Ngày 23/6/2015, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm triển khai sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực tại các doanh nghiệp. Theo đó, hóa đơn điện tử xác thực được đưa vào sử dụng sẽ giúp quản lý các dữ liệu về bán hàng, cung ứng dịch vụ, lưu trữ và quản lý dữ liệu thông qua các phương tiện điện tử chuyên dụng.

1. Những lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực

Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực sẽ giúp tạo ra sự thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, đồng thời rút ngắn thời gian do việc lập, gửi, nhận hóa đơn thông qua các phương tiện điện tử.

Những lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực đối với DN

1.1. Tạo mẫu và phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp

Nếu như trước đây, để có thể sử dụng một mẫu hóa đơn cho việc bán hàng hoá, dịch vụ doanh nghiệp sẽ phải hoàn thiện rất nhiều thủ tục để có thể phát hành mẫu hóa đơn như khởi tạo, thiết kế mẫu hóa đơn sẽ sử dụng, lập tờ thông báo phát hành hoá đơn với mẫu số, kí hiệu hóa đơn khớp với mẫu hóa đơn đã khởi tạo, in ra bản cứng và phải mang lên nộp tại cơ quan thuế nơi doanh nghiệp phát hành thông báo đóng trụ sở chính, trong thời hạn mười ngày.
Việc làm này không chỉ gây tốn kém chi phí mà còn gây lãng phí thời gian làm việc của các doanh nghiệp cũng như tạo áp lực đối với cơ quan thuế. Để khắc phục những hạn chế của phương pháp hóa đơn giấy đặt in, với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp chỉ cần ngồi tại doanh nghiệp mình với một chiếc máy tính kết nối internet và một thiết bị chữ ký số mà không phải mất công lên tận cơ quan thuế.
Sau khi đã có đầy đủ các thiết bị cần thiết, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký phát hành hóa đơn thông qua internet với mẫu số và ký hiệu hóa đơn mà doanh nghiệp muốn sử dụng. Tiếp đó doanh nghiệp ký xác nhận bằng chữ ký số và gửi lên hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế. Thay vì phải lên tận cơ quan thuế, thì doanh nghiệp chỉ cần nhấp chuột là thông báo phát hành sẽ được gửi đến tận nơi một cách nhanh chóng, chính xác và an toàn.
>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

1.2. Tạo mẫu và phát hành hóa đơn ngay trong ngày

Trước đây, sau khi đã gửi thông báo phát hành và mẫu hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải mất thêm thời gian chờ phản hồi của cơ quan thuế về mẫu hóa đơn và thông báo phát hành của doanh nghiệp mình. Nếu không có gì sai sót, cơ quan thuế sẽ trả về cho doanh nghiệp mẫu hóa đơn và thông báo phát hành đã được chấp thuận. Khi đó doanh nghiệp mới có thể bắt đầu lập, in và sử dụng mẫu hóa đơn mới.

Tạo mẫu và phát hành hóa đơn ngay trong ngày

Trường hợp mẫu hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ gửi phản hồi về cho doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ phải chỉnh sửa lại mẫu hóa đơn sao cho phù hợp và gửi lại cho cơ quan thuế trong vòng ba ngày sau khi nhận được phản hồi. Với những thủ tục hành chính như vậy, doanh nghiệp sẽ mất khá nhiều thời gian và công sức chờ đợi để có thể phát hành mẫu hóa đơn mới.
Hiện nay, khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp chỉ cần ký xác nhận thông báo phát hành hóa đơn bằng chữ ký số và gửi lên hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế. Sau khi đã kiểm tra xong tính chính xác của mẫu số và ký hiệu hóa đơn mà doanh nghiệp đăng ký, hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế sẽ trả về kết quả đăng ký phát hành cho doanh nghiệp ngay trong ngày và có thể là ngay lập tức.
Nếu kết quả trả về thông báo phát hành chưa thành công, doanh nghiệp xem lại mẫu số ký hiệu hóa đơn của mình, chỉnh sửa lại cho chính xác hoặc đăng ký mẫu số ký hiệu hóa đơn khác và gửi lại hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế. Chỉ sau vài cú nhấp chuột, doanh nghiệp đã nhận được ngay kết quả trả về của cơ quan thuế mà không cần phải chờ đợi vài ngày như trước đây.
Có thể thấy, dù chỉ đang trong giai đoạn thí điểm sử dụng nhưng hóa đơn điện tử xác thực đã mang lại lợi ích không hề nhỏ cho doanh nghiệp. Việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu bớt các thủ tục hành chính, từ đó tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển nhanh chóng, tăng cường năng lực cạnh tranh với doanh nghiệp khác.

2. Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice

Là một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice của công ty Thái Sơn có tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục Thuế. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Ngoài ra phần mềm còn nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi lập hóa đơn và kết nối với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP..., các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế.
Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/