Rất nhiều trường hợp hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa. Khi gặp vấn đề này kế toán cần xử lý theo quy định để tránh việc hạch toán sai gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Xử lý khi hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa.

1. Căn cứ xử lý hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa

Việc xử lý các sai sót về hóa đơn chứng từ được căn cứ theo 2 văn bản pháp lý quan trọng gồm:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn chứng từ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Kế toán căn cứ theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về việc xử lý hóa đơn điện tử để thực hiện xử lý hóa đơn điện tử có sai sót.
>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn bị sai nội dung hàng hóa xử lý thế nào

Khi lập hóa đơn điện tử sẽ có thể xảy ra rất nhiều sai sót như: sai tên địa chỉ người mua, sai mã số thuế… Sai nội dung hàng hóa là một trong những lỗi sai thường mắc phải.
Căn cứ vào từng trường hợp sai nội dùng hàng hóa cụ thể của hóa đơn mà kế toán cần áp dụng các phương pháp xử lý phù hợp theo quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ.

Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót về nội dung hàng hóa.

2.1. Hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa chưa gửi cho người mua

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế bị sai nội dung hàng hóa nhưng chưa gửi cho người mua thì thực hiện như sau:

• Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới.
• Thực hiện ký số trên hóa đơn mới gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Khi nhận được thông tin về việc hủy hóa đơn hợp lệ, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế (Quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

2.2. Hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa đã gửi cho người mua

Đối với hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa

Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót như sau:

• Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
• Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót về nội dung hàng hóa.

Lưu ý:  Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
>> Có thể bạn quan tâm: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Cách 2: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn có sai sót

Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót cụ thể:

• Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
• Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót về nội dung hàng hóa.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Sau khi tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới thay thế thì kế toán thực hiện thứ tự các bước:

• Ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
• Người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Sau khi hoàn tất việc xử lý hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa kế toán sử dụng hóa đơn mới hoặc hóa đơn điều chỉnh làm căn cứ hạch toán. Thực hiện lưu trữ hóa đơn điều chỉnh hóa đơn có sai sót hoặc hóa đơn mới theo quy định của luật kế toán.
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách xử lý khi hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa. Kế toán lưu ý để tránh rủi ro bị phạt khi có thanh tra kiểm tra của cơ quan thuế.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.