Đây là một trong những câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất trong diễn dàn Tháo gỡ vướng mắc trong triển khai hóa đơn điện tử do Thái Sơn đồng hành cùng VCCI và Tổng cục thuế tổ chức.

1. Quy định về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử

Ngay trong phần đối thoại với doanh nghiệp, một trong những vấn đề nổi cộm hiện nay là chữ ký số trên hóa đơn điện tử có bắt buộc thể hiện ngày ký hay không? Theo quy định hóa đơn điện tử phải cùng ngày lập và ngày ký, nhưng đại diện từ Tổng công ty Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp quốc phòng (GAET) chia sẻ việc ký ngay trong ngày lập tạo ra khó khăn nhất định. "Chúng tôi đã có văn bản hỏi trực tiếp Tổng cục Thuế nhưng đến nay chưa có văn bản hướng dẫn về việc này. Trong khi đó, các Chi cục thuế tại địa phương yêu cầu bắt buộc phải thể hiện ngày ký, phát hành chữ ký số", bà Nguyễn Hoài Hương chia sẻ ngay trong diễn dàn.
Bà Nguyễn Thị Cúc - Chủ tịch Hội tư vấn thuế Việt Nam cho biết, trước đây vấn đề này đã được đưa ra đổi với các đại biểu trong hội thảo hóa đơn điện tử. Tổng cục thuế đã trả lời trong buổi hội thảo đó là “trong trường hợp chữ kí sau thì lấy ngày hợp pháp là ngày lấy chữ kí số”. Bởi lẽ, khi khởi tạo hóa đơn chữ ký quyết định hiệu lực của hóa đơn đó, thể hiện tính hoàn thiện của thủ tục mua bán, cung ứng dịch vụ. Vì vậy nên khi nào có bản khởi tạo và có chữ ký số thì mới được xem là hoàn thiện.
Liên quan đến kiến nghị, ngày phát hành và ngày ký có cần thiết phải trùng nhau không? ông Nguyễn Hữu Tân - Phó Vụ trưởng Vụ Chính sách - Tổng cục Thuế cho biết ngày ký và ngày phát hành phải trùng nhau. Nếu không có đủ các tiêu chí này thì không thể được coi là hóa đơn hợp lệ. 

2. Rào cản cho doanh nghiệp khi quy định cứng về ngày lập và ngày ký

Từ những yêu cầu trên đã bộc lộ những rào cản nhất định cho doanh nghiệp. Khi ứng dụng hóa đơn điện tử việc lập hóa đơn ngày nào thì hiện rõ ngay ngày lập và khi hóa đơn giao đi rồi mà chưa có chữ ký số cũng là tình trạng thực tế mà doanh nghiệp gặp phải. Với nhiều lý do bất khả kháng như nhân viên kế toàn trưởng của doanh nghiệp nghỉ phép hoặc việc xuất hóa đơn vào thời điểm tối muộn với các doanh nghiệp bán hàng và cung ứng dịch vụ 24/7.
Điển hình là các loại hình kinh doanh, cung ứng dịch vụ như doanh nghiệp bán lẻ, dịch vụ du lịch khách sạn… Có thể hóa đơn phải lập vào lúc 11-12h nhưng việc ký điện tử không thể ký ngay trong ngày do người có trách nhiệm ký số không làm việc trong khung giờ đó.
Trường hợp cụ thể điển hình tại Công ty xi măng Nghi Sơn trong Công văn số 812/TCT-DNL. Đặc thù kinh doanh và hoạt động bán hành của công ty này là thường xuyên liên tục cả ngày lẫn đêm. Với mỗi hóa đơn tương ứng sẽ được lập và xuất liên tục trên phần mềm nên nhiều hóa đơn chỉ được ký ngay sau ngày lập khiên hóa đơn không hợp lệ.

Ông Nguyễn Văn Phụng – Vụ trưởng Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn – Tổng Cục thuế.

Liên quan đến vấn đề này, ông Nguyễn Văn Phụng – Vụ trưởng Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn – Tổng Cục thuế cho biết: Hoá đơn chỉ hợp pháp khi chủ doanh nghiệp phải ký hoá đơn đó. Hiện thông tư chưa có quy định về giờ ký mà chỉ có yêu cầu về ngày ký do đó, sắp tới sẽ được bổ sung. 

3. Nhận định từ góc độ công nghệ trong việc hiển thị ngày ký và ngày lập hóa đơn

Đứng ở góc độ cơ quan quản lý công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế, bà Nguyễn Thị Thu - Trưởng phòng Quản lý phần mềm - Cục Công nghệ Thông tin, Tổng cục Thuế cho biết, về việc hiển thị ngày ký hay không, nếu pháp luật quy định phải hiển thị ngày ký thì kỹ thuật hoàn toàn có thể làm được. Trường hợp pháp luật không quy định điều này, thì kỹ thuật có thể để hiện thị hay không.

Bà Nguyễn Thị Thu - Trưởng phòng Quản lý phần mềm - Cục Công nghệ Thông tin, Tổng cục Thuế.

Trong thời gian tới, Tổng cục Thuế dự kiến sẽ ban hành những quy định cụ thể về mặt kỹ thuật, như những trường nào là bắt buộc hay các giao thức kết nối trong phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? Từ đó doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử nắm được, đảm bảo việc trao đổi, sử dụng dữ liệu được chuẩn hóa.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Ở góc độ doanh nghiệp, ông Lê Quang Anh – Phó Giám đốc Khối dịch vụ khách hàng Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cho biết, một số cơ quan thuế đã có công văn gửi tới các doanh nghiệp về việc ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử phải trùng nhau. Nếu không thì hóa đơn đó không được coi là hợp lệ. Vì vậy, ông cho rằng không nên “áp cứng” quy định này vào doanh nghiệp, bởi có những doanh nghiệp đặc thù như bán hàng online thì sẽ gây khó khăn. Đồng thời, đại diện Thái Sơn cũng kiến nghị, có thể linh hoạt về ngày ký hóa đơn và ngày lập không nhất thiết phải trùng nhau. 

4. Giải pháp gỡ rối cho doanh nghiệp

Với doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử tiếp tục chờ giải pháp đến từ Tổng cục Thuế liên quan đến vướng mắc này. Ngoài ra, với các doanh nghiệp đang triển khai hóa đơn điện tử cũng nên nhánh chóng triển khai theo lộ trình 5 bước để thành công trong câu chuyện sử dụng hóa đơn điện tử.
Để tháo gỡ khó khăn và triển khai thành công hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần làm tốt ngay từ bước đầu tiên khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín. Có thể nói đây là bước đi quan trọng nhất vì với nhà cung cấp uy tín doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ, tư vấn và giải pháp triển khai phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được khối doanh nghiệp đánh giá cao.

Thái Sơn là một trong những nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử úy tín và đạt các tiêu chuẩn đề ra từ Tổng cục Thuế. Với cơ sở hạ tầng kỹ thuật đảm bảo tính bảo mật và xử lý xuất hóa đơn nhanh chóng. Sản phẩm hóa đơn điện tử E-Invoice còn có khả năng tích hợp truyền nhận dữ liệu linh hoạt.
Thái Sơn cùng phần mềm E-Invoice đã chinh phục thành công các thương hiệu lớn, có yêu cầu cao như: Honda, Samsung, KFC, Lotte, Grab, Aeon Mall, Circle K, Golden Gate…
Nếu cần tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/