Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính đã quy định rõ: Hàng quý hoặc hàng tháng các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân bán hàng dịch vụ có trách nhiệm phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Bài viết này einvoice.vn sẽ hướng dẫn bạn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm hỗ trợ kê khai nhanh nhất, chi tiết nhất.

Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết nhất. 

1. Một số điểm cần lưu ý trước khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là việc mà các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp mới thành lập, phải làm hàng quý. Riêng các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in; doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế; thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế thì lập báo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

• Trường hợp trong quý đó các doanh nghiệp không sử dụng tới hóa đơn thì vẫn phải lập báo cáo và ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng 0.
• Trường hợp doanh nghiệp trong 1 kỳ báo cáo có 2 loại hóa đơn (hóa đơn tự đặt, tự in và hóa đơn mua của cơ quan thuế) thì phải tiến hành báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong cùng một báo cáo.
• Các hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo quy định sẽ báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn.

Đặc biệt, các cơ sở kinh doanh phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số lượng hóa đơn còn tồn đầu kỳ, tổng số đã sử dụng, tổng số xoá bỏ, mất, hủy và phải đảm bảo cung cấp được số liệu hóa đơn chi tiết (từ số…đến số) khi cơ quan thuế yêu cầu.

2. Thời hạn nộp báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử theo quý/tháng

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, các tổ chức, doanh nghiệp khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng thì cần nộp chậm nhất vào ngày 20 của tháng sau.
Với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý thì thời hạn nộp như sau:

• Quý I: nộp chậm nhất là 30/4
• Quý 2: nộp chậm nhất là 30/7
• Quý 3: nộp chậm nhất là 30/10
• Quý IV: nộp chậm nhất là 30/1 của năm sau.

3. Hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên phần mềm hỗ trợ kê khai

Để lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK), bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK

Đăng nhập phần mềm HTKK của Tổng cục thuế.

Trường hợp nếu bạn chưa có phần mềm HTKK thì có thể tải trên mạng về.

Bước 2: Mở giao diện “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”

Nhấn vào mục “Hóa đơn”, chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”.

Chọn mục “Hóa đơn” để có thể lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Tiếp đó bạn chọn “Kỳ báo cáo” theo tháng hay theo quý mà mình muốn rồi nhấn “Đồng ý” là màn hình sẽ hiển thị giao diện “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”.

Giao diện Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC).

Bước 3: Nhập số liệu vào các cột

Bạn cần điền thông tin vào bảng để hoàn thành báo cáo. Cụ thể:

• Cột 1: Cột số thứ tự. Nếu bạn muốn thêm dòng có thể nhấn F5 hoặc xóa bỏ thì nhấn F6.
• Cột mã loại hóa đơn: Chính là mã của loại hóa đơn mà bạn muốn báo cáo.

Hình minh họa thông tin cần điền từ Cột 1 - Cột 9.

• Cột 2: Tên hóa đơn. Phần này thì hệ thống sẽ tự động hóa chứ bạn không cần điền.
• Cột 3: Ký hiệu mẫu hóa đơn. Bạn nhập theo mục “Mẫu số (from)” trên hóa đơn của doanh nghiệp.
• Cột 4: Ký hiệu hóa đơn. Bạn nhập theo mục “Ký hiệu (Serial No)” trên hóa đơn của doanh nghiệp.
• Cột 5: Tổng số. Phần này máy tính cũng tự động hóa, bạn không cần phải điền.
• Cột 6, 7: Từ số - Đến số của “Số tồn đầu kỳ”. Nếu là lần đầu tiên thì bạn nhập số tồn đầu kỳ của kỳ đầu, còn từ kỳ thứ 2 trở đi thì hệ thống sẽ tự động chuyển số tồn cuối kỳ trước lên và bạn vẫn có thể chỉnh sửa nếu số liệu có sai sót.
• Cột 8,9: Từ số - Đến số của “Số mua/ phát hành trong kỳ” được nhập theo dạng số. Trường hợp trong kỳ bạn không đặt in và thông báo phát hành thì mục này bỏ qua, không cần điền.
• Cột 10, 11, 12: Hệ thống sẽ tự động hóa, bạn không cần điền.

Hình minh họa thông tin cần điền từ Cột 10 - Cột 19.

• Cột 13: Số lượng đã sử dụng. Bạn nhập số lượng hóa đơn đã sử dụng. Lưu ý rằng, số lượng này không bao gồm các hóa đơn đã xóa bỏ, mất hay hủy và phải nhỏ hơn Cột 5.
• Cột 14, 16, 18: Hệ thống sẽ tự động hóa, bạn không cần điền.
• Cột 15, 17, 19: Bạn nhập mã số của các hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy và lưu ý không được trùng nhau. Nếu các hóa đơn bị xóa bỏ, mất hủy không liên tiếp thì bạn phải thêm dấu chấm phẩy (;) ngăn cách giữa các số. Còn trường hợp các mã hóa đơn này liên tiếp nhau thì kê khai dướng dạng khoảng (ví dụ: 0000006-0000009) và sử dụng ngăn cách bởi dấu gạch ngang (-).
• Cột 20, 21, 22: Hệ thống sẽ tự động hóa, bạn không cần điền.

Cột 20, 21, 22 hệ thống sẽ tự động điền thông tin.

Ngoài ra, bạn cần điền một số mục khác để hoàn thành báo cao:

• Người lập biểu: Bạn không cần nhập mục này.
• Người đại diện theo pháp luật: Nhập tên giám đốc.
• Ngày lập báo cáo: Luôn mặc định là ngày hiện tại. Bạn được phép sửa nếu điền sai nhưng vẫn phải đúng là ngày bạn lập báo cáo.

Bước 4: Lưu báo cáo

Sau khi đã làm xong báo cáo, bạn nhấn nút “Ghi” để lưu lại.
Trường hợp trong bản báo cáo có bất kỳ sai sót nào, hệ thống sẽ tự động báo lại cho bạn ngay lúc đó.
>> Xem thêm: Những chú ý doanh nghiệp cần lưu tâm khi lưu trữ hóa đơn điện tử

Bước 5. Kết xuất XML

Sau khi đã hoàn tất, bạn nhấn “Kết xuất XML” rồi nộp qua mạng cho cơ quan thuế.
Ngoài cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử bằng phần mềm HTKK, bạn cũng có thể làm báo cáo bằng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. 
E-invoice với tính năng có thể kết nối dễ dàng với cổng điện tử của cơ quan thế nên chỉ cần vài thao tác đơn giản là bạn đã có thể lập và nộp báo cáo cho cơ quan thuế, tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực cho doanh nghiệp, tổ chức của mình.
Trên đây, E-invoice đã hướng dẫn bạn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bằng phần mềm HTKK của Tổng Cục thuế chi tiết.
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc, băn khoăn về cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hay muốn tìm hiểu thêm về giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu E-invoice, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn hoàn toàn miễn phí 24/7:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, Đặng Thùy Trâm, Cầu Giấy, Hà Nội
• Tổng đài hỗ trợ khách hàng:
• Miền Bắc: 1900 4767
• Miền Nam/Trung: 1900 4768

Quý khách hàng Đăng kí dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice tại: