Thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử đang đến rất gần. Các doanh nghiệp cần chuẩn bị và trang bị cho mình những kiến thức, trong đó có việc nhận diện được mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ.

Lưu ý về những thông tin cần đảm bảo để hóa đơn điện tử hợp lệ

Chủ đề hóa đơn điện tử đang trở nên nóng hơn bao giờ hết với việc thời hạn chuyển đổi đã được ấn định rõ ràng trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Tuy nhiên, trong lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn khi phân biệt mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp với mẫu hóa đơn điện tử không hợp lệ, hợp pháp.  

1. Các thông tin trên mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Theo Điều 6, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, mẫu hóa đơn điện tử được cho là hợp lệ khi thông tin trên mẫu hóa đơn đảm bảo đủ các nội dung sau đây:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng
• Tổng số tiền thanh toán
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có)
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

2. Thông tin cần có trên mẫu hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hợp lệ

Đối với hoá đơn giá trị gia tăng điện tử, để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì mẫu hóa đơn đó phải đảm bảo các thông tin hóa đơn và nội dung hàng hóa dịch vụ cơ bản sau:

Thông tin hóa đơn

• Mẫu số
• Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn

Thông tin người bán, người mua trên hóa đơn

• Tên công ty
• Địa chỉ
• Mã số thuế

Nội dung hàng hoá dịch vụ:

• Số thứ tự, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
• Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
• Tiền hàng bằng chữ
• Người  mua hàng, người bán hàng
• Ký và đóng dấu của người bán hàng.

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hợp pháp.

Lưu ý về nội dung trong mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF. Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả, trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in

Mẫu hóa đơn điện tử chuyển đổi

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, đôi khi người mua vẫn yêu cầu chứng từ giấy. Với trường hợp này, để hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đảm bảo giá trị về mặt pháp lý thì cần đáp ứng các quy định trong Thông Tư 32/2011/TT-BTC như sau:

• Hóa đơn chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
• Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
• Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy cũng là nội dung được quy định trong Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp cần nắm được:

• Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.
• Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
• Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Mẫu hóa đơn điện tử chuyển đổi hợp lệ.

3. Khi có thắc mắc về hóa đơn điện tử nên tham vấn đơn vị nào?

Trong quá trình tìm hiểu và chuyển sang hóa đơn điện tử không tránh khỏi có những vướng mắc từ phía doanh nghiệp. Trong trường hợp đó, việc lựa chọn được một đơn vị cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, tin cậy để cùng đồng hành trong suốt quá trình là điều vô cùng quan trọng. Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu cung cấp hóa đơn điện tử với sản phẩm E-Invoice, với hiểu biết về nghiệp vụ và công nghệ, Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn luôn sẵn sàng giải đáp, tư vấn, hỗ trợ để doanh nghiệp có quá trình chuyển đổi thuận lợi.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Doanh nghiệp cũng không cần lo lắng phải tự mình tìm kiếm một mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ cho đơn vị mình bởi cán bộ chuyên trách của Thái Sơn sẽ hướng dẫn và thiết kế cho doanh nghiệp một mẫu hóa đơn vừa đầy đủ thông tin, đáp ứng các quy định vừa mang màu sắc, thương hiệu của doanh nghiệp.
Từ kinh nghiệm triển khai dày dặn, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đem đến cho doanh nghiệp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ những yêu cầu nghiệp vụ của đa dạng ngành nghề và mô hình kinh doanh. Thái Sơn cùng E-Invoice đã chinh phục thành công các tiêu chuẩn và yêu cầu cao của những thương hiệu hàng đầu như: Honda, Coca-Cola, Samsung, Lotte, Grab...
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử Thái Sơn, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

• Địa chỉ: Số 15 - Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/