Từ ngày 01/6/2025, chính thức áp dụng Mẫu thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP thay thế cho Mẫu số 04-1/CC ban hành kèm theo Nghị định 91/2022/NĐ-CP. Dưới đây là thông tin chi tiết các trường hợp cần thông báo và mẫu thông báo mà doanh nghiệp cần nắm được.

1. Trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Tại Khoản 1, Điều 16, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã quy định các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT). Tuy nhiên, tại Khoản 12, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP ban hành ngày 20/3/2025 đã sửa đổi bổ sung các trường hợp này. 

Cụ thể, kể từ ngày 01/06/2025 trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ngừng sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền gồm:

(1) Trường hợp chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

(2) Trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

(3) Trường hợp tạm ngừng kinh doanh; tạm ngừng sử dụng HĐĐT theo văn bản gửi cơ quan thuế (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP); người nộp thuế chuyển đổi phương pháp từ kê khai sang phương pháp khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh theo thông báo của cơ quan thuế.

(4) Trường hợp có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng HĐĐT để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.

(5) Bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ có sử dụng HĐĐT.

(6) Lập HĐĐT phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị phát hiện, khởi tố.

(7) Doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật bị cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng kinh doanh, hoặc trường hợp cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế người nộp thuế có hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn.

(8) Trường hợp đang áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có thay đổi ngành nghề kinh doanh dẫn đến không đáp ứng điều kiện sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định. 

(9) Người nộp thuế có hành vi trốn thuế, người nộp thuế được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng HĐĐT không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp HĐĐT để trốn.

(10) Trường hợp người nộp thuế thuộc diện rủi ro rất cao theo mức độ rủi ro người nộp thuế.

2. Mẫu thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Cơ quan thuế thực hiện thông báo đến người nộp thuế (thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT/ HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền) theo Mẫu số 01/TB-NSD - Thông báo về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Mẫu thông báo được quy định tại Phụ lục IB: Danh sách các biểu mẫu, mẫu sửa đổi - Thông báo của cơ quan quản lý thuế ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20 tháng 3 năm 2025 của Chính phủ.

Các doanh nghiệp, đơn vị nhận được thông báo cần thực hiện ngừng sử dụng HĐĐT theo thời gian Thông báo về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có hiệu lực. Trường doanh nghiệp, đơn vị không tuân thủ được coi là sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sẽ bị phạt vi phạm hành chính theo pháp luật về thuế, hóa đơn.

Trên đây là mẫu thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và các trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT theo quy định mới. Việc nắm rõ mẫu thông báo và quy trình thông báo giúp doanh nghiệp, đơn vị, hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật, chủ động trong quản lý hóa đơn, chứng từ, tránh rủi ro bị xử phạt hành chính và các rủi ro khác trong kinh doanh.

Thu Hương