Hóa đơn điện tử gốc là gì? Cách phân biệt với bản thể hiện hóa đơn điện tử như thế nào? Trên thực tế không ít quan điểm hiểu nhầm giữa hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Bài viết sau sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Tìm hiểu hóa đơn điện tử gốc.

1. Hóa đơn điện tử gốc là gì?

Khi sử dụng hóa đơn giấy, người ta thường phân biệt hóa đơn gốc với các hóa đơn bản sao, hóa đơn gốc được hiểu là hóa đơn đỏ. Tuy nhiên, khi hóa đơn điện tử được sử dụng nhiều khái niệm mới được hình thành trong đó có khái niệm hóa đơn điện tử gốc.

1.1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Căn cứ theo quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 có thể hiểu hóa đơn điện tử như sau:
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, trong đó:

• HĐĐT có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

• HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong mỗi đơn vị, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Theo đó đảm bảo mua bán hàng hóa được nhanh chóng, thuận lợi, hạch toán và  kê khai thuế dễ dàng.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

1.2. Khái niệm hóa đơn điện tử gốc

Hóa đơn điện tử gốc chính là cách gọi của hóa đơn điện tử mà người bán lập ra khi phát sinh các giao dịch mua bán. Định dạng dữ liệu điện tử đang được sử dụng cho hoá đơn điện tử gốc là XML - viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language". Định dạng này giúp hóa đơn điện tử gốc được tạo ra có thể chia sẻ giữa các hệ thống công nghệ thông tin dễ dàng. File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

2. Phân biệt hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Phân biệt hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro liên quan đến giao dịch và đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn, chứng từ.

Phân biệt hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

2.1. Bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì?

Định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử gốc là định dạng XML, nhưng định dạng này lại không thể đọc được bằng mắt thường mà được sử dụng để mã hóa thông tin, chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin.
Do đó, để tiện cho quá trình kiểm tra, tra cứu, các kế toán sẽ thường xuất hóa đơn điện tử ra dạng PDF,  HTML hoặc in ra giấy. Các file PDF, HTML hoặc bản in giấy, có khả năng cung cấp thông tin trực tiếp cho người xem, chính là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

2.2. So sánh bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử thể hiện hóa đơn điện tử gốc nên về nội dung và hình thức là giống nhau. Để có thể dễ dàng phân biệt hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện của hóa đơn điện tử người ta quy định bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải có dòng chữ “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” hoặc “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.

Ví dụ về bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

Bên cạnh đó hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử khác nhau về mặt pháp lý. Bản hóa đơn điện tử gốc có giá trị pháp lý được sử dụng làm căn cứ để giao dịch, thanh toán, hạch toán, thanh tra, kiểm tra… Tuy nhiên, bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Hiểu được hóa đơn điện tử gốc là gì, cách phân biệt với bản thể hiện của hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp và người dùng tránh được các rủi ro khi giao dịch. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử mặc dù không có giá trị pháp lý nhưng luôn được lưu trữ giúp kế toán kiểm tra, đối chiếu dễ dàng và tiện lợi hơn.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.