Hóa đơn điện tử là một trong những giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp để tiết kiệm chi phí và thời gian trong các hoạt động về hóa đơn. Để việc sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng, hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ các thủ tục đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?

Được tạo và cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế được mã hóa và tạo lập dựa trên thông tin hóa đơn của từng doanh nghiệp, Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được Tổng cục Thuế cấp cho một mã riêng biệt.
Trên một số mẫu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế còn có thêm mã vạch hai chiều QR. Khách hàng nhận hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể sử dụng thiết bị di động thông minh hoặc các thiết bị có khả năng đọc mã vạch để kiểm tra thông tin hóa đơn.

2. Điều kiện để Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Tiết kiệm được chi phí và rút ngắn thời gian liên quan đến hóa đơn.

Để sử dụng Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế các doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng 3 yêu cầu sau:

• Doanh nghiệp đã được cấp Mã số thuế và đang hoạt động.
• Có chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.
• Doanh nghiệp hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.

3. Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký qua Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục thuế

Truy cập địa chỉ http://www.gdt.gov.vn/wps/portal và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Nội dung Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Tờ khai phải được gửi kèm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với những hóa đơn đã sử dụng trước thời điểm đăng ký theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Bước 2: Chờ thông tin xác nhận từ cơ quan thuế

Sau khi nhận đủ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng phương thức điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.
Trong mẫu thông báo có ghi rõ về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Sử dụng cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để thông báo trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Một số lưu ý sau khi đăng ký thành công hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Sau khi đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế… cần phải thực hiện hủy hóa đơn đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng.
Với trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để thực hiện thay đổi thông tin sử dụng. Mẫu sử dụng tương tự với mẫu dùng để đăng ký hóa đơn điện tử có mã.
Với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ hay cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền sẽ có cơ quan tiến hành rà soát và gửi thông báo kèm theo nếu các đối tượng thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử.

5. Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice.

Doanh nghiệp nên hợp tác với các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được giải đáp mắc mắc về việc đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam, Công ty Phát triển phần mềm Thái Sơn mang đến giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Với phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ cần thiết. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice có nhiều tính năng nổi trội như hỗ trợ chuyền nhận dữ liệu giữa nhiều chi nhánh, phê duyệt hóa đơn theo từng lô hay khả năng tích hợp với ERP, CRM…
Thái Sơn còn cung cấp dịch vụ khách hàng hỗ trợ 24/7 với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết hỗ trợ khách hàng đang sử dụng hay có nhu cầu sử dụng phần mềm E-Invoice. Khách hàng sẽ được giải đáp mọi thắc mắc cũng như hỗ trợ kịp thời tất cả các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hay trải nghiệm dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm E-invoice, bạn vui lòng liên hệ địa chỉ sau:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/