Hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu trong công cuộc điện tử hóa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu thủ tục hành chính. Sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích nhưng vẫn còn đó những lăn tăn khi lựa chọn nhà cung cấp.
Nghị định 119/2018/NĐ–CP của Chính phủ về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định từ 01/11/2020, tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, kể cả khi chưa sử dụng hết hóa đơn đặt in, tự in.

1. Những đối tượng nên tham vấn nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Việc hoàn tất chuyển đổi toàn bộ sang hóa đơn điện tử chỉ còn là vấn đề thời gian. Tất cả các đơn vị đều cần tìm cho mình một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp để được tư vấn và nhận được giải pháp hóa đơn điện tử không chỉ đáp ứng được các nghiệp vụ về hóa đơn mà còn phải thỏa mãn được các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên tham vấn nhà cung cấp hóa đơn điện tử.

Trong đó, các doanh nghiệp thuộc nhóm đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP nên đặc biệt chú ý và trao đổi với nhà cung ứng để được tư vấn chi tiết, bao gồm:

• Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp đang trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế trước thời điểm 01/01/2018 thì vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
• Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp thuộc nhóm đối tượng có mua hóa đơn giấy của cơ quan Thuế trước ngày 01/01/2018 sẽ thực hiện chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử riêng của doanh nghiệp hoặc hóa đơn có mã xác thực của vơ quan Thuế.
• Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp sở hữu mã số thuế hiện đang sử dụng hóa đơn giấy truyền thống và không sử dụng hóa đơn điện tử sẽ thực hiện chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.
• Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp thành lập trong thời gian ngắn nếu không sử dụng hóa đơn điện tử riêng của doanh nghiệp, không mua hóa đơn giấy của cơ quan Thuế thì sử dụng hóa đơn có mã xác thực của cơ quan Thuế trong thời hạn 6 tháng. Khi đã hết 6 tháng thì doanh nghiệp sẽ chuyển sang làm dùng hóa đơn điện tử riêng của doanh nghiệp hoặc hóa đơn điện tử của nhà cung cấp khác.
• Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp đã từng vi phạm về sử dụng và quản lý hóa đơn.
• Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ ở vùng khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn thì sẽ được cơ quan Thuế hỗ trợ sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.
• Hộ kinh doanh gia đình theo lộ trình của Bộ Tài Chính.
• Các tổ chức không phải doanh nghiệp, hộ gia đình và cá nhân không đăng ký kinh doanh nhưng phát sinh hoạt động kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần có hóa đơn để giao dịch

Bài toán đặt ra lúc này là đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử nào đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của doanh nghiệp và tiêu chí nào để đánh giá một nhà cung cấp uy tín và đảm bảo?

Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.

2. Tiêu chí đánh giá một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín?

Để đánh giá một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có uy tín với doanh nghiệp và bảo đảm về nghiệp vụ, kỹ thuật hay không thì nhà cung cấp đó phải đáp ứng các tiêu chí sau đây:

2.1. Chất lượng phần mềm

Tiêu chí đầu tiên để đánh giá một nhà cung cấp có uy tín hay không phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử. Nhà cung cấp phải đưa đến cho doanh nghiệp phần mềm hóa đơn điện tử hợp pháp, được thẩm định bởi Tổng cục Thuế, hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơ quan thuế cả về nội dung và hình thức.
Bên cạnh đáp ứng các tính năng về hóa đơn điện tử như lập – xuất – chỉnh sửa – xóa bỏ hóa đơn, phần mềm hóa đơn điện tử tốt còn phải là phần mềm thân thiện với người dùng, dễ dàng thao tác, độ ổn định và tính bảo mật cao, lưu trữ dữ liệu dài lâu theo yêu cầu của cơ quan Thuế.
Một phần mềm hóa đơn điện tử tốt sẽ giúp giảm thủ công trong các công tác có liên quan, tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp, từ đó tác động tích cực đến vận hành của tổ chức.

2.2. Kinh nghiệm triển khai

Kinh nghiệm triển khai nói lên nhiều điều về năng lực của nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp đã triển khai thành công hóa đơn điện tử cho tập khách hàng gồm nhiều tên tuổi lớn, đa ngành đa nghề, bao gồm cả những công ty cùng quy mô, cùng lĩnh vực với doanh nghiệp của bạn thì nhà cung cấp đó thực sự có hiểu biết sâu về hóa đơn điện tử, các nghiệp vụ kế toán và năng lực công nghệ để tư vấn cho bạn giải pháp hóa đơn phù hợp mà tiết kiệm chi phí nhất có thể.
Ngoài ra, bạn cũng có thể phần nào đánh giá dựa trên quá trình hoạt động. Với những đơn vị được thành lập dưới 5 năm thì có lẽ nhà cung cấp hóa đơn điện tử đó chưa tích lũy được nhiều trữ lượng công nghệ để phát triển sản phẩm và kinh nghiệm triển khai thực tế như các đơn vị lâu năm khác.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2.3. Dịch vụ hỗ trợ

Phần mềm hóa đơn điện tử được doanh nghiệp sử dụng liên tục, hàng ngày, hàng giờ trong thời gian dài. Vì vậy, hãy lựa chọn đơn vị nhà cung ứng có thể hỗ trợ cả khi ngoài giờ hay tốt hơn nữa là có thể 24/07, để chắc chắn sẽ luôn có người lắng nghe và giải quyết những vấn đề doanh nghiệp gặp phải trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Công ty Thái Sơn - Nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử E –Invoice uy tín

Đáp ứng được những tiêu chí chọn lọc khắt khe nêu trên và tiêu chuẩn của khách hàng, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tự hào là nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice cho nhiều doanh nghiệp tên tuổi trên thị trường Việt Nam như: Honda Việt Nam, Samsung, Lotte, CJ CGV, Grab Taxi, Golden Gate Restaurant Group…

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice.

E-Invoice được tích hợp đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao giúp doanh nghiệp có thể giao dịch, in, xuất, nhận, gửi và quản lý được toàn bộ hóa đơn, tích hợp với các phần mềm quản lý sẵn có của doanh nghiệp…
Để được tư vấn chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn
• Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice