ “Kỳ tính thuế” được hiển thị trên màn hình.

Chọn Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC).

Cửa sổ “Kỳ tính thuế”.

• Tiếp đó, trên giao diện “Thông báo phát hành hóa đơn”, bạn điền đầy đủ và chính xác các thông tin trên tờ khai TB01/AC rồi nhấn ô “Ghi” để lưu lại và chọn “Kết xuất XML” để có thể tải về máy tính.

Giao diện “Thông báo phát hành hóa đơn”.

Còn đối với Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, bạn chỉ cần đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình đang sử dụng như E-invoice của ThaiSonSoft và tiến hành tải như sau:

• Trên giao diện chính, bạn chọn chức năng “Phát hành”, chọn tiếp “2. Quyết định sử dụng hóa đơn”, chọn tiếp “2.1 In quyết định sử dụng HĐĐT”.

Giao diện chính hệ thống phần mềm HĐĐT E-invoice.

• Ngay sau đó, giao diện Quyết định sử dụng hóa đơn sẽ được hiển thị, bạn cần điền đầy đủ các thông tin cần thiết một cách chính xác.

Giao diện Quyết định sử dụng hóa đơn.

• Tiếp đó, nhấn ô “Xem mẫu quyết định” để giao diện bản Quyết định sử dụng hóa đơn đầy đủ sẽ được hiển thị, bạn cần kiểm tra độ chính xác của thông tin rồi nhấn ô “Tải (PDF)” về máy. 

“Tải (PDF)” để tải Quyết định sử dụng hóa đơn về máy.

Lưu ý, sau khi đã tải bản quyết định về, bạn cần SCAN bản này rồi đưa chung vào 01 bản ở định dạng word (.doc).
Tới đây, công tác chuẩn bị bộ hồ sơ thông báo phát hành HĐĐT phục vụ cho mục đích thay đổi mẫu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp được coi là hoàn tất.

2. Cách nộp hồ sơ Thông báo phát hành HĐĐT đơn giản, nhanh chóng

Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ Thông báo phát hành HĐĐT để thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, bạn sẽ tiến hành nộp hồ sơ Thông báo phát hành HĐĐT.
Muốn nộp hồ sơ Thông báo phát hành HĐĐT đơn giản, nhanh chóng tới cơ quan thuế để doanh nghiệp có thể thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, bạn tiến hành theo hướng dẫn sau:

• Bước 1: Bạn truy cập vào trang cổng thông tin của Tổng cục Thuế tại đây.
• Bước 2: Trên giao diện chính của trang, bạn nhấn ô “Đăng nhập” ở góc trên bên phải màn hình và tiến hành đăng nhập.

Nhấn nhấn ô “Đăng nhập” ở góc trên bên phải màn hình.

• Bước 3: Trên giao diện chính của trang, bạn chọn chức năng “Tài khoản”, chọn tiếp “Đăng ký thêm tờ khai”.

Tại giao diện “Thông báo hóa đơn”, bạn tích chọn “TB01/AC-Thông báo phát hành hóa đơn” rồi nhấn “Tiếp tục”.

• Bước 4: Bạn chọn chức năng “Nộp tờ khai” trên giao diện chính để có thể tải file Thông báo phát hành hóa đơn định dạng XML lên để gửi tới cơ quan thuế.
• Bước 5: Bạn chọn chức năng “Tra cứu” trên giao diện chính, tại mục “Tờ khai” chọn “TB01/AC-Thông báo phát hành hóa đơn” để bảng Kết quả tra cứu được hiển thị.

Tra cứu để chắc chắn doanh nghiệp đã nộp hồ sơ thông báo phát hành HĐĐT.

Tại đây, bạn nhấn vào ô “Gửi phụ lục” của tờ thông báo phát hành mới gửi để đính kèm thêm File word Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và file mẫu hóa đơn điện tử.

Giao diện bảng Kết quả tra cứu.

Tới đây, các bước nộp hồ sơ thông báo phát hành HĐĐT được coi là hoàn tất. Sau 1-2 ngày thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế được gửi về, doanh nghiệp đã có thể sử dụng mẫu hóa đơn điện tử mới này để thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp của mình.
Như vậy, bài viết trên đây đã hướng dẫn bạn cách nộp hồ sơ Thông báo phát hành HĐĐT một cách chi tiết nhất để doanh nghiệp dễ dàng thay đổi mẫu hóa đơn điện tử.
Mọi thắc mắc về thay đổi mẫu hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/