Khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, một trong những khó khăn lớn nhất mà doanh nghiệp gặp phải là khách mua hàng đã quá quen thuộc với hóa đơn giấy và còn nhiều thắc mắc về hóa đơn điện tử. Để giúp doanh nghiệp gỡ rối vấn đề trên, bài viết dưới đây sẽ đưa ra câu trả lời cho những câu hỏi thông dụng nhất của khách hàng đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.

Câu hỏi 1: Những hình thức tiếp nhận hóa đơn điện tử?

Hình thức tiếp nhận hóa đơn điện tử sẽ phụ thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử do nhà phát hành cung cấp cho doanh nghiệp. Thông thường, có một số hình thức tiếp nhận được hỗ trợ là:

• Thông qua Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal). Với hình thức này, mỗi khách hàng sẽ được cấp 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống
• Thông qua email
• Tiếp nhận trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)
• Tiếp nhận qua SMS

Trong đó, 2 hình thức tiếp nhận đầu tiên phổ biến nhất do tính đơn giản, dễ thao tác, thuận tiện cho khách hàng.

 Hóa đơn điện tử hỗ trợ đa dạng phương thức tiếp nhận. 

Câu hỏi 2: Khách hàng có thể xem hóa đơn điện tử bằng những thiết bị nào?

Khách hàng có thể xem nội dung hóa đơn điện tử trên các thiết bị như máy tính, máy tính bảng hay các thiết bị smartphone. Lưu ý rằng máy tính bảng và các thiết bị smartphone chỉ có thể xem được bản .PDF hay bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Muốn xem bản .XML khách hàng cần sử dụng máy tính có cài đặt phần mềm giải nén như Winrar...

Câu hỏi 3: Hóa đơn điện tử có liên hay không?

Hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất.

Câu hỏi 4: Nếu trên hóa đơn có sai sót (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá…) khách hàng phải làm gì?

Khi phát hiện có sai sót về thông tin trên hóa đơn, khách hàng cần nhanh chóng liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý sai sót. Trường hợp khách hàng cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế thì cần yêu cầu bên bán phối hợp để đưa ra phương án xử lý phù hợp:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và dấu của hai bên
• Lập hóa đơn điều chỉnh nếu bên bán đã kê khai thuế cho hóa đơn bị sai sót
• Lập hóa đơn thay thế nếu bên bán chưa kê khai thuế cho hóa đơn bị sai sót
• Lập hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn bị sai sót rồi lập hóa đơn mới cho bên mua hàng

Câu hỏi 5: Bên mua hàng có phải thực hiện lưu hóa đơn điện tử không?

Theo luật kế toán, bên bán cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn 10 năm, đồng thời phải cung cấp bất cứ khi nào khách hàng cần. Khách mua hàng không nhất thiết phải lưu trữ hóa đơn điện tử.

Câu hỏi 6: Bên mua phải thực hiện Kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?

Nghiệp vụ kê khai thuế với hóa đơn điện tử thực hiện tương tự như hóa đơn giấy:

• Gửi bảng kê khai Thuế lên cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp
• Cung cấp thông tin cho cơ quan thuế thông tin về hóa đơn điện tử xác thực khi có sai sót, nhầm lẫn trong bảng kê khai để cơ quan thuế kiểm tra
• Cơ quan Thuế có thể kiểm tra hóa đơn điện tử xác thực trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế

Kê khai hóa đơn điện tử như hóa đơn giấy trước đây. 

Câu hỏi 7: Bên mua phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?

Việc ký số vào hóa đơn điện tử tùy thuộc vào việc khách hàng có hạch toán và kê khai thuế hay không. Trường hợp khách hàng là doanh nghiệp, cần sử dụng Hóa đơn vào hạch toán và khai Thuế

• Hóa đơn mua hàng là  điện, nước, viễn thông: Không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
• Các trường hợp khác: Phải thực hiện ký số vào Hóa đơn mới được coi là Hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.

Trường hợp khách hàng là doanh nghiệp không cần sử dụng hóa đơn vào khai Thuế hoặc là khách hàng cá nhân thì không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử mà vẫn đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.

Câu hỏi 8: Nếu phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử thì khách hàng sử dụng chữ ký số nào?

Nếu cần ký số trên hóa đơn điện tử phục vụ công tác hạch toán, kê khai, khách hàng doanh nghiệp sử dụng chính chữ ký số đang khai Thuế điện tử để thực hiện ký số vào Hóa đơn điện tử.

Câu hỏi 9: Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Để có hóa đơn giấy cần phải làm gì?

Khách hàng chỉ cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử trong trường hợp cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”. Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
Hi vọng những câu trả lời trên đã giải đáp được những vướng mắc mà khách hàng của doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử gặp phải. Để được tư vấn, giải quyết những vướng mắc trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử, giải đáp thắc mắc của khách hàng cũng như cập nhật thông tin, chính sách mới nhất về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị triển khai phần mềm uy tín, chất lượng
Thaisonsoft tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu nhất trên cả nước cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện cho khác hàng. Với kinh nghiệm gần 20 năm triển khai cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô, lĩnh vực, Thái Sơn hiểu rõ những khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp phải, từ đó xây dựng mô hình hóa đơn điện tử hiệu quả, phù hợp nhất.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng và chứng nhận đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết liên quan. Không chỉ vậy, E-Invoice còn có đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ 24/7 những thắc mắc của khách hàng.

 Đội ngũ nhân viên tư vấn của Thái Sơn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp 24/7.

Chính vì vậy mà E-Invoice được tin tưởng bởi rất nhiều doanh nghiệp lớn trong nước như Coca Cola, Samsung, Grab, Golden Gates, Honda, CJ CGV....
Thái Sơn cam kết đã, đang và sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy nhất giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, phát triển quy mô.
Nếu cần tìm hiểu thêm về phần mềm hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 - Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/