Hóa đơn đầu vào sai mã số thuế là một trong những tình trạng khá phổ biến mà các kế toán thường gặp phải. Khi gặp tình huống này, các kế toán viên cần xử lý như thế nào? Theo dõi ngay bài viết dưới đây của E-invoice để đi tìm câu trả lời nhé!

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn là tài liệu thương mại đã được đóng dấu thời gian, ghi lại giao dịch giữa người mua và người bán. Trong trường hợp thanh toán bằng tín dụng, hóa đơn sẽ có các điều khoản của thỏa thuận, cung cấp thông tin về phương thức thanh toán. Hóa đơn bao gồm: hóa đơn giấy, hóa đơn bán hàng, giấy ghi nợ…
Hóa đơn đầu vào là hóa đơn cho hoạt động mua sắm hàng hóa, vật tư hoặc thanh toán dịch vụ cho doanh nghiệp.
Về bản chất, có thể hiểu đơn giản, hóa đơn đầu vào là các khoản chi của doanh nghiệp.
Về hình thức, trên hóa đơn phải thể hiện đầy đủ thông tin về mặt hàng/dịch vụ mua sắm, và thông tin liên hệ của người bán/nhà cung cấp dịch vụ.
>> Tham khảo: Hướng dẫn lập mẫu bảng kê hóa đơn đầu vào.

2. Thế nào là hóa đơn đầu vào hợp lệ?

Hóa đơn đầu vào được coi là hợp lệ khi đáp ứng một số tiêu chí như sau:

• Sử dụng trong hoạt động của doanh nghiệp, vì lợi ích của doanh nghiệp (có thể dùng mua nguyên liệu sản xuất, hoặc dịch vụ ăn uống như tiếp khách…)
• Không được tẩy xóa, sửa chữa.
• Nội dung thống nhất.
• Đầy đủ nội dung bao gồm: Thời gian phát hành, MST, tài khoản thanh toán, hình thức thanh toán, thông tin hàng hóa, dấu của công ty.

3. Cách xử lý hóa đơn đầu vào sai mã số thuế

Ngay khi phát hiện hóa đơn đầu vào sai mã số thuế, tùy từng trường hợp mà kế toán có thể xử lý như sau:

3.1. Hóa đơn đầu vào sai mã số thuế nhưng chưa kê khai

Điều 18, Thông tư số 64/2013/TT-BTC quy định: Trường hợp hóa đơn ghi thiếu, hoặc ghi sai mã số thuế của đơn vị mua hàng (những chỉ tiêu còn lại đều đầy đủ theo quy định) đã được lập và giao cho người mua, nhưng chưa kê khai thuế thì phải hủy bỏ hóa đơn đó.
Ngoài ra, người bán và người mua phải lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập, nêu rõ nguyên nhân tại sao thu hồi hóa đơn, sau đó, tiến hành lập hóa đơn mới đúng theo quy định.

Cách xử lý hóa đơn đầu vào sai mã số thuế.

3.2. Hóa đơn đã kê khai thuế

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 18, Thông tư số 64/2013/TT-BTC, nếu hóa đơn đầu vào bị sai mã số thuế nhưng đã thực hiện kê khai thuế, thì người bán và người mua cần lập biên bản có thỏa thuận bằng văn bản, ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Trong đó, hóa đơn điều chỉnh sai sót cần ghi rõ: Điều chỉnh mã số thuế, hoặc điều chỉnh tăng giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT….
Lưu ý, trường hợp hóa đơn đầu vào ghi thiếu hoặc sai một trong các tiêu thức như: Mã số thuế, tên hoặc địa chỉ, thì bên mua không đủ điều kiện để khấu trừ thuế GTGT đầu vào, và không được đưa vào chi phí do không đáp ứng đủ quy định tại Khoản 1b, Điều 6, Thông tư số 123/2012/TT-BTC.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

3.3. Cơ quan thuế phát hiện sai mã số thuế

Trường hợp sai mã số thuế nhưng được cơ quan thuế phát hiện thì cần xử lý như sau:

• Cơ quan thuế thông báo cho bên bán theo Mẫu 05 Phụ lục kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để bên bán kiểm tra lại sai sót.
• Sau đó, trong vòng 02 ngày, bên bán lập Thông báo hủy hóa đơn theo Mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm Nghị định số 119/2018/NĐ-CP để gửi tới cơ quan thuế.
• Tiếp đó, bên mua và bên bán cùng phải lập Biên bản thỏa thuận lỗi sai trên hóa đơn.
• Cuối cùng, bên bán lập hóa đơn mới để thay thế, gửi cho bên mua theo đúng quy định, đồng thời phải gửi dữ liệu hóa đơn điện tử tới Cơ quan thuế.

Lưu ý:

• Bên bán và bên mua cần điều chỉnh kê khai nếu hóa đơn đã kê khai trước đó.
• Trường hợp bên bán không thông báo với Cơ quan thuế thì Cơ quan thuế sẽ tiếp tục thông báo cho người bán để điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.
• BTC có hướng dẫn cụ thể về vấn đề xử lý hóa đơn không có mã cho các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không mã.

4. Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn đầu vào sai mã số thuế

Một số lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh.

Khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn đầu vào bị sai mã số thuế, kế toán cần lưu ý một số điểm như sau:

• Ngày trên biên bản điều chỉnh hóa đơn sai MST và ngày trên hóa đơn điều chỉnh sai MST phải trùng nhau.
• Nội dung trên biên bản điều chỉnh sai MST phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… Ngày… tháng… năm… lập, Ký hiệu… Xuất hóa đơn điều chỉnh số… Ngày… tháng… ký hiệu…. Nội dung điều chỉnh.
• Ngay khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, bên cạnh việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn đầu vào viết sai, kế toán cần phải lập cả hóa đơn điều chỉnh cho đúng.

Trên đây là hướng dẫn cách xử lý hóa đơn đầu vào sai mã số thuế mà các doanh nghiệp cần lưu ý. Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.