Tại một số đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử, do đặc thù kinh doanh, ngày lập và ký duyệt trên hóa đơn điện tử không đồng nhất. Tổng cục Thuế đã có Công văn số 812/TCT-DNL trả lời về vấn đề này.

1. Quy định về việc khởi tạo hóa đơn điện tử

Tiết e, Điểm 1, Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có nêu rõ chữ ký điện tử của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn là những nội dung bắt buộc phải có trong hóa đơn điện tử.

Nhiều doanh nghiệp còn vướng mắc về ngày lập và ký duyệt hóa đơn điện tử.

Cũng tại Thông tư số 32/2011/TT- BTC, Khoản 1 Điều 8 quy định:
“Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định. Các hình thức lập hóa đơn điện tử:

• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.”

2. Vướng mắc thực tế doanh nghiệp gặp phải khi sử dụng hóa đơn điện tử

Trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đã gặp phải trường hợp ngày ký hóa đơn điện tử khác với ngày lập hóa đơn điện tử. Khi đó, doanh nghiệp không chắc chắn liệu hóa đơn điện tử đã lập có hợp lệ và doanh nghiệp nên sử dụng ngày lập hay ngày ký hóa đơn điện tử để thực hiện hạch toán doanh thu, chi phí.

Ngày lập khác ngày ký – Liệu hóa đơn điện tử đã lập có hợp lệ?

Điển hình như trường hợp tại Công ty xi măng Nghi Sơn được đề cập trong Công văn số 812/TCT-DNL. Tại công ty này, ngày lập hóa đơn điện tử được thực hiện đúng theo quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC và thông thường trùng với ngày ký trên hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, do đặc thù kinh doanh, hoạt động bán hàng được thực hiện liên tục cả ngày và đêm. Hóa đơn tương ứng được lập và xuất liên tục trên phần mềm hóa đơn điện tử. Điều này dẫn đến tình trạng một số hóa đơn có ngày phê duyệt sau ngày lập hóa đơn do:

• Hóa đơn điện tử được lập và gửi cho người mua vào trước 24h của ngày hôm trước
• Người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử vào sau 00h ngày hôm sau.

Căn cứ vào qui định của pháp luật về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử và mô hình hoạt động bán hàng thực tế của công ty, Tổng cục Thuế đã trả lời đồng ý với đề xuất của doanh nghiệp căn cứ ngày lập trên hóa đơn điện tử là ngày xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định. Để thuận tiện trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, được tư vấn hỗ trợ nhanh chóng về đầy đủ các quy định, chính sách, cách thức triển khai, doanh nghiệp nên lựa chọn hợp tác với một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Một trong những thương hiệu trong lĩnh vực hóa đơn điện tử được khối doanh nghiệp tín nhiệm là Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn – ThaisonSoft. Với kinh nghiệm gần 20 năm cung cấp các sản phẩm và giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp, Thái Sơn cùng 7 trung tâm hỗ trợ khách hàng 24/7 luôn đồng hành, lắng nghe và đảm bảo các vấn đề của khách hàng được giải quyết nhanh chóng, kịp thời. Sản phẩm của Thái Sơn – phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice không những đáp ứng các yêu cầu của Tổng cục Thuế, mà còn phù hợp với đa dạng loại hình, quy mô doanh nghiệp.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được khối doanh nghiệp đánh giá cao.

Bên cạnh các tính năng cơ bản, E-Invoice còn đem đến nhiều tiện ích ưu việt cho khách hàng như: Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp; Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con, giữa các điểm xuất hóa đơn và trung tâm doanh nghiệp; Quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS…
Thái Sơn cùng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã chinh phục thành công cả những khách hàng là các thương hiệu lớn, có yêu cầu cao như: Honda, Samsung, KFC, Lotte, Grab, Aeon Mall, Circle K, Golden Gate… Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 - Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.