Bên cạnh các lợi ích về tiết kiệm chi phí, thời gian, an toàn bảo mật, hóa đơn điện tử còn giúp đơn giản hóa các thủ tục, trong đó có thủ tục về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bộ phận kế toán của các doanh nghiệp cũng vì thế mà giảm nỗi lo bởi chỉ cần nộp chậm hay có sai sót trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp đứng trước nguy cơ phải nhận mức phạt lên đến 8.000.000 đồng theo quy định tại Thông tư 10/2014/TT-BTC.

1. Quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

Hàng quý hay hàng tháng, các doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp mới thành lập đều phải thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gửi cơ quan thuế. Đây là nội dung được quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC, cụ thể như sau:
“Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo, doanh nghiệp ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).
Riêng doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế, thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
Việc nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng được thực hiện trong 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc từ ngày chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế. Hết thời hạn trên, cơ quan thuế kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Trường hợp chưa có thông báo của cơ quan thuế, doanh nghiệp tiếp tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.”
>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

 Trước đây, tất cả các doanh nghiệp đều phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.  

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như sau:

• Trường hợp nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Quý:
  • Quý I: chậm nhất là ngày 30/4
  • Quý II: chậm nhất là ngày 30/7
  • Quý III: chậm nhất là ngày 30/10
  • Quý IV: chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau
• Trường hợp nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng: tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo

2. Công tác báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi triển khai hóa đơn điện tử

Đơn giản hóa thủ tục, dễ dàng cho công tác báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một trong những lợi ích được nhắc đến nhiều nhất của hóa đơn điện tử.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, tất cả hóa đơn của doanh nghiệp đều được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Đồng thời, toàn bộ dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp được lưu trữ trên hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế. Bởi vậy, nếu sử dụng hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (hay thường được gọi là hóa đơn điện tử thông thường), doanh nghiệp vẫn phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gửi cho cơ quan thuế. Tuy nhiên, khác với trước đây phải thực hiện một cách thủ công, mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót thì nay, chỉ trong một vài phút với vài “click” đơn giản, Báo cáo đã được hoàn thành, chính xác và sẵn sàng để nộp bởi hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử đều đã hỗ trợ tính năng này.

 Phần mềm hóa đơn điện tử có hỗ trợ tính năng lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. 

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn không chỉ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Tổng cục Thuế mà còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích giúp giảm thiểu công việc, tăng hiệu quả cho công tác kế toán, điển hình như:

• Hỗ trợ lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
• Hỗ trợ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
• Tạo lập, phát hành, thay thế, điều chỉnh, xóa bỏ hóa đơn nhanh chóng
• Quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua các phương tiện điện tử như email, SMS..
• Tích hợp với các phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm CRM, phần mềm ERP,... xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN
• Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

Với những tính năng ưu việt của sản phẩm cùng dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 chuyên nghiệp, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã nhận được sự tin tưởng của hàng nghìn doanh nghiệp, trong đó có nhiều thương hiệu hàng đầu. Honda, Samsung, KFC, Lotte, Grab, Circle K, Golden Gate và các doanh nghiệp khác đang triển khai E-Invoice và đánh giá tích cực về những thay đổi mà hóa đơn điện tử E-Invoice mang lại.
Nếu cần tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử hay quá trình triển khai, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/