Doanh nghiệp phải dùng biên bản hủy hóa đơn không sử dụng khi nào? Các quy định cần biết khi hủy hóa đơn? Mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất 2020? Tất cả sẽ có ngay trong bài viết dưới đây.

Khi nào DN phải dùng biên bản hủy hóa đơn?

1. Quy định các trường hợp phải hủy hóa đơn

Căn cứ vào Khoản 2, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định các đơn vị kinh doanh phải tiến hành hủy hóa đơn khi thuộc 1 trong 3 trường hợp dưới đây:
- Hóa đơn đặt in bị mắc lỗi in sai, in trùng, in thừa
Đối với trường hợp này, các đơn vị kinh doanh cần phải hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
- Hóa đơn không được tiếp tục sử dụng nữa
Đối với trường hợp này, nếu như các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh không tiếp tục sử dụng hóa đơn nữa thì sẽ phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn theo quy định pháp luật hiện hành là chậm nhất trong 30 ngày, tính từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Đối với trường hợp cơ quan thuế đã gửi thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ phải tiến hành hủy trong thời hạn chậm nhất là 10 ngày, tính từ ngày cơ quan thuế thông báo tới đơn vị kinh doanh hoặc từ ngày đơn vị kinh doanh tìm lại được hóa đơn đã mất.
- Các hóa đơn hủy theo đúng quy định pháp luật
Trường hợp này, nếu hóa đơn của đơn vị kinh doanh khi đã lập ra nhưng vi phạm quy định của pháp luật thì phải được hủy theo đúng quy định của pháp luật về kế toán.
Ngoài ra, khi hủy hóa đơn, các đơn vị kinh doanh cần phải lưu ý rằng:
+ Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì tuyệt đối không được hủy mà phải xử lý theo quy định của pháp luật.
+ Các hóa đơn đã lập và giao cho bên mua, nếu có sai sót thì phải lập biên bản thu hồi hoặc biên bản điều chỉnh sai sót, tuyệt đối không lập biên bản hủy hóa đơn với trường hợp này.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Thủ tục hủy hóa đơn

Quy định thủ tục hủy hóa đơn.

Cũng căn cứ vào  Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn đối với các tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh phải tiến hành như sau:
- Các  tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê các hóa đơn cần hủy.
- Tổ chức kinh doanh cần tiến hành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Theo đó, Hội đồng này phải có đại diện của lãnh đạo và đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Riêng các hộ và cá nhân kinh doanh sẽ không phải lập Hội đồng khi tiến hành hủy hóa đơn.
- Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn có nghĩa vụ phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật nếu có bất cứ sai sót nào.
Bên cạnh đó, khi tiến hành hủy hóa đơn, các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ phải lập Hồ sơ hủy hóa đơn đáp ứng đầy đủ yêu cầu dưới đây:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (không áp dụng yêu cầu này với hộ, cá nhân kinh doanh).
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy, có ghi chi tiết các tiêu thức: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
- Biên bản hủy hóa đơn không sử dụng.
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn. Một số nội dung bắt buộc trong thông báo này mà các đơn vị kinh doanh phải lưu ý: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (Mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Theo quy định, Hồ sơ hủy hóa đơn này sau khi đã lập xong thì sẽ được lưu lại trong các tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. 
Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn, các đơn vị kinh doanh phải lập thành 02 bản: 01 bản lưu lại và 01 bản thì gửi tới cơ thuế trực thuộc, chậm nhất trong 05 ngày, tính từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

3. Mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất hiện nay

Hiện nay, khi phải tiến hành hủy hóa đơn, không ít đơn vị kinh doanh có thắc mắc biên bản hủy hóa đơn thế nào thì hợp pháp.
Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành thì mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất và hợp pháp sẽ được áp dụng theo mẫu dưới đây:

Mẫu biên bản hủy hóa đơn.

Trên đây, bài biết đã giải đáp tới bạn và doanh nghiệp khi nào thì phải dùng đến biên bản hủy hóa đơn không sử dụng. Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: 
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/