Hàng bán trả lại có phải lập hóa đơn không? Cách lập hóa đơn xuất trả hàng

Hàng bán trả lại có phải lập hóa đơn không? Hàng bán trả lại là số lượng hàng hóa được xác định là đã bán nhưng vì một số lý do nên bị khách hàng trả lại. Hàng trả lại sẽ dẫn đến một khoản giảm trừ doanh thu và ảnh hưởng đến một phần doanh thu thuần thực tế và việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Vấn đề hóa đơn xuất trả hàng liên quan trực tiếp đến các khoản này nên hai bên cần lưu ý các vấn đề dưới đây.

Hàng hóa bán trả lại bắt buộc phải lập hóa đơn.

1. Hàng bán trả lại có cần lập hóa đơn không?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp xuất bán hàng hóa sử dụng vào mục đích khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hàng cho, biếu, tặng; hàng hóa để trả thay lương, trao đổi, tiêu dùng nội bộ; hàng hóa xuất dưới các hình thức cho mượn, cho vay hoặc hoàn trả hàng hóa).

Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải tuân theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Như vậy, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hàng hóa bán trả lại bắt buộc phải lập hóa đơn xuất trả hàng.

2. Bên nào lập hóa đơn xuất trả hàng?

Thông thường, bên bán sẽ lập hóa đơn xuất trả hàng.

Bên mua hay bên bán sẽ lập hóa đơn hàng bán trả lại? Nội dung này được hướng dẫn tại một số công văn của Cục thuế:

- Công văn 2121/TCT-CS ngày 29/5/2023 của Tổng cục Thuế.

- Công văn số 8999/CTTPHCM-TTHT ngày 19/07/2023 của Cục Thuế TP Hồ Chí Minh.

- Công văn số 4511/TCT-CS ngày 11/10/2023 của Tổng cục Thuế.

- Công văn số 73896/CTHN-TTHT ngày 16/10/2023 của Cục Thuế TP Hà Nội.

Theo hướng dẫn tại các Công văn trên, trường hợp người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng người mua phát hiện hàng hóa không đúng chất lượng, quy cách, đóng gói như thỏa thuận, phải trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa thì khi nhận lại hàng hóa, bên bán sẽ thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Cách lập hóa đơn xuất trả hàng

Để lập hóa đơn xuất trả hàng, người bán thực hiện các bước sau:

Bước 1: Bên bán lập hóa đơn hoàn trả lại hàng

Người bán lựa chọn hình thức lập hóa đơn trả lại hàng.

Khi nhận lại hàng, bên bán có thể lựa chọn một trong hai cách: Lập hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng cho số hàng hóa trả lại hoặc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập khi bán hàng trước đó:

- Hóa đơn xuất điều chỉnh giảm: Nhằm mục đích điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa đã bán trên hóa đơn đã xuất trước đó. Người mua trả lại bao nhiêu thì người bán điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa xuống bấy nhiêu.

- Hóa đơn thay thế: Để thay thế hóa đơn trước đó đã ghi theo số lượng xuất ra. Hàng hóa đã bị trả lại thì thực tế còn bán bao nhiêu hàng hóa thì người bán ghi số lượng đó lên hóa đơn thay thế này.

Lưu ý: Người bán và người mua cần có thỏa thuận ghi rõ số lượng hàng bán trả lại, lập bằng biên bản thỏa thuận trả lại hàng ghi rõ lý do và mặt hàng trả lại.

Bước 2: Ký số và gửi hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế cho người mua

Bên bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh/thay thế và gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cho cơ quan thuế cấp mã (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) rồi gửi cho người mua.

Bước 3: Kê khai thuế

Căn cứ theo hóa đơn hoàn trả hàng hóa (hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế), người bán và người mua thực hiện kê khai thuế (hoặc kê khai bổ sung) tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn trả lại hàng hóa.

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử cập nhật theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

4. Hóa đơn xuất trả hàng áp dụng mức thuế suất 8% hay 10%?

Từ ngày 1/7/2024, Nghị định 72/2024/NĐ-CP có hiệu lực, phần lớn các mặt hàng được giảm thuế từ 10% xuống 8% nên các doanh nghiệp cũng cần lưu ý về thuế suất khi xuất hóa đơn trả lại hàng.

Căn cứ theo Công văn 2121/TCT-CS của Tổng cục Thuế và Công văn số 8999/CTTPHCM-TTHT của Cục Thuế TP Hồ Chí Minh, trường hợp hàng hóa đã mua bán vào thời điểm được giảm thuế GTGT với mức thuế suất 8% theo quy định nhưng sau đó người mua trả lại hàng hóa do không đúng chất lượng, quy cách vào thời điểm đã hết thời hạn giảm thuế theo quy định thì người bán lập hóa đơn hoàn trả lại hàng với mức thuế suất 8%, hai bên có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại.

Như vậy, đối với hàng hóa đã xuất bán, nhưng bị người mua trả lại hàng hóa do không đúng chất lượng, quy cách, bên bán thực hiện xuất hóa đơn trả lại hàng theo hướng dẫn nêu trên. Bên bán có thể lựa chọn xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và hai bên cần có thỏa thuận trả lại hàng bằng văn bản.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN