Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, giàu kinh nghiệm chính là yếu tố then chốt quyết định mô hình hóa đơn điện tử có mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp hay không. Dưới đây là những tiêu chí để doanh nghiệp lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp.

1. Nhà cung cấp hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp theo dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119

Vừa qua, dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã được ban hành để tham khảo ý kiến của người dân và các cơ quan bộ ngành nhằm hoàn thiện các quy định về hóa đơn điện tử trong Nghị định 119. Một trong những nội dung bổ sung đáng chú ý là điều kiện để lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp. Đây là căn cứ đầu tiên và quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý bởi một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín cần đáp ứng những yêu cầu tối thiểu này.
Cụ thể, tại Điều 32 dự thảo Thông tư quy định điều kiện lựa chọn tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và dịch vụ truyền, nhận dữ liệu hóa đơn gồm:
a) Về chủ thể
Là doanh nghiệp, tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
b) Về tài chính
Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
c) Về nhân sự

• Có nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
• Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24 giờ trong ngày để duy trì sự hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

Thông tư hướng dẫn Nghị định 119 về nhà cung cấp hóa đơn điện tử.

d) Về kỹ thuật

• Hệ thống thiết bị, kỹ thuật phải bảo đảm cung cấp dịch vụ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng hóa đơn điện tử và bảo đảm kết nối an toàn với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, trừ thời gian bảo trì. Thời gian bảo trì không quá 2% tổng số giờ cung cấp dịch vụ trong một năm; có khả năng cung cấp dịch vụ thông qua các loại thiết bị như máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh của người sử dụng.
• Bảo đảm năng lực, khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
• Có các quy trình thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; bảo đảm có khả năng phục hồi dữ liệu kể từ thời điểm hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử gặp sự cố. Lưu trữ chứng từ điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử gốc phải được lưu giữ trên hệ thống và được truy cập trực tuyến. Nhật ký giao dịch điện tử phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán kể từ thời điểm thực hiện giao dịch thành công. Bảo đảm các thông tin lưu trữ trong nhật ký giao dịch được tra cứu trực tuyến trong thời gian lưu trữ.
• Đáp ứng các yêu cầu về chuẩn kết nối dữ liệu của Bộ Tài chính.

2. Một số tiêu chí khác giúp doanh nghiệp lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp

2.1. Kinh nghiệm triển khai của nhà cung cấp

Khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên lựa chọn các đơn vị từng triển khai thành công cho nhiều tập khách hàng, từ những tên tuổi lớn đến các doanh nghiệp nhỏ ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Điều này đảm bảo rằng nhà cung cấp có hiểu biết sâu về việc triển khai mô hình hóa đơn điện tử nói riêng và năng lực công nghệ nói chung.
Số năm hoạt động trên thị trường cũng có thể là một căn cứ để doanh nghiệp lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp, bởi thông thường những đơn vị có thâm niên hoạt động lâu năm sẽ tích lũy được nhiều kinh nghiệm nhằm đưa ra phương án áp dụng hóa đơn điện tử phù hợp nhất với điều kiện của doanh nghiệp.

Kinh nghiệm triển khai là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá, lựa chọn

2.2. Dịch vụ hỗ trợ

• Bất cứ giao dịch mua bán nào cũng cần phải xuất hóa đơn điện tử (theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP). Chính vì vậy, phần mềm hóa đơn điện tử cần đảm bảo việc hoạt động ổn định, liên tục hàng ngày, hàng giờ trong thời gian dài.
• Để đáp ứng điều đó, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phải có đội ngũ hỗ trợ 24/7 nhằm giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm của doanh nghiệp. Với đội ngũ hỗ trợ 24/7, mọi sự cố có thể xảy ra đều được giải quyết một cách nhanh chóng, giúp doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2.3. Chất lượng phần mềm của đơn vị cung cấp

Phần mềm hóa đơn điện tử tốt trước hết phải đáp ứng được các tiêu chuẩn, nghiệp vụ Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế yêu cầu, được các cơ quan này thẩm định và chứng nhận để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp.
Bên cạnh các tính năng cơ bản như lập, xuất, điều chỉnh, xóa bỏ hóa đơn, khả năng tương thích, tích hợp với các phần mềm quản lý sẵn có của doanh nghiệp thành một hệ thống hợp nhất, giao diện thân thiện người dùng, dễ thao tác cũng rất quan trọng cho sự tiện ích trong quá trình sử dụng sau này.
Ngoài ra, hóa đơn có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh nên doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ càng và trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử về tính ổn định của phần mềm, khả năng lưu trữ, truy xuất dữ liệu, các tiêu chuẩn chất lượng và mức độ bảo mật.

Phần mềm đáp ứng các nghiệp vụ cơ bản.

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu tại Việt Nam, đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý và các tiêu chí mà doanh nghiệp cần quan tâm khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, Thái Sơn không chỉ tích lũy, nâng cao được năng lực công nghệ mà còn có sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, đặc thù của đa dạng ngành nghề, mô hình kinh doanh khác nhau, từ đó phát triển phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice không chỉ đáp ứng yêu cầu của Bộ Tài chính, Tổng Cục thuế mà còn đưa ra giải pháp tối ưu cho bài toán của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Thái Sơn luôn sẵn sàng giải đáp và trực tiếp giúp đỡ doanh nghiệp giải quyết các vướng mắc khi triển khai hóa đơn điện tử.
Chính vì vậy, phần mềm hóa đơn điện tử đang được tin tưởng sử dụng bởi hơn 3000 doanh nghiệp trong nước, trong đó bao gồm những tên tuổi hàng đầu từ nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau như Lotte, AEON, KFC, Honda, Lazada, CJ CGV, Grab …..
Để được tư vấn thêm về E-Invoice, Quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn 
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.