Hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định của Pháp luật. Sau khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong cung cấp hàng hóa, dịch vụ được ban hành rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đã chuyển từ việc sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử thành công. Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử.

Hướng dẫn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử. 

I. Hóa đơn điện tử là gì?

Ai cũng biết đến hóa đơn điện tử tuy nhiên định nghĩa về hóa đơn điện tử như thế nào không phải ai cũng biết. Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ nêu rõ:
“Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”
Hóa đơn điện tử gồm có hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và được phân biệt với nhau như sau:
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Đây là loại hóa đơn điện tử mà trên hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế), mà tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là loại hóa đơn điện tử mà trên hóa đơn có mã của cơ quan thuế, mã này được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
>> Xem thêm: Khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực

II. Đối tượng áp dụng theo quy định tại Nghị định 119/2019/NĐ-CP

Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử tuy nhiên không phải đối tượng nào thực hiện mua bán trao đổi hàng hóa cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đối tượng áp dụng Nghị định này được nêu rõ tại Điều 2 của Nghị Định này như sau:
Đối tượng áp dụng bao gồm:

1. Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

• a) Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo hiểm, Luật chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân;
• b) Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• c) Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;
• d) Tổ chức khác;
• đ) Hộ, cá nhân kinh doanh.

2. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.

3. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

4. Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.

Nếu doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nằm trong những đối tượng được quy định tại Điều khoản này thì buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Hạn cuối để thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định vào ngày 1/11/2020.

III. Hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi các doanh nghiệp, đơn vị, hộ, cá nhân kinh doanh đối chiếu với Điều 2 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, xem xét xem mình có thuộc đối tượng áp dụng nghị định không. Nếu thuộc đối tượng áp dụng hoặc có mong muốn được sử dụng hóa đơn điện tử thì sẽ thực hiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định.
Bước đầu tiên doanh nghiệp, đơn vị, hộ, cá nhân kinh doanh cần phải xác định việc đăng ký hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã Của cơ quan thuế.

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đối với một số các doanh nghiệp, đơn vị, hộ, cá nhân sẽ buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế theo Khoản 1, Khoản 3, Khoản 4 Điều 12 Nghị định 119. Các đối tượng bao gồm:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, bao gồm cả các doanh nghiệp và tổ chức thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế;
- Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên lĩnh vực nông, lâm nghiệp, thủy sản, công nghệ và xây dựng; 10 tỷ đồng trở lên nếu lĩnh vực thương mại và dịch vụ;
- Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán và có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn:
Truy cập Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại www.gdt.gov.vn và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Trong tờ khai Mẫu số 01 trong mục “Áp dụng hóa đơn điện tử” tích vào mục “Có mã của Cơ quan thuế”.
Lưu ý: Trong 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc chấp thuận hay không chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Nếu được chấp thuận, doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có). Nếu thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

a) Đối tượng được đăng ký sử dụng:
- Các doanh nghiệp, đơn vị, hộ, cá nhân được quy định theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định Nghị định 119/2018/NĐ-CP được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế. Theo đó thì các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại và các doanh nghiệp đã và sẽ giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
b) Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn:

Truy cập vào Cổng thông tin điện tử Tổng cục thuế tại gdt.gov.vn và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký/ thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Trong tờ khai Mẫu số 01 trong mục “Áp dụng hóa đơn điện tử” tích vào mục “Không có mã của Cơ quan thuế”.
Lưu ý: Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận. Nếu được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần tiến hành hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.  Nếu cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. 
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử và được chấp nhận của Tổng cục thuế thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh sẽ thực hiện các thủ tục để phát hành hóa đơn điện tử theo trình tự: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, tạo hóa đơn điện tử mẫu và gửi lên cơ quan thuế, phát hành hóa đơn điện tử để có thể sử dụng hóa đơn điện tử.

IV. Sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice

Hóa đơn điện tử E-invoice. 

Hóa đơn điện tử E-invoice được xây dựng bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, một trong những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu tại Việt Nam.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được sử dụng rất nhiều các doanh nghiệp lớn đặc biệt là các doanh nghiệp FDI, các doanh nghiệp có số lượng hóa đơn xuất mỗi ngày lớn. Hóa đơn điện tử E-invoice nhận được nhiều lời khen từ các doanh nghiệp không chỉ bởi tính bảo mật cao, dễ sử dụng mà còn có thể truy cập tạo lập, xuất và tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi trên thiết bị di động.
Để được tư vấn sử dụng hóa đơn điện tử tốt nhất quý khách vui lòng liên hệ cho chúng tôi theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 19004767 - 19004768 hoặc 02437545222 
• Website: https://einvoice.vn/