Hóa đơn điện tử khi nào áp dụng bắt buộc? Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP kể từ ngày 01/11/2020 các đơn vị kinh doanh đủ điều kiện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trong tất cả các giao dịch. Chi tiết thông tin về thời gian và lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử, người đọc tham khảo thêm ở bài viết sau đây. 

1. Hóa đơn điện tử là gì? Có bao nhiêu loại?

Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ký ngày 12/09/2018 của Chính Phủ định nghĩa:
“Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Hóa đơn điện tử khi nào bắt buộc sử dụng cho tất cả đơn vị kinh doanh?

Hóa đơn điện tử được phân chia thành 3 loại chính là:

• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác

Nội dung của hóa đơn điện tử phải đảm bảo hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan. Các số hóa đơn dựa trên nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

2. Hóa đơn điện tử khi nào áp dụng bắt buộc?

Theo Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đề cập đến thời hạn khi nào phải áp dụng hóa đơn điện tử:

• Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2018.
• Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01/11/2020.

Hóa đơn điện tử bắt buộc dùng khi nào? 

Như vậy, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định chậm nhất là ngày 01/11/2020 phải hoàn thành việc tổ chức thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. 
Kể từ ngày Nghị định 119 có hiệu lực thi hành, cơ quan thuế và người nộp thuế có thời gian 24 tháng (Kể từ 01/11/2018 đến 01/11/2020) để chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất (Máy móc, thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin…).
Cũng trong thời gian “bước đệm” này, các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và số 04/2014/NĐ-CP vẫn còn hiệu lực thi hành. Sau ngày 01/11/2020 các Nghị định này sẽ không còn hiệu lực áp dụng.
>> Tham khảo: Nghị định 123 về hóa đơn chứng từ.

3. Lộ trình bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử của Chính Phủ

Trong lộ trình chuyển đổi sử dụng bắt buộc hóa đơn điện tử, Chính phủ chia khối doanh nghiệp thành 4 đối tượng chính: Đơn vị kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử; Đơn vị kinh doanh đang sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn tự in; Đơn vị kinh doanh mới thành lập trong thời gian “bước đệm” và tổ chức sự nghiệp công lập. Chi tiết lộ trình như sau:
Kể từ ngày 01/11/2018 - 31/10/2020:
- Đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử: Tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định ban hành. 
- Đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đang sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn tự in: 

• Trường hợp 1: Đơn vị kinh doanh đã và đang sử dụng hóa đơn tự in, mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020. Trong thời gian đó, các thủ tục liên quan đến hóa đơn tuân theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
• Trường hợp 2: Nếu cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã thì doanh nghiệp tùy vào điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế hoặc không. 

Lộ trình bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử của Chính Phủ

Nếu Đơn vị kinh doanh không đủ điều kiện cơ sở hạ tầng thông tin thì tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn tự in. Đơn vị thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. 
- Đối với doanh nghiệp thành lập mới trong khoảng thời gian từ 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020:

• Trường hợp 1: Cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế nếu đủ điều kiện cơ sở hạ tầng thông tin.
• Trường hợp 2: Doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn tự in, tự in hoặc mua của cơ quan thuế. Thủ tục hóa đơn tuân theo quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ.

- Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng và chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Khi nào thì áp dụng hóa đơn điện tử?

Kể từ ngày 01/11/2020 trở đi:
Tất cả các đơn vị kinh doanh phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin của ngành thuế, người nộp thuế đều phải sử dụng bắt buộc hóa đơn điện tử. Đối với các trường hợp đặc biệt, cơ quan thuế sẽ xem xét và có lộ trình chuyển đổi riêng cho đơn vị.
Như vậy, Chính phủ đã đưa ra lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử rõ ràng cho từng đối tượng kinh doanh. Thời gian đến hạn không còn nhiều, các chủ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nên có lộ trình sử dụng hóa đơn điện tử sớm cho mình. Để được tư vấn miễn phí cách sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định ban hành và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: 
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 - Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/